• 更新日 : 2025年1月28日

【個人事業主向け】出金伝票の書き方とは？勘定科目や注意点、保存について解説

個人事業主は、事業を行ううえで必要な出費があった際に出金伝票を書く場合があります。出金伝票は現金を支出したときに記載する伝票で、勘定科目と支出額を記載することで、事業に必要な支出の管理が可能です。

本記事では、個人事業主の出金伝票の書き方について、出金伝票を書く場面ごとに解説します。また、出金伝票の勘定科目の一覧や、出金伝票を書く際の注意点などについても解説します。

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個人事業主が出金伝票を書く場面とは？

出金伝票は、事業に必要な出費を現金で支払った際に記載する伝票です。個人事業主の支出を証明できるので、経費を計上する際に役立ちます。

ここからは、個人事業主がどのような支払いを行った際に出金伝票を書くのか、場面ごとに紹介します。

電車やバスなどの交通費

取引先への訪問や出張などで電車やバスを使った場合、交通費については経費として計上できます。現金で支払った交通費に関しては、出金伝票に交通費の支払いがあった旨を記載することで支出の証明が可能です。

電車やバスの運賃については領収書が発行されないことが多いので、出金伝票を書かないと支出を証明できない可能性が高いです。出金伝票の記載に加えて、打ち合わせの資料など移動目的を証明できる書類の保管も行い、支出を確実に証明できるようにしておきましょう。

なお、タクシーで移動したときなど交通費の領収書をもらえる場合は、出金伝票を書く必要はありません。

祝儀や香典、見舞金などの慶弔費

取引先の関係者の方が結婚したときや葬儀を行ったときにおいて、ご祝儀や香典などの慶弔費を支払った場合、経費として計上できます。しかし、慶弔費について領収書を出してほしいという旨を言いづらいケースもあるでしょう。

慶弔費に関する領収書がない場合、出金伝票に記載すれば支出を証明できます。領収書の発行をお願いしづらい場合は、出金伝票を活用しましょう。

食事を割り勘したとき

飲食店で取引先を接待した際に、代金を割り勘で支払った場合は経費として計上できます。しかし、割り勘で支払った場合において、領収書に飲食代の総額しか記載されていないと支出の証明が難しいです。

領収書だけでは割り勘した後の金額を証明できない場合、出金伝票を使います。実際に支払った金額に加えて、接待を行った人数や会社名なども記載するとわかりやすく証明できます。

自動販売機の飲み物代

取引先と会議を行ったり、セミナーを開いたりした場合において、参加者に用意する飲み物を自動販売機で購入した場合は飲み物代を経費として計上できます。

しかし、自動販売機を利用した際は領収書が発行されないため、支出を証明するには出金伝票への記載が必要です。

出金伝票の記載に加えて、会議やセミナーを行ったことがわかる資料・書類などを保管しておくと、税務調査が行われる場合において支出を証明しやすくなります。

文房具など備品を購入したとき

文房具など、業務を進める際に必要な備品を購入した場合、経費として計上できます。購入する際に領収書をもらうことで支出を証明できますが、うっかり領収書をもらい忘れる場合もあるでしょう。

備品を購入した際に領収書をもらっていないのであれば、後で出金伝票を記載することで支出を証明できます。出金伝票には備品の種類だけでなく数量も記載し、どういった内容にお金を使ったのかがわかりやすいように記載しましょう。

領収書を紛失したとき

事業を行ううえで必要な支出に関する領収書を紛失すると、経費として証明できるものがなくなってしまいます。領収書の発行元に連絡して再発行してもらえれば問題ないですが、必ず再発行してくれるとは限りません。

領収書を紛失した場合、出金伝票に対象の支出について記載すれば、経費の証明に利用可能です。出金伝票には経費の内容を具体的に記載し、経費としての支出があった事実を証明できる資料を併せて保管することで、経費の内容を確実に証明できるようにしましょう。

出金伝票は確定申告で提出が必要？

出金伝票は確定申告の際に提出する書類ではありません。しかし、あらかじめ出金伝票に経費の内容を記載しておけば、確定申告で経費の合計を記載する際に参考にできます。

また、出金伝票は経費の内容を証明するものとして利用可能です。確定申告を行った後、申告の内容について税務調査が入った場合に、出金伝票を見せることで経費を証明できる可能性があります。

事業を行ううえで必要な支出があり、出金伝票への記載が必要な場合は記載を忘れないようにするのはもちろん、万が一税務調査が入ったときに備えて大切に保管することも心がけましょう。

個人事業主向け出金伝票の勘定科目一覧

ここでは、個人事業主が出金伝票を書く際によく使う勘定科目について、それぞれの概要と具体例を紹介します。

出金伝票を書く際、特定の支出について該当する勘定科目がわからない場合は一旦空欄にしておき、後で税理士に相談するなどの対応をとりましょう。会計ソフトを使っているのであれば、会計ソフトに設定されている勘定科目から近いものを選ぶのも一つの方法です。

