• 更新日 : 2024年2月20日

業務委託は経費をつけないと損する?経費率や確定申告のやり方も解説

業務委託は経費をつけないと損する?経費率や確定申告のやり方も解説

クライアントと業務委託契約を締結して仕事をする場合、確定申告時に経費を計上することが認められています。逆に言えば、業務を行うにあたって必要となった出費を経費として計上しないと、必要以上の税金を支払ってしまうことにもなりかねません。

今回は業務委託契約における経費の考え方や、経費として認められるものの例、確定申告を行ううえでのポイントについてご紹介します。

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業務委託とはどんな契約?

そもそも業務委託契約とはどのようなものなのでしょうか。まずはその内容について把握しておきましょう。

フリーランスや個人事業主が交わす契約

業務委託契約とは委託者(クライアント)が外部の受託者(仕事を請ける法人や個人)に対して業務を委託する際に締結する契約です。

業務委託契約には「委任契約」「準委任契約」「請負契約」という3種類があります。
委任契約とは法律行為をすることを委託する契約です。たとえば、訴訟を起こす際に弁護士に弁護してもらうケースや、確定申告の手続きを税理士に代行してもらうケースなどでは委任契約を結びます。

準委任契約とは法律行為以外の業務を委託する際に締結する契約です。たとえば、コンサルタントにコンサルティングを依頼する場合、医師に診療を依頼する場合などが挙げられます。

請負契約も委託者が外部の受託者に業務を依頼する業務契約の一つですが、委任契約・準委任契約の大きな違いは仕事の完成を約束するか否かです。委任契約・準委任契約は業務を行うことに対して報酬が支払われます。

一方、請負契約は受託者が委託者に対して仕事の完成を約束する契約となり、成果物を納品して初めて報酬が支払われます。たとえばライターやデザイナー、工務店などが挙げられます。ライターは原稿を、デザイナーはデザインを、工務店は家を委託者に引き渡して、初めて報酬が得られます。

フリーランスや個人事業主はクライアントと雇用契約を結ぶのではなく、業務委託契約を締結して仕事をします。

副業でも業務委託契約が増えている

副業というとアルバイトやパートとして働くというイメージもあるかもしれませんが、昨今では業務委託契約を締結したフリーランスや個人事業主という立場で副業をされている方が増えてきています。特に在宅ワークの場合はその傾向が顕著です。

普段は雇用契約を結んでいる職場で働きながらも、別の会社と業務委託契約を締結し、終業後や休日に仕事をして成果物を納品することで報酬を受け取ります。前述のとおりライター、デザイナーあるいはプログラマーやカメラマンなどの副業はほとんどが業務委託で契約します。

また、マッサージ店やリラクゼーションサロンでセラピストとして働く、美容院で美容師として働く、学習塾や予備校で講師として働く場合なども雇用契約ではなく業務委託契約を締結することがあります。

業務委託で経費は認められる?

フリーランスや個人事業主は確定申告を行う際に経費を計上することが認められています。一方で会社員は原則として経費を計上することはできません。それでは業務委託契約についてはどうなるのでしょうか?ここからは業務委託の経費について考えていきましょう。

業務委託では必要経費を差し引くことが認められている

業務委託契約の場合はフリーランスや個人事業主と同じ扱いになるため、必要経費を計上することが認められます。会社員として働いていて、副業として別の会社と業務委託契約を結んでいる場合も、確定申告を行えば業務委託の分に関しては経費計上が可能です。ただし、本業で使った経費については自身の確定申告では原則として認められないので注意が必要です。

業務の履行に関する費用は委託業者の負担になる

業務委託契約を締結して仕事をする場合、業務の履行に必要な費用は基本的に受託者(仕事を請けた人)の負担となります。たとえばデザイナーとして働く場合、デザインを完成させるために使用するパソコンやソフトウェアは自分で購入して準備しなければなりません。

ただし、打ち合わせや取材に出向くための交通費やクライアントの指示にもとづいて購入した備品類の費用などは、クライアントが負担してくれる場合もあります。契約によって異なりますので、しっかりと契約書の中身を確認し、不明な点がある場合は話し合いましょう。

