- 更新日 : 2025年8月8日
【個人事業主向け】電話代行完全ガイド｜メリット・注意点・おすすめサービスを解説
個人事業主にとって、電話対応は業務の中で大きな負担になりがちです。作業中の中断や外出中の着信、休日の対応など、限られた時間を圧迫する要因となることも少なくありません。そんな中、電話代行サービスを活用すれば、電話応対を外部に任せることで本業に集中できる環境を整えることができます。本記事では、電話代行サービスの基本的な仕組みや導入メリット、注意点、料金相場、経費計上の方法などを解説します。
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目次
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電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、依頼者に代わって専門のオペレーターが電話を受け、対応内容を記録・報告するサービスです。主に法人や個人事業主を対象としており、外出中や業務中などで電話に出られない場合に、第三者が応答を代行することで、機会損失や顧客対応の遅れを防ぐことができます。基本的には、会社名や屋号を名乗って電話を受け、相手の名前・用件・連絡先などを丁寧にヒアリングし、依頼主にメールやチャットで報告する形式が一般的です。サービスによっては、緊急連絡時の転送対応や、簡単なFAQへの回答、夜間・休日対応なども含まれている場合があります。電話応対にかかる負担を軽減し、限られた時間を有効に使いたい個人事業主にとって、効率的かつ信頼感を保てる手段として活用が広がっています。
電話代行サービスの利用がおすすめの個人事業主は？
すべての業務を一人でこなす個人事業主にとって、電話対応は業務の妨げになる場面も少なくありません。ここでは、電話代行サービスが特に有効に機能するケースを紹介します。
外出や現場対応が多い業種
建設業、訪問サービス、営業職など、現場に出ている時間が長い個人事業主は電話に出られないことが多くなります。こうした状況でも電話を確実に受け取る手段として、電話代行は有効です。現場作業中に大切な連絡を逃さず、後で落ち着いて対応できる体制を整えられます。
顧客との信頼構築を重視したい場合
顧客からの電話に人が出るという安心感は、ビジネスにおいて大きな信頼につながります。個人で対応が難しい時間帯や不在時にも、丁寧な応対がなされることで、顧客との関係維持が図れます。対応の一貫性を保ちたい業種にも向いています。
プライベート時間をしっかり確保したい場合
常に電話が鳴る環境では、心身ともに休まらず、長期的な働き方に悪影響を及ぼすこともあります。休日や夜間の電話を代行してもらうことで、オフの時間を守ることができ、生活と仕事のバランスを保ちやすくなります。
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電話代行が個人事業主にもたらすメリット
電話代行サービスを活用することで、個人事業主は電話対応の負担を軽減しながら、業務の効率化や顧客対応の質の向上を図ることができます。その具体的なメリットを解説します。
業務効率化で本業に集中
まず、電話代行の最大のメリットは業務に集中できる点です。常にかかってくる電話に自分で応対する必要がなくなるため、重要な作業中に中断されることが減ります。営業電話や迷惑電話による無駄な中断やストレスから解放され、コア業務に専念できます。
顧客対応の品質向上
次に、顧客対応の品質向上も挙げられます。電話代行を使えば、外出中や手が離せない時でも顧客からの電話を逃さず、必ず人が応対して用件を承ります。留守電ではなく人が丁寧に応対することで、顧客に安心感を与え、ビジネスへの信頼も高まります。
人件費の削減とコスト効率
また、コスト面のメリットも大きいです。電話専任の社員を1人雇うと人件費や教育コストがかさみますが、その余裕がない場合でも電話代行なら低コストで電話応対を任せられます。例えば月数万円のサービス利用料で済み、フルタイムの人件費より格段に安上がりです。必要なときだけ利用できる柔軟さもあり、事業初期や小規模経営でも無理なく導入できます。
プライベート時間の確保とオン・オフの切り替え
