- 更新日 : 2024年10月21日
インボイス制度をきっかけに請求書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？
インボイス制度の導入で、多くの課税事業者が適格請求書の発行を求められるようになりました。インボイス制度導入以前でも、請求書の「紙」での取り扱いの見直しを考える流れはあったものの、インボイス導入を機として電子化・ペーパーレス化を考える会社も多いでしょう。この記事では、インボイス制度と電子化・ペーパーレス化について考えます。
目次
そもそもインボイス制度とは？
まず、インボイス制度について簡単に確認しておきましょう。
インボイス制度が導入されたのは令和5年10月です。導入の目的としては、複数税率に対応し、事業者が消費税を正確に納め、国税としての透明性を高めるためとされます。具体的には、消費税を計算する際インボイス（適格請求書）がないと、原則として仕入税額控除ができないというしくみです。
したがって、インボイス制度の導入により、買い手側は消費税の計算において「仕入税額控除」を受けるためにインボイスを求め、その際、売り手側は請求書などの書式を変更する必要があります。
インボイス制度においては個人・法人を問わず、売り手側と買い手側に次のようなルールがあります。
【売り手側】
| インボイスの交付 | 事前にインボイス発行事業者の登録を受ける必要があります。 |
|---|---|
| インボイス発行事業者の義務 | 売上高に係わらず課税事業者として消費税の申告・納付が必要になります。 |
| 買手側（取引相手である課税事業者）から求められた場合は、インボイスを交付しなければなりません。 | |
| 発行したインボイスの写し | インボイス発行側でも控えの保存の義務があります。 |
【買い手側】
| 仕入税額控除の適用 | 原則として、消費税の計算において仕入税額控除を受けるためには、売り手であるインボイス発行事業者からインボイスの交付を受け、保存しておく必要があります。 |
|---|---|
| 簡易課税制度等について | 簡易課税制度や2割特例の適用においては、インボイスの入手や保存の必要はありませんが、法人税や所得税のために、領収書や請求書などの書類の保存は必要です。 |
インボイス制度をきっかけに請求書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？
インボイス制度の導入のために、売り手側は請求書などの書式を変更する必要があります。この変更にあたっては請求書等のフォーマットだけでなく、「紙」から「電子データ」にするという切り替えも考えられます。
消費税法では、電子データによる請求書もインボイスとして認められるため、電子化はインボイス制度への対応策としても有効です。
参考：消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A｜国税庁、
「適格請求書等保存方式に関するQ＆A」（問85ご参照）
電子化・ペーパーレス化による多くのメリット
「電子化」と「ペーパーレス化」は、似た言葉ですが意味が少し異なります。
ここでは、次のように捉えておきましょう。
- 電子化：紙の書類を電子データに変換する こと
- ペーパーレス化：業務で使う紙を極力減らして、電子データで書類の運用をすること
これらの違いを踏まえ、電子化やペーパーレス化による主なメリットには次のようなものがあります。
| メリット | 概要 | |
|---|---|---|
| 1 | コスト削減 | 印刷代、郵送費、用紙代、倉庫保管料などの削減 |
| 2 | 業務効率化 | 請求書作成、発送、保管作業の効率化、紛失リスクの低減 |
| 3 | 時間の削減 | 請求書の検索にかかる時間短縮、請求書作成、送付までにかかる時間短縮 |
| 4 | 環境への影響 | 紙の使用量を減らし、環境負荷を低減 |
請求書を電子化・ペーパーレス化する方法は？
請求書を電子化・ペーパーレス化する方法はいくつかありますが、代表的な2つの方法をご紹介します。
請求書の電子化について
【PDF形式による電子化】
今までWordやExcel、手書きなどで請求書を作成し、紙に印刷をしていた場合は、その請求書データを印刷せず、PDF形式に変換します。WordやExcelの場合は保存形式をPDFにするだけであり、手書きの場合にはスキャナで読み取ってPDFファイルに変換します。
紙で受領した請求書においても、スキャナで読み取って電子保存することは可能です。スキャナにより電子データに変換して保存するためには、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に従う必要があります。
【請求書発行システムの導入による電子化】
クラウド型の請求書発行システムを導入し、メールやWeb上で請求書を送付する方法です。新たなシステムを導入して、データの一元管理や経費精算システム等他システムとの連携ができることでさらに効率化が図れます。
