更新日 : 2025年10月21日

個人事業主の出張費は経費にできる？食事代や日当は？按分や確定申告のポイントも解説

監修：竹端美紀（税理士）

出張にかかる費用は、事業に関係していれば経費として処理できますが、その範囲や条件を誤ると税務上のトラブルにつながるおそれがあります。

本記事では、交通費・宿泊費・通信費といった代表的な出張費の経費計上ルールから、プライベートを含む出張時の按分方法、日当や食費の扱い、確定申告のポイントなどを解説します。

個人事業主の出張費は経費計上できる？
- 出張費は必要経費として全額計上できる
- 経費として認められないケース
出張費として経費にできる費用の範囲は？
出張中の食事代や日当は経費計上できる？
- 出張中の食事代は基本的に経費にならない
- 個人事業主は自分の日当を経費にできない
プライベートを兼ねた出張は経費をどう按分する？
- 私用を含む出張は業務分だけ経費にする
- 費用の按分は日数・使用割合が基準
出張費を確定申告でどう処理する？
出張費を正しく処理して、賢く節税を進めよう

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個人事業主の出張費は経費計上できる？

個人事業主が業務のために出張した際の費用は、原則として必要経費として計上できます。交通費や宿泊費など、事業遂行に直接関わる出費であれば、全額を経費に含めることが可能です。ただし、私的な支出や常識的な範囲を超える出張費は認められないため、注意が必要です。

出張費は必要経費として全額計上できる

事業のための出張にかかった費用は、法律上の上限もなく、基本的に全額を経費とすることが認められています。個人事業主が取引先との打合せや現地調査など、明確に業務目的で出張した場合、その際の交通費や宿泊費は「旅費交通費」として帳簿に記録し、確定申告でも経費として申告できます。こうした経費計上によって、課税所得が減り、所得税の負担を抑えることが可能です。これは、青色申告・白色申告を問わず共通の取り扱いです。

経費として認められないケース

私的な目的を含んだ出張や不自然に高額な費用は経費として否認されることがあります。観光や家族旅行を兼ねた出張で、その全額を経費として申告した場合、税務署から業務との関連性を疑われる恐れがあります。また、年間の売上が少ないにもかかわらず、出張費が不釣り合いに多額であると、過剰な経費計上や所得隠しとみなされ、調査の対象になることもあります。事業関連であることを明確に証明できる領収書や記録の保管が重要です。

出張費として経費にできる費用の範囲は？

出張にかかった費用のうち、業務に直接関係するものであれば、個人事業主は幅広く経費として計上できます。交通費と宿泊費は代表的な項目であり、正しく区分・記録することで、節税につなげられます。

出張時の交通費は業務関連であれば全額経費にできる

出張時の交通費は、業務のための移動であれば全額を経費にすることが可能です。新幹線、電車、飛行機、バス、タクシーなどの交通機関を利用した費用は、「旅費交通費」として経費計上できます。出張先での移動や取引先との商談に向かう際の交通費も対象です。

また、自家用車で出張した場合でも、ガソリン代や高速道路の通行料、駐車場代などは業務目的であれば経費になります。ただし、車を私用と兼ねている場合には、業務使用の割合に応じて按分が必要です。たとえば、月間走行距離のうち業務が7割であれば、その分だけを経費として計上します。

出張時の宿泊費は常識的な範囲であれば全額が経費対象

遠方への出張で宿泊が必要になった場合、その宿泊費は事業上必要な支出として経費計上できます。ビジネスホテルや旅館の宿泊料金、宿泊パックの費用などが該当し、朝食付きなどのプランに含まれる食事代も、宿泊費の一部として処理可能です。

ただし、業務内容に対して不相応な支出は経費として認められない可能性があるため注意が必要です。例えば、一人での出張にもかかわらずスイートルームに宿泊したり、業務とは無関係な観光ツアーが含まれるパッケージを利用したりするなど、「社会通念上、事業に必要」と認められる水準を著しく超える宿泊費は、経費として否認される可能性があります。