そして、プライベートの時間を確保できる点も見逃せません。個人事業主は平日・休日問わず働くことも多く、休みの日でも顧客から電話がかかってくれば応じざるを得ないでしょう。しかし電話代行を利用すれば、例えば休日や夜間の電話対応をすべてオペレーターに任せるなどオン・オフの切り替えが可能になります。自分の時間を確保できれば、結果として仕事への意欲や集中力も高まるでしょう。
個人事業主が知っておくべき電話代行のデメリット・注意点
便利な電話代行サービスですが、導入にあたって注意すべき点もあります。
対応範囲が限定される
まず、電話代行で対応できる業務には限界があることを理解しておきましょう。オペレーターは事前に指示した範囲内での一次対応しかできません。専門的な質問や個別の案件については代行スタッフでは対応しきれず、結局折り返しが必要になるケースもあります。すべての電話対応を丸投げできるわけではないため、自社の業種・サービス上どこまで任せるか事前に整理しておくことがポイントです。
コール数次第では費用が割高になる
電話代行サービスの料金は月額基本料＋コール数課金が基本です。そのため、想定より着信件数が増えると超過料金が発生し、結果的に費用が割高になる恐れがあります。問い合わせが急増して契約プランの想定件数を超えると、コールオーバー（超過）料金がかかる点に注意しましょう。また、サービスによっては転送電話の通話料が利用者負担となり、転送が多いと電話料金も膨らみます。導入時には平均的な電話件数や利用時間帯を踏まえてプランを選び、超過料金や転送料金の有無も確認しておきましょう。
オペレーターの応対品質にムラがある
次に、オペレーターの応対品質にもバラツキがあり得ます。通常、代行オペレーターはビジネスマナーの教育を受けており、依頼主のイメージを損ねないよう丁寧な対応を心がけています。そのため多くの場合は良質な応対が期待できます。しかし、格安サービスでは研修不足により顧客に不快な印象を与えてしまうケースも否めません。サービス選定時には教育体制やオペレーター品質にも注目すると良いでしょう。
情報伝達ミスの可能性
最後に、情報伝達ミスのリスクも覚えておきましょう。電話代行では受けた電話の内容（相手の氏名・連絡先・用件・日時など）がオペレーターから利用者に報告されます。この報告は人手で行われるため、聞き間違いや書き漏らしが起こる可能性があります。人が行う以上ゼロにはできず、小さなミスが思わぬ損失につながる恐れもあります。報告内容に疑問があれば必ず再確認するなど慎重な姿勢も必要です。
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個人事業主向け電話代行サービスの料金相場
電話代行サービスは、プランや事業規模に応じて費用が大きく異なります。利用を検討する際は、基本料金や追加費用、契約条件などを把握し、自身のビジネスに合ったコスト設計ができるかを見極めることが重要です。
基本的な料金体系と相場
電話代行サービスの料金体系は、月額の基本料金と通話件数に応じた従量課金で構成されているケースが多く見られます。たとえば、月に10件まで対応できる格安プランであれば、月額5,000〜10,000円前後から利用可能です。対して、早朝・夜間や土日祝日など幅広い時間帯に対応するプランになると、基本プランの3倍ほどの費用がかかるようです。
初期費用や追加コスト
サービスによっては初期費用が無料のところもあれば、10,000円〜30,000円程度を請求する事業者も存在します。さらに、超過通話への追加料金、オプション機能の利用料、通話転送時の通信費などが発生する場合もあります。こうした追加費用は見落とされがちですが、利用頻度が高い場合は全体のコストに大きく影響するため、あらかじめ料金表や利用規約を確認することが大切です。
契約期間とプラン変更
契約条件として最低利用期間を設けているサービスもあります。たとえば3カ月以上の継続が必要とされるケースや、途中解約に違約金が発生することもあるため注意が必要です。また、業務量の変動に応じてプランを柔軟に変更できるかどうかも確認しておきましょう。試験的に導入したい場合は、無料トライアルを提供している事業者を選ぶと、リスクを抑えて始めることができます。
個人事業主におすすめの電話代行サービス3選
