• 更新日 : 2024年4月2日

請求書に交通費を含める場合の書き方は?消費税の扱いも解説

発行する側と受け取る側で合意があれば、交通費請求書に含められます。ただし、領収書の添付や内訳の記載が必要になる点や、消費税を二重で計算しないよう注意しなければなりません。

本記事で交通費を請求書に含める際の書き方や注意点を確認しておきましょう。

合意があれば交通費を請求書に含められる

交通費とは仕事中の移動に伴いかかる経費のことです。請求書を発行する側(フリーランスや個人事業主などの受注側)と、受け取る側(発注側、クライアント)の双方で合意していれば、請求書を発行する際に交通費を含められます。

ただし、単純に「交通費」と記入するだけでは不十分です。請求書に含める際の書き方がある点に注意しましょう。

交通費として認められない場合

発行する側と受け取る側で交通費を請求書に含めることに合意していても、一部認められない場合があります。交通費として認められない可能性がある主なケースは以下のとおりです。

  • 請求書に記載している内容が不十分
  • 領収書など、実際に交通費が発生したことを証明できる資料がない

また、一般的に事務所から近距離の場所で打ち合わせする場合は、クライアントに対して交通費を請求しません。

交通費を請求書に含める際の書き方

請求書

交通費を請求書に含める際の書き方は難しくありません。まずは、請求書を手元に用意しましょう。

請求書を作成する際は手書きでも問題ありませんが、フォーマットを使いパソコンで使用した方が便利です。「マネーフォワード クラウド請求書」では請求書のテンプレートを無料で提供しているので、活用してください。請求書テンプレート集には下記リンクよりアクセスできます。

ここからは、請求書に記載する項目や書き方を確認していきましょう。

どのような項目にすべき?

請求書の品番や品名欄に、「交通費」という項目を記載します。相手が何の交通費か把握しやすいように、移動の目的や区間も記載するとよいでしょう。

また、交通費として認められないケースを避けるため、あらかじめ移動時の領収書を添付することがポイントです。Suicaなどの交通系ICカードを利用した場合は、利用履歴を提示します。

請求書に記載する際の書き方

以下に、8/13日に打ち合わせでA駅〜B駅間を5,000円で移動した場合の表記例をまとめました。

日付品番・品名数量単価金額
8/13交通費(A駅〜B駅、打ち合わせのため)15,000円5,000

日付に移動した日、品目に「交通費」を記載します。数量は1、単価(金額)はかかった交通費分を入れます。

移動が複数あった場合は、数行に分けて記入した方が見やすいでしょう。

交通費を請求書に含める際の消費税

電車やバス、タクシー、ガソリン代などの交通費は内税で、サービス料金内に消費税10%(軽減税率の対象外)が含まれています。そのため、交通費を他の項目と合算して、消費税を上乗せして請求してはいけません。

交通費を他の項目とまとめた上で消費税を加算すると、クライアントに対する二重請求になるため、請求書の書き方には十分注意しましょう。

なお、領収書がクライアント宛になっている場合などを除き、個人事業主やフリーランスが立替払いした交通費は基本的に源泉徴収の対象です。

参考:No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは|国税庁

交通費を請求書に含める際の注意点

相手先(クライアント)によって、日時・交通手段・移動区間など細かな情報の記載を求められる可能性があります。不安な方は、書き方に問題がないか事前にクライアントに確認しておくとよいでしょう。

また、フリーランスや個人事業主が業務委託契約を交わす際、交通費を請求書に含められないケースも一定数ある点に注意が必要です。少し前のデータですが、2010年1〜2月の厚生労働省の調査によると、業務委託契約従事者に必要な経費の「大半は業務者委託契約者負担」と回答した事業者が25.5%いました。

参考:求人情報分析調査結果報告 Ⅱ事業所アンケート調査 問 18 業務委託契約従事者に必要な経費の負担について|厚生労働省

いずれにしても、交通費を請求書に含めるかは双方の同意によるため、事前に契約時に交通費の扱いを確認しておくことが大切です。

双方合意すれば交通費を請求書に含められる

受け取る側(クライアント)と合意していれば、フリーランスや個人事業主が請求書を発行する際に交通費を含められます。請求書に含める際は、「交通費」という項目で記載しましょう。

ただし、発生した交通費の証拠書類が不十分のケースや、近距離の移動のケースなど、事前に合意していても認められないことがあります。また、誤って交通費に消費税を加算して請求書に含めると、クライアントに二重請求してしまうため、書き方には十分な注意が必要です。

よくある質問

交通費は請求書に含めてもいいですか?

発行側と受取側の双方で合意していれば、交通費を請求書に含められます。詳しくはこちらをご覧ください。

交通費を請求書に含める際に、消費税はどのように扱うべきですか?

交通費として支払った分に消費税が含まれているため、二重課税で相手先に請求しないよう注意しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。


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