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業務委託で経費と認められるものと処理の仕方

業務委託で働く場合、さまざまな経費がかかり、それらを確定申告の際に計上することができます。ここからは認められる経費の例と処理の仕方について見ていきましょう。

パソコンや事務備品代

業務でパソコンを使う場合は、パソコンの購入費用が経費として認められます。モニタ、マウス、キーボード、プリンタなどの周辺機器、業務に必要となるソフトウェアやサブスクサービスの購入費用も計上可能です。

ほかにもノートや印刷用紙、ボールペンなどの文房具、少額(10万円未満)の椅子や机などのオフィス家具についても経費として認められます。これらは「消耗品費」として計上します。

旅費交通費

打ち合わせや取材などで外出した場合は、それに要した費用も経費計上が可能です。具体的には電車やバス、タクシー、飛行機などの運賃、高速道路料金、外出先でかかった駐車場代、ホテルや旅館の宿泊費などが挙げられます。これらは「旅費交通費」として計上します。

ガソリン代や車の購入費、整備費、自宅の駐車場代などについても経費として認められますが、これらは「車両関係費」として別に計上しなければなりません。その理由については後ほどご説明します。

なお、プライベートな旅行の費用については当然ながら経費として計上できないので注意が必要です。

飲食費や接待交際費

飲食費に関しても経費として認められる場合があります。たとえばクライアントとカフェで打ち合わせを行ったケース、会食して自分が費用を出したケースなどです。レストランや料亭などで接待した場合は「接待交際費」、カフェやファミリーレストランなどで打ち合わせをした場合は「会議費」として計上します。

また、クライアントに贈るお中元やお歳暮、開店祝いなどのお花にかかった費用、ご祝儀や香典に関しても「接待交際費」として認められます。

なお、やはりプライベートで家族や友人と食事をした際の費用は経費として認められません。

火災保険や自動車保険

自宅で業務を行う場合や事務所・店舗を設けて業務を行う場合は火災保険料、営業活動や打ち合わせなどで自動車を使っている場合は自動車保険の保険料も経費として計上可能です。これ以外にも業務でトラブルが発生した際に備えて加入する損害保険料に関しても経費として認められます。これらは「保険料」として計上します。

なお、個人で入る生命保険の保険料に関しては経費として認められませんが、生命保険料控除を受けることが可能です。また、社会保険料や健康保険料、自宅の地震保険に関しても同様に控除の対象です。

家賃やガソリン代などは家事按分で

自宅や事務所、店舗の家賃や光熱費、前述の車両関係費(ガソリン代、車の購入費用や整備費用など)も経費として計上することが可能です。

ただし、自宅で仕事をする場合、自家用車を事業用で使用する場合は、家事按分(あんぶん)をして業務に使った分だけを経費として計上しなければなりません。たとえば50平米の広さの自宅マンションで、10平米の一室を事務所として使っている場合、家賃の20%(10平米÷50平米×100)を経費として計上することができます。

車両関係費も同様です。年間に1万km走行し、そのうち出張や打ち合わせで6,000km走行した場合は、車両購入費やガソリン代などについては60%を経費計上することができます。

経費率の考え方

業務委託で働く場合、あるいは経費を計上する際には経費率について考慮することが大切です。

経費率とは収入に対する経費の割合で、「(経費÷収入)×100」という計算式で求められます。たとえば100万円の収入があり、経費が30万円かかっている場合、経費率は30%です。

経費率が高ければ高いほど利益(=収入から経費を差し引いたもの)が低い、つまり儲かっていないということになります。経費率が高い場合は余分な経費がかかりすぎているか、報酬が低すぎる可能性があるため、ビジネスの方向性や進め方を考えなければならないかもしれません。

確定申告においても経費率という考え方は非常に重要です。収入に対して経費がかかりすぎていると、「経費でないものまで計上しているのではないか?」「脱税しているのではないか?」と疑われ、税務署によって税務調査が実施されるリスクが高くなります。明確な基準はありませんが、経費率は60%以内に収めるのが得策です。

業務委託で収入を得たら確定申告が必要

業務委託で収入を得た場合、確定申告が必要になる可能性があります。業務委託のみで働いている、副業として業務委託で働いているというように、個人によってケースバイケースですので、それぞれ詳しく見ていきましょう。