個人事業主向け出金伝票の書き方

ここからは、個人事業主の出金伝票の書き方について、記載が必要な項目を挙げつつ解説します。

出金伝票の必要項目

出金伝票を書く際に必要な項目は以下の通りです。

出金伝票の書き方に明確な決まりはありませんが、摘要に関しては具体的に記載するように心がけましょう。たとえば消耗品費であれば「何の備品を」「どれくらい購入した」の2点を記載して、誰が見ても支出の内容が一目でわかるようにすることが重要です。

なお、上記の項目が記載されていれば、出金伝票は手書き・PC入力のどちらで作成しても問題ありません。

出金伝票のテンプレート

個人事業主が出金伝票を書く場合は、PCでテンプレートを用意して入力する方法がおすすめです。PC入力であれば、記載が間違っていてもすぐに修正できます。また、手書きの場合と異なり、出金伝票を購入する必要がない点もメリットです。

以下のページから出金伝票のテンプレートをダウンロードできるので、出金伝票を書く必要がある方はぜひご活用ください。

帳票テンプレート集 | 会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計」

【税理士監修】出金伝票テンプレート（エクセル） | 会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計」

個人事業主向け出金伝票の書き方の具体例

ここからは、個人事業主が出金伝票を書く際の勘定科目・摘要・金額の書き方について、いくつかの場面ごとに解説します。

食事を割り勘をした場合の出金伝票の書き方

個人事業主が取引先の方々に対して接待を行い、食事代を1人5,000円で割り勘した場合は以下のように記載します。

摘要には、接待を行った飲食店名と接待を行った方の名前・会社名を記載し、会食を行った旨も書きます。接待を行った方が複数存在し、全員を摘要に書ききれない場合は、代表の人の名前のみを書き（他〇名）という形で付記しておきましょう。

電車・バスを使用した際の出金伝票の書き方

個人事業主が取引先との打ち合わせのために電車で移動し、往復運賃の800円を支払った場合は以下のように記載します。

出金伝票に交通費の支払いについて記載する場合は、往復した駅など経路がわかるように書くのがポイントです。また「△△社 打ち合わせ」という風に、どこにどういった目的で向かったのかがわかるように記載しましょう。

香典を納めた際の出金伝票の書き方

取引先に勤めていた人が亡くなり、個人事業主が30,000円の香典を納めた場合、出金伝票には以下のように記載します。

香典に関する仕訳の勘定科目は「交際費」と記載します。摘要には亡くなった人の名前・会社名と、葬儀が行われた場所を記載しましょう。

文房具を購入したときの出金伝票の書き方

個人事業主が業務で使用するボールペンを10本購入し、購入費として1,000円を支払った場合は以下のように記載します。

消耗品費について記載する場合、上記の「ボールペン10本」のように、何をどれくらい購入したかがわかるようにしましょう。数量が書かれていないと、摘要の内容に対する支出額が妥当であるか、第三者から見て判断がつきにくくなってしまいます。

個人事業主が出金伝票を書く際の注意点

ここからは、個人事業主が出金伝票を書く際の注意点について解説します。

証拠となる書類も残しておく

個人事業主が経費の額を含めて確定申告を行った後、税務署の職員が経費の額などに疑問を抱いた場合、税務調査が行われる可能性があります。

税務調査において特定の経費の内容が正しいかどうかを問われた際は、証拠を提示して内容が正しいことを証明できないと、経費として認められなくなってしまいます。

出金伝票は領収書に比べると証拠としては弱いため、経費を支払った事実を証明できる書類があれば、併せて保管しておきましょう。

たとえば、打ち合わせのための交通費を経費計上する場合、出金伝票に加えて打ち合わせの資料を保管するのが効果的です。セミナーで用意した飲み物代を経費計上する場合は、出金伝票に加えてセミナーで使う資料を保管しておきましょう。

出金伝票だけでなく書類も証拠として見せることで、職員に納得してもらいやすくなります。

税率が異なる場合は区分する

2019年に消費税率が8%から10%に引き上げられた際、同時に軽減税率という制度が導入されました。軽減税率は、食料品や新聞など一部の商品については消費税を8%にするという制度です。

個人事業主が経費について仕訳を切る場合、消費税が10%である支出と8%である支出はわけて仕訳を切ることが求められています。出金伝票においても、消費税が異なる支出はわけて記載する必要があります。

とくに気をつけなければいけないのが飲食物に関する経費です。飲食店で食事を行ったり、ケータリングを利用した場合の消費税は10%ですが、飲食店のテイクアウトサービスや宅配を利用した場合は消費税が8%になります。

同じ時期に飲食店内の食事とテイクアウトサービスの利用を行った場合は、まとめて出金伝票に記載するのではなく、別々に仕訳を切る形で記載しましょう。

出金伝票はインボイスとしては発行できない

インボイスとは「適格請求書」と呼ばれるもので、適用税率や税率ごとの消費税額など、所定の内容が記載された請求書を指します。インボイスは、個人事業主が消費税を納める際に、仕入れを行った際に支払った消費税額を控除できる「仕入額控除」を行う場合に必要です。

出金伝票にも仕入れを行った際に支払った額を記載できますが、仕入額控除をするための消費税額の証明は基本的にできません。仕入額控除を行いたいのであれば、出金伝票ではなくインボイスを保管する必要があります。

