• 更新日 : 2021年11月22日

見積書の書き方・作り方を見本つきで解説!

見積書の書き方・作り方を見本つきで解説!

ビジネスにおいて取引時に必要となる書類の数々…見積書、発注書、契約書、納品書、請求書、領収書などなど。これらの書類の役割をしっかりと理解できていますか?

今回は見積書に関して、金額や単価、小計など(必要に応じて有効期限や納期)の書き方やその内容、作り方、消費税の計算等を完全解説します。

見積書を書くために必要なもの

見積書を作成するためには、まず必要なものをそろえる必要があります。一般的に見積書を書くために必要なものは、見積書用紙、封筒、切手、見積書在中スタンプなどです。

まずは、見積書を書くための用紙が必要です。用紙についてはサイズに決まりはありませんが、A4サイズが主流となっています。また、見積書を郵送する封筒には通常「見積書在中」のスタンプを押し、一目で見積書が送付されてきたことがわかるようにしておきます。

見積書の書き方

見積書の書き方に決まったルールはありませんが、基本的に品目名、単価、個数など見積に関わる内容と、タイトルや宛名、発行日のようなどの書類にも必要となる項目を記載します。また、必要に応じて有効期限や納期も記載します。ここでは、最も一般的な項目の書き方をご紹介します。

宛名

宛名

宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども記載していくことが必要とされます。

一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。

書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。

まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。

差出人の名前

差出人の名前

相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。

また、宛名同様に所在地の記載も求められます。

差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう!ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。

見積書の通し番号

見積書の通し番号

事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ?」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。

通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。

発行日

発行日
発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がる、管理するための手間が減ることにつながります。

また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。

見積もりの合計金額

見積もりの合計金額
見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目ごとの金額を合計したものとズレないように注意が必要です。

見積もりの内容

見積もりの内容
見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。

品目名

品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。

単価

次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。

個数

それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。

合計

品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。

各項目の小計、消費税、合計金額

各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。

備考欄

備考欄
備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、もし特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。

見積書を作成する際の注意点

見積書を作成する上で、注意すべき点がいくつかあります。

前提条件を提示する

今回提示する見積もり金額と実際の金額が乖離する可能性がある場合、前提条件を記載しておくことでトラブルを未然に防ぐことができます。

また消費税率の変更などで総額が変更するような場合、取引内容によっては引き上げ前の税率が適用される経過措置があるため注意が必要です。詳しくは国税庁からの通達でご確認ください。

相見積もりの内容を反映させる

「相見積もり」とは、他社からも同じ内容で見積もりを作成させ、その見積もりと比較される見積書のことです。金額はもちろん、クライアントの目的や納期などをしっかり把握し、可能であれば他社の状況も把握した上で、要望に沿った内容を記載することが大切です。

見積もりの確認用の連絡先を記載する

相手先が気軽に問い合わせしやすい見積書を作成することも、安心して受注してもらうために重要なポイントとなります。「見積書の内容に関して不明点等ございましたらお気軽にお問合せください。」などのメッセージを記載すると親しみやすさが伝わり、印象が良くなるものです。メッセージのすぐ近くに支店名、担当者名、連絡先などを記載しましょう。

また「急ぎではないけれど、時間のあるときに返答してもらえればいい」ような些細な内容を聞きたいこともあります。その場合に備えてメールアドレスを記載しておくことも受注につなげる有効な手段となります。

見積もりの有効期限を設定する

見積もりの有効期限の書き方の例として「提出後3か月以内」や「発行後1か月以内」というように提出日や発行日と組み合わせる方法や「○○年○月○日まで」と具体的な日付を指定する方法があります。見積もりの有効期限を設定することで、相手側の意思決定を速やかに促すことができます。有効期限は長すぎず短すぎず、相手先の意思決定のプロセスを適度に促す期間を設定することが大切です。

また情勢によって原価が変動する場合などは、見積もりの有効期限を付与することで赤字受注を未然に防ぐ効果を得ることができます。

納期について記載する

受注してから短期間で納品できるかどうかも、相手が注文しようと思えるかどうかの判断材料となります。「受注後約1週間後に納品」「受注後3日以内に発送」といった書き方となります。

納品するために証明書を発行してもらう必要が発生するなど、相手先次第で納期が変動することもあります。そのような場合、「必要書類受領後、約1週間後に納品」と記載することで、注文を受けただけでは納品できないことを明示しておくことができます。

支払期限と支払方法を記載する

支払期限や支払回数、支払方法を必ず明記した方が良い場合があります。特に、システム開発やイベントの企画・運営など、比較的長期間の業務となる場合は、最初から人手や資材などの経費がかかるので、 受注した段階で、内金として合計請求金額の一部を前払いしてもらうように要望を出すこともあります。その際は、必ずクライアントに了解を取って見積書に明記しましょう。

また、支払回数が複数ある場合、支払期限はその回数ごとに記載します。

見積書データは保存しておく

契約が成立した見積書に関しては、税法上の保管義務期間が経過した後に破棄することができます。契約不成立の見積書は破棄しても問題はありませんが、データとして残しておくことで、顧客管理や次回以降の受注につなげるためのツールとして有効活用することができます。

また、契約の成立有無を問わず一定期間保存しておくことで、万が一税務調査に入られたときにも自信をもってデータを提示することができます。念のため見積書データはすべて保存しておくとよいでしょう。

見積書作成ソフトで簡単に見積書を作成しましょう

見積書を作成する上で使用しなければならない用紙や決められた記載方法はないため、どのような方法で作成しても問題ありませんが、見積書作成ソフトを利用することで事務作業を簡略化させることができます。

エクセルなどの表計算ソフトでもフォーマットを使用すれば簡単に見積書を作成することができますが、一度作成した見積書をそのまま請求書データに反映させることができるのは、専用ソフトならではのメリットです。

よくある質問

見積書を書くために必要なものは何ですか?

一般的に見積書を書くために必要なものは、見積書を書くための用紙、封筒、切手、見積書在中スタンプなどです。 詳しくはこちらをご覧ください。

見積書にはどのような内容を記載すればよいですか?

基本的に品目名、単価、個数など見積に関わる内容と、タイトルや宛名、発行日のようなどの書類にも必要となる項目を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。

見積書を作成する際の注意点は何ですか?

前提条件の提示や相見積もりの内容を反映させるなどの注意点があります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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