個人事業主にとって、電話代行サービスは業務効率化や顧客対応力の向上に直結する有用な外部リソースです。ここでは、対応品質・料金体系・使いやすさの観点から、導入しやすいサービスを3つ紹介します。
Fondesk（フォンデスク）
Fondeskは、月額10,000円（税別）で1件あたり200円の従量課金制を採用しており、シンプルでわかりやすい料金体系が魅力です。SlackやChatwork、LINEなどのビジネスチャットとの連携が可能で、リアルタイムで受電内容の通知を受け取ることができます。設定や導入が簡単で、即日から利用開始できる手軽さもあり、テレワークや外出が多い個人事業主にとって使い勝手の良いサービスです。
電話代行サービス株式会社
電話代行サービス株式会社は、24時間365日の対応や、専門性の高い業種にも柔軟に対応できる点が評価されています。オプションも豊富で、通話内容の録音、緊急時の連絡先転送、クレーム対応など、個人事業主の細かいニーズにも対応可能です。月額はプランによって異なりますが、10,000円台からのスタートも可能で、信頼性を重視する方に適しています。
CUBE電話代行サービス
CUBEは、月額10,000円から利用できるシンプルかつ手頃なプランが特徴で、初めて電話代行を試したい個人事業主に適しています。少ない件数でも対応できるため、電話の頻度がそれほど多くない業種にも向いています。受電内容はメールで即時報告され、必要に応じてオプションで電話転送や営業電話のブロック設定も可能です。コストを抑えつつ、基本的な機能をしっかり使いたい方におすすめです。
電話代行サービスの経費計上
電話代行サービスは、個人事業主が業務の一環として利用するものであるため、正しく処理すれば経費として申告できます。ここでは、計上のための勘定科目や証拠書類の扱いについて詳しく解説します。
経費として認められる条件
電話代行サービスの費用を経費に含めるには、「事業に必要な支出」であることが前提となります。たとえば、顧客対応の一部として電話代行を利用している、営業の窓口として機能しているといった場合には、明確に事業目的と関連付けられます。プライベート利用との区別があいまいな場合は、全額を経費にするのではなく、事業割合に応じて按分処理することが適切です。
勘定科目の選び方と記帳方法
電話代行にかかる支出は、「通信費」「外注費」「支払手数料」など複数の勘定科目で処理できます。どの科目を使っても基本的には問題ありませんが、会計ソフトの項目や税理士との連携を考慮して、毎年一貫した処理を心がけることが望ましいです。適切な科目を選ぶことで帳簿の整合性が保たれ、申告時の確認作業もスムーズになります。
領収書や請求書の保管と活用
電話代行サービスの利用料を経費として認めてもらうためには、支払いに関する証拠書類を必ず保管しておくことが重要です。
サービス提供会社からの請求書や領収書は、発行年月日・支払先・金額・内容が明記されたものであれば問題ありません。電子データで発行されるケースも多いため、ファイル名を整理し、年度ごとに保管しておくと確定申告時にも活用しやすくなります。
電話対応を見直して、信頼と効率を両立させよう
電話代行サービスは、限られた時間の中で多くの業務をこなす個人事業主にとって、業務の効率化や顧客対応の質を保つために有効な手段です。外出が多い職種や電話対応が負担になっている方にとって、着信の取りこぼしを防ぎながら信頼ある対応を提供できることは大きな価値となります。一方で、費用や対応範囲には違いがあり、オペレーター品質や情報伝達の正確性にも目を向ける必要があります。サービスの選定や契約内容の確認を丁寧に行えば、無理のない範囲で導入でき、経費処理や確定申告にも対応可能です。業務の効率と顧客からの信頼を両立させたい個人事業主にとって、電話代行サービスは一度は検討しておきたい有力な手段といえます。
マネーフォワード クラウド確定申告の導入事例
データ連携機能を使って、銀行やクレジットカードの明細データを自動で取り込むようになってからは、会計ソフトへの入力作業が減ったので、作業時間は1/10くらいになりましたね。
ハンドメイド作家・ブロガー 佐藤 せりな 様
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