しかし、以下のような場合においては例外として出金伝票のみで仕入額控除を行えます。

出金伝票は現金以外の支払いにも使える？

出金伝票は、ICカード・クレジットカード払い・電子決済など、現金以外の支払いにおいては基本的に使用しません。出金伝票は、あくまで現金が直接出ていく取引について記載する伝票です。

ICカード・クレジットカード払い・電子決済など、現金以外で支払った取引に関しては、出金伝票ではなく振替伝票に記載するのが原則です。

「現金以外の支払いは出金伝票に記載できない」という決まりはありませんが、お金の動きをわかりやすくするためにも、現金の支払いか現金以外の支払いかに応じて出金伝票と振替伝票を使いわけるようにしましょう。

個人事業主は出金伝票をいつまで保存すればよい？

個人事業主は経費を記載した出金伝票について、7年間保存する必要があります。

個人事業主が確定申告を行う場合、申告に提出する書類とは別に、収入や支出に関する取引を記載した帳簿を作成しなければいけません。

加えて、確定申告を行う際に作成した帳簿は、収入・支出の証拠になる領収書などの書類と併せて一定の期間保管する義務もあります。帳簿書類の保存期間は確定申告の種類や帳簿書類の内容によって異なり、5～7年間の保存が必要です。

保存が義務づけられている帳簿書類には出金伝票も含まれており、確定申告の種類を問わず7年間保存する必要があります。出金伝票を含む帳簿書類は、確定申告が終わった後も大切に保管しましょう。

出金伝票と他の伝票との違い

ここからは、出金伝票と他の伝票にどのような違いがあるかを解説します。

出金伝票と領収書の違い

出金伝票と領収書の違いは、書類を誰が発行したかという点です。出金伝票は自分で記載しますが、領収書は費用の支払い先が発行します。

なお、経費について証明できるという点では、出金伝票と領収書は共通しています。経費を証明する際は領収書を用いるケースが多いですが、領収書をもらえなかったり紛失したりした場合は出金伝票でも代用可能です。

出金伝票と振替伝票との違い

出金伝票と振替伝票との違いは、現金での支出を記載するか、現金以外の支出を記載するかという点です。

出金伝票は現金での取引を記載するのに対し、振替伝票はクレジットカード払いや電子決済など現金以外での取引を記載します。事業を行ううえで必要な支出を記載するという点は、両者ともに共通しています。

なお、振替伝票は現金以外の取引であれば、支出だけでなく収入についても記載が可能です。

出金伝票と入金伝票との違い

出金伝票と入金伝票との違いは、支出を記載するか、収入を記載するかという点です。出金伝票は現金での支出について記載する書類ですが、入金伝票は現金での収入について記載する書類です。

たとえば、商品を販売して現金を受け取った場合に、入金伝票に取引を記載することで収入を管理します。入金伝票に記載した内容は帳簿に転記できるので、確定申告の際に役立ちます。

出金伝票を使った帳簿の作成に会計ソフトを利用するメリット

出金伝票を使った帳簿の作成に会計ソフトを利用するメリットは、帳簿への転記を早く確実に行える点です。

出金伝票に記載した支出については、帳簿への転記が必要です。手作業で転記すると時間がかかるだけでなく、間違った内容を帳簿に記載してしまうリスクがあります。

会計ソフトでは、画面で取引を入力すると自動で複数の帳簿に転記できます。出金伝票の内容を含めて、さまざまな取引を自動で転記できるため、会計業務にかける時間を大幅に削減可能です。また、帳簿に転記するときに間違った内容を記載してしまうリスクも減ります。

「パソコンの操作になれていないから、会計ソフトをうまく使えるか不安」という人でも安心です。会計ソフトを提供しているサービスの多くは、カスタマーサポートの体制を整えています。

カスタマーサポートを利用できるサービスなら、会計ソフトの操作でつまずく心配はありません。操作に関する疑問だけでなく、経理業務における不明点も答えてくれる場合があるため、経理の知識が乏しい人も安心して使用できます。

出金伝票を使った帳簿の作成に時間がかかったり、記載ミスが多発したりすることが懸念される場合は、ぜひ会計ソフトの導入を検討しましょう。

領収書がない経費については出金伝票を書いておこう

出金伝票は、個人事業主が経費を現金で支払った場合に、取引の内容を記載できる伝票です。

経費の支払いについては領収書を保管することで証拠として使えますが、支払い内容によっては領収書がない場合があります。領収書がない経費については、出金伝票を書くことで経費を証明する際に使えます。

しかし、出金伝票は領収書に比べると経費の証拠としては弱いです。出金伝票を書くだけでなく、経費を支払った事実が証明できる書類の保管も行い、万が一税務調査が行われた場合でも落ち着いて対応できるようにしましょう。

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マネーフォワード クラウド確定申告の導入事例

データ連携機能を使って、銀行やクレジットカードの明細データを自動で取り込むようになってからは、会計ソフトへの入力作業が減ったので、作業時間は1/10くらいになりましたね。

ハンドメイド作家・ブロガー 佐藤 せりな 様

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