後述するマネーフォワード クラウド請求書は、クラウド型の請求書発行システムです。
上記2つの方法を図式化すると次のようになります。
＜請求書発行における電子化の例＞
| 請求書の形態 | 請求書作成方法 | 具体例 | 控えの保存方法 |
|---|---|---|---|
| 紙で発行する | 一貫してパソコン等で作成 | WordやExcelで作成してPDF形式にする等 | 紙保存またはオリジナルのデータを保存 |
| 上記以外 （手書きなど） | 請求書内に手書き部分がある場合等 | 紙保存またはスキャナ保存（注1） | |
| 電子データで発行する | 一貫してパソコン等で作成 | 請求書発行システムの利用などにより、電子データを送付 | オリジナルのデータを保存（注2） |
（注1）実際の運用においては、紙で発行した請求書の控えをスキャナ保存する例はあまりありません。なぜなら、スキャン保存のための要件を満たすにはコストや手間を考える必要もあるからです。
（注2）請求書発行システムを利用しても、紙で請求書を発行した場合には、控えとして「紙保存またはオリジナルのデータを保存」が求められます。
これらのうち、中小企業が導入しやすいのは請求書発行システムの導入です。電子データを扱うためのセキュリティ対策がなされ、かつ、導入にあまりコストをかけられない企業向けと言えます。小規模であっても請求書の電子化から始めて、会社で使用する書類を徐々に電子化していくと、会社全体のペーパーレス化が進むでしょう。
請求書を電子化・ペーパーレス化する際の注意点は？
請求書を電子化して顧客に交付する場合には、「電子取引」に該当します。
その場合は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。また、電子データを扱うためにセキュリティ対策や「紙」から電子データになることによる業務フローの見直し等が注意点として挙げられます。
電子帳簿保存法の要件を満たすこと
電子データによる請求書では、所得税法や法人税法だけでなく、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。電子データにて取引をする場合には、その電子データを保管する義務があります。保管の際には、次の要件を満たす必要があります。
①可視性の確保
モニターや操作説明書等の備え付け
検索要件の充足 「日付・金額・取引先」で検索できること（一定の場合は不要）
参考：パンフレット（過去の主な改正を含む）｜国税庁、「電子取引データの保存方法」
②真実性の確保
タイムスタンプの運用
訂正削除の記録が残るシステム等の利用
不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定 等
参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答」（問15ご参照）
セキュリティ対策を講じること
電子データを作成、保存する際のリスクとして改ざんや不正アクセスがあります。
アクセス管理、バックアップ等のセキュリティ対策が必要です。
従来の業務フローを見直すこと
電子化に伴い、従来の紙の書類の運用による業務フローを見直し、新しい体制に適応する必要があります。従業員への教育や取引先への連携方法の調整などを考慮する必要があります。
マネーフォワード クラウドなら請求書の電子化・ペーパーレス化が簡単に
請求書の電子化・ペーパーレス化するにあたっては、単に情報媒体が「紙」から「電子」に変わっただけでなく、電子データに合わせた運用が必要になります。
新たな運用においては、自動化による業務効率化、承認フローの構築、データの一元管理などの要素を盛り込み、ミスの少ない、安定した運用を目指したいものです。
マネーフォワード クラウド請求書はクラウド型請求書ソフトとして、インボイス制度の要件を満たした請求書を作成し、かつ、電子帳簿保存法にも対応しています。既存の経費精算システムや債権管理システムとの連携にも対応しているため、システムや業務フローを大きく変更することなく導入することができます。
消費税の改正にもご注意！
インボイス制度や電子帳簿保存法の改正を機として、どの会社も「電子化・ペーパーレス化」を身近に感じざるを得ない状況にあります。
インボイス制度により、一定の業者においては令和11年9月30日までは1万円未満の課税仕入れについては適格請求書の保存を要しないことや、免税事業者等からの仕入の一定割合を控除できる経過措置などが設けられていますが、今後、動きがあるかもしれません。したがって、消費税の改正などの情報にはよく注意しておきましょう。
参考：インボイス制度に関するQ&A｜国税庁、（問111、113ご参照）
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