宿泊費の勘定科目は、旅費交通費に含めて処理するのが一般的ですが、会計処理によっては「宿泊費」として分離することも可能です。どちらの場合でも、領収書の保存と記録の明確化が重要です。

その他に計上できる出張関連費用

出張時には、交通費や宿泊費以外にもさまざまな費用が発生します。これらも業務遂行のために必要な支出であれば、適切に経費として計上できます。以下のような項目が該当します。

ポケットWi-Fiなどの通信機器レンタル料
出張資料の印刷代や消耗品購入費
書類や機材を送る宅配便送料
現地でのレンタカー代
コインパーキングの料金

これらはすべて、事業に直接関連していることが明確であれば経費として問題ありません。

なお、取引先への手土産や出張先での接待費なども、出張に関連する支出として発生することがありますが、これらは「旅費交通費」としてではなく「交際費」や「会議費」など、別の勘定科目で処理する必要があります。費目ごとの区分を曖昧にせず、適切な分類と帳簿記録を行うことで、申告時のトラブルを避けられます。

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出張中の食事代や日当は経費計上できる？

個人事業主が出張する際、交通費や宿泊費は経費にできますが、食事代や日当の扱いには注意が必要です。出張に関連して発生する飲食費や手当のうち、何が必要経費として認められるのかを明確にしておきましょう。

出張中の食事代は基本的に経費にならない

原則として、個人事業主自身の食事代は経費にできません。出張先での一人での朝食・昼食・夕食といった食費は、事業を行う上で直接必要な経費ではなく、「生活費」として扱われるため、たとえ業務中の出費であっても必要経費とは認められません。これは、出張中であっても食事は必ず発生する日常的な支出とみなされるためです。

例外として、ホテルの宿泊費に食事が含まれている場合は、その全体を宿泊費として経費計上することが可能です。たとえば「朝食付きプラン」で宿泊した場合、朝食代を個別に区分することが難しいため、宿泊費に含めて処理されます。

また、取引先との会食など、業務目的で行われる食事については、経費として認められるケースがあります。この場合、旅費交通費ではなく「交際費」または「会議費」として処理し、誰と・どこで・何の目的で会食したかを記録に残すことが重要です。領収書にメモを添えるなどして、業務上必要だったことを証明できるようにしておくと安心です。

個人事業主は自分の日当を経費にできない

個人事業主が自身に対して日当（出張手当）を支給し、それを経費にすることはできません。日当とは、交通費や宿泊費などの実費とは別に、出張中の雑費などを補う目的で支給される定額の手当です。法人であれば、役員や従業員に対して旅費規程に基づいて日当を支給し、受け取った側は非課税、支払った法人は経費（損金）として処理できますが、個人事業主が自身に日当を支払うことは制度上認められていません。そのため、「1日あたり〇〇円」といった形で手当を経費に計上するのではなく、出張中に実際に支払った交通費や宿泊費などの実費のみを、領収書などの証拠をもとに計上する必要があります。

一方、従業員を雇っている個人事業主であれば、その従業員に対して旅費規程に基づいて日当を支給することは可能です。ただし、「通常必要と認められる範囲内」での支給に限られ、それを超える高額な日当は課税対象となる可能性があります。支給額は社会通念に照らして妥当な金額にとどめ、証拠書類とあわせて帳簿に正確に記載することが求められます。

プライベートを兼ねた出張は経費をどう按分する？

出張に私用を含めた場合、その費用すべてを経費にすることはできません。事業に関係する部分のみを計上し、それ以外は除外する必要があります。

私用を含む出張は業務分だけ経費にする

出張に観光や家族旅行などの私的な要素を組み合わせた場合、事業とは無関係な費用は経費にできません。たとえば、2日間の業務出張の後に1日観光目的で延泊したとすれば、宿泊費や交通費は業務分の2日間のみを経費とし、残り1日は自己負担とします。

また、家族や友人を同伴した場合も、その同行者の交通費・宿泊費・飲食代などは全額プライベートな支出として経費から除外する必要があります。計上できるのは、出張において業務上必要だった自分自身の分のみです。

