• 更新日 : 2022年6月21日

個人事業主の領収書とは?書き方も解説!

個人事業主の領収書とは?書き方も解説!

領収書は、経費を支払ったことを証明する重要な会計書類のひとつです。個人事業主が経費を精算するときだけでなく、税務申告の際にも必要になります。

一方で、個人事業主にとって領収書は受け取るだけのものではありません。個人事業主になると、領収書を発行することも多くなります。

領収書とは

領収書を受け取る側にとって、領収書は「お金を支払った」ことを証明する書類です。以下の要件を備えていれば、体裁に決まりはありません。

・支払い者
・日付
・金額
・但し書き(支払った目的や内容など)

一般的に支払い者を記載できる体裁のものを「領収書」と呼びますが、レジが打ち出したレシートでもその代わりとすることができます。

領収書に有効なメモの追加記入

個人事業主で購入品に事業用と私用のものが混ざっている場合は、その区別を領収書にメモ書きすることで対応できます。

手書きの領収書でもレシートでも、それが発行された際の具体的な内容をメモしておくと証拠能力が高まります。手書きの領収書で宛名(あてな)が「上様」である場合においては、こうしたメモ書きが効力を発揮します。電車の運賃を書き留めたメモを領収書の代わりとして利用することも有効です。

領収書の保存義務

領収書は保存が必要な帳簿書類に属します。保存期間は青色申告白色申告か、欠損金が生じたかどうかで異なります。

・個人事業主で簡易な方法による記帳の白色申告をしている場合は5年
・青色申告をしている場合は7年
・青色申告の法人で欠損金が生じた事業年度(平成20年4月1日以降)は9年

なお、商法上の保存期間は10年となっていますが、個人事業主は商法の適用を受けませんので上記の5年を参考にしてください。

保存している領収書は、税務調査の際に税務署からの求めに応じて提出しなければなりません。しかし、税務調査は頻繁に行われるものではないので、厳格に管理が必要なものでもありません。「逸失しないこと」と「月ごとに封筒やクリアファイルなどで分別」という留意があれば十分です。

まとめた領収書は、ほかの帳簿類と一緒に取り出せるように保存しておきます。

領収書の書き方

個人事業主にとって、領収書は受け取るだけのものではありません。商品やサービスを提供した際に、代金を受け取った証拠として支払い側に渡す書類でもあります。

支払った際に領収書が無い場合は、メモを残すことで代用も可能ですが、取引先に対して発行する領収書は体裁を整える必要があります。

仕事上の信用を損ねないためにも、ルールに則った領収書の書き方を知っておくことは重要です。

1.日付:実際に支払いが行われた日を記入するのが原則です。経理処理の都合で日付を操作することは違法行為と判断されることもあるので注意が必要です。

2.宛名:相手の名称(屋号)や正式な商号を記入します。株式会社、有限会社、合資会社、合同会社、合名会社なども略さず、前後の位置にも気をつけます。「上様」という表記は正式な商号に代わるものではありませんので、用いないようにしましょう。

3.金額:正確な支払い金額を記入することはもちろんですが、ほかにも記載方法のルールがあります。これは改ざんを防ぐためのものです。先頭に「¥(円マーク)」か「金」を記載する、数字は3桁ごとに「,(カンマ)」を入れる、末尾に「※(米印)」や「−(ハイフン)」を記載する、間隔をあけすぎない、などが該当します。

4.但し書き:支払いがどのような商品やサービスに対して行われたのかを明記します。「品代」のような省略した記載は、領収書としての有効性を損ねる可能性があるので用いないようにしましょう。

5.印紙:5万円以上の金額の記載がある領収書には、収入印紙の貼付が必要です(平成26年4月1日以降)。貼付せずに領収書を発行すると、必要な印紙税額の印紙貼付およびその2倍の過怠税を徴収される場合があります。必要な印紙税額については印紙税額(PDF)の「17-1 売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書」の項を参照してください。収入印紙には領収書発行者(担当者)の印章や署名で消印しなければなりません。これは収入印紙の不正な再利用を防止するために行います。

6.領収書発行側の住所・氏名:支払いを受けて領収書を発行した側の住所・氏名(法人の場合は商号および代表者名)を明記します。偽造防止のため、発行者の印鑑を押しておきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか、かかった経費を明確にして課税金額を圧縮し、支払いを受けた相手に対する信用度を上げる効果もある領収書について、個人事業主やフリーランスの方は特に理解を深めておきましょう。なお、領収書作成がクラウド上で簡単にできる領収書作成ソフト「マネーフォワード クラウド請求書」を使うと、作成からPDF化、メール送信や管理がまとめて可能です。

オハナビューティーサロン 西村 蛍 様

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