収入が業務委託のみの場合

収入が業務委託のみ、つまり個人事業主やフリーランスとして働いている場合は、毎年3月15日までに確定申告を行って所得税を納めなければなりません。申告を行わないと税務調査が入ってペナルティーが科せられるおそれがあります。

自分で確定申告を行うほか、税理士に記帳や申告手続きを依頼することもできます。個人事業主やフリーランスの方は、開業届と青色申告承認申請を税務署に提出することで、青色申告をすることができます。最大65万円の特別控除を受けられる、赤字を繰り越せる、家族への給与を経費として計上できるなどのメリットがあって節税効果が大きいため、業務委託で働かれている方は青色申告をされることをおすすめします。

副業で業務委託の収入がある場合

普段は会社員として働き、業務委託として副業を行っている方の場合、副業の所得が20万円を超えたら確定申告を行わなければなりません。この場合でも経費を計上することは可能です。収入から経費を差し引いた利益が20万円以下である場合は、所得税は非課税になります。

副業であっても青色申告を行うことで、先ほどご紹介したメリットを得ることが可能です。特に副業収入が多い方は、青色申告を検討してみるのもいいかもしれません。

源泉徴収されている場合

一般的に会社員の場合は職場が源泉徴収年末調整を行ってくれるので確定申告は不要です。ただし、前述のとおり給与所得以外の所得が20万円を超えると確定申告が必要です。確定申告をしたくない場合は所得が20万円を超えない範囲で副業しなければなりません。

特に副業が禁止されているのに、無断で副業をしているという方は注意しましょう。確定申告を行うことで、住民税の納税額が多くなってしまいます。その額は住民税を天引きして代わりに納税してくれている会社にもわかってしまいます。住民税の額が変動することで、副業が発覚してしまうケースが非常に多いのです。

職場のルールをしっかりと守ったうえで副業を行いましょう。

業務委託で経費を計上する際の注意点

ここからは業務委託で経費を管理し、正しく計上するためのポイントについてご紹介します。トラブルを防ぐためにも、以下のようなことを心がけましょう。

領収書はこまめに管理する

経費を認めてもらうためには証憑(しょうひょう)書類(その経費が発生した証拠となる書類)が必要となります。具体的には領収書やレシートなどです。これらはしっかりと保管しておきましょう。

これらが整理されていないと記帳する際にミスが発生する、税務調査にスムーズに対応できないなどの問題が生じるおそれがあります。紙に貼り付ける、ファイルに綴るなどして、わかるようにしておきましょう。

また、領収書の裏には「何のために使ったのか?」をメモしておくことをおすすめします。たとえば飲食費を接待交際費で計上する場合は、同行した取引先の名前や担当者名、打ち合わせや接待の内容などを領収書の裏面に記載しておくことで、仮に税務調査時に調査官から質問された場合でもスムーズに回答することができます。

経費率が高くなりすぎないように注意する

先ほどご説明したこととも重複しますが、経費率が高くなりすぎないようにしましょう。全体の経費率はもちろん、個々の経費率にも注意が必要です。

たとえば、接待交際費がかかりすぎていると、「プライベートの外食代も経費に計上しているのでは?」と疑われるリスクもあります。もちろん、すべてが適正な必要経費であれば問題はありませんが、疑わしいものは否認(経費として認めないこと)されるおそれもあります。

委託業者と交わす契約書でも費用についてはっきりさせておく

業務委託契約では経費の負担に関するトラブルが発生することがしばしばあります。たとえば「交通費を支払ってもらえると思ったのに支払ってくれなかった」「必要な備品はクライアントが支給してくれるという話になっていたのに、自腹で購入させられた」といったトラブルがよくあります。

経費は誰が、どれだけ負担するのかを、あらかじめ契約書で確認したうえで契約を締結しましょう。少しでも不明点がある場合は、担当者に問い合わせて明確にしておくことが大切です。

業務委託でも経費はしっかりと計算しましょう

業務委託契約で働く場合は経費の計上が認められます。ただし、あまりにも経費率が高すぎると脱税を疑われて税務調査に入られる可能性もあるため、注意が必要です。

まずは今回の記事も参考にしながら、経費にはどんなものがあるのかを把握しておく必要があります。そのうえで必要経費を正しく計算し、適正に申告・納税をしましょう。

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