費用の按分は日数・使用割合が基準

費用の按分は日数基準で行うのが一般的ですが、そのほかに時間・距離・面積・走行記録など取引の実態に即した合理的基準を用いることができます。

たとえば、3日間の出張のうち2日が業務で1日が私用だった場合、宿泊費は3分の2を経費、残り3分の1は除外するといった処理を行います。交通費なども、業務目的で発生した部分だけを選んで経費にします。

按分を行う際には、支出の明細と目的を記録しておくことが重要です。領収書だけでなく、出張日程表や訪問先とのやり取りなども保存しておくと、税務調査の際に根拠として役立ちます。私的な出費が混在していると、経費全体が否認されるリスクもあるため、日頃から業務費用と私費を明確に区別する習慣を持つことが大切です。

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出張費を確定申告でどう処理する？

出張にかかった費用を経費として申告するためには、帳簿への記録と証拠書類の整理が欠かせません。出張費を経費計上する流れと確定申告時の注意点を解説します。

出張費の記帳は「旅費交通費」勘定で管理する

出張に関する費用は、帳簿上「旅費交通費」という勘定科目で処理するのが一般的です。新幹線や電車、飛行機などの交通費、タクシー代、宿泊費など、出張に関連する支出をまとめて管理できます。ただし、事業者によっては「宿泊費」「交通費」といった科目に分けて記録するケースもあります。どの科目を使うかは自由ですが、会計期間中は同じ分類ルールを一貫して使い続けることが重要です。

記帳の際は、出張の目的や移動区間をメモしておくと、後から見直す際に内容が明確になります。「5月12日　大阪出張（東京〜新大阪　新幹線往復）」など、目的と移動手段を一緒に記録しておくと便利です。

また、交通系ICカードを利用している場合には注意が必要です。チャージ（入金）の段階では経費にできず、実際に利用した運賃などが発生した時点で経費として計上されます。この場合、チャージは「仮払金」、使用時は「旅費交通費」への振替処理を行うのが原則的な方法です。

確定申告では経費合計を申告書に記載

確定申告の際には、旅費交通費の年間合計額を青色申告決算書または収支内訳書の「必要経費」欄に記載します。青色申告者であれば、決算書の「旅費交通費」欄に記帳済みの金額をそのまま転記します。白色申告の場合も、合計額を計算し、収入から差し引いて所得を算出することになります。

いずれの申告方法でも、申告した経費に対する証拠書類は必ず保管しておく必要があります。出張費に関する領収書やレシート、日程表や訪問先とのやりとりなどが該当します。これらの書類は、原則として確定申告の翌年から7年間の保存義務があり、税務調査時に求められることがあります。

インボイス制度に関する注意点も忘れずに

2023年10月から開始されたインボイス制度により、課税事業者が仕入税額控除（消費税の納税額を計算する際に、支払った消費税分を差し引くこと）を受けるには「適格請求書（インボイス）」の保存が必要になりました。出張費においても同様で、宿泊費やタクシー代についてインボイスを取得・保存しておくことが原則です。

ホテルのチェックアウト時には、屋号や事業名で宛名を指定した領収書を発行してもらうようにしましょう。タクシー利用時も可能な限り適格請求書を受け取ってください。

なお、鉄道やバスなどの公共交通機関の運賃で、1回の取引が税込3万円未満の場合は、インボイスの保存が免除されています。ただし、その場合でも帳簿に「公共交通機関利用」などと記載し、用途を明確にしておく必要があります。

出張費を正しく処理して、賢く節税を進めよう

出張費は、個人事業主にとって正当な必要経費として活用できる代表的な支出項目です。交通費や宿泊費のほか、通信費や資料の配送費なども、事業と関連していれば幅広く経費に含められます。ただし、私的な出費の混在や日当・飲食費の取り扱いには注意が必要です。日々の帳簿付けや領収書の保存、科目ごとの一貫した記録を通じて、確定申告の正確性と信頼性が高まります。制度やルールを理解した上で、適切に処理することが節税への第一歩です。