• 更新日 : 2024年4月2日

領収書をメールで送る際の文例や注意点を解説

企業で経理を担当される方の中には、領収書をメールで送ろうと考えている方もいるでしょう。領収書を1通ずつ郵送していては効率が悪く、時間も費用も余計にかかってしまいます。

本記事では領収書をメールで送る4つの方法や注意点、メールの文例について解説していきます。

領収書はメールで送っても良い

領収書をメールで送ることは法的に問題がないとされています。領収書のフォーマットは法的に定められておらず、必要事項が記載されていれば、PDFなどのファイルやメールの本文に領収内容を記載して送っても税務処理上は領収書として有効であるとされています。メールに限らず、チャットツールといった電子的な方法で領収書を送付することもできます。

これまでは領収書などの税務上必要となる文書は書面で送付する方法が一般的でしたが、電子帳簿保存法の改正などにより、今後は領収書を電子データとして送付する方法が主流になることが予想されます。

領収書を作成する際は、以下の事項が記載されていれば、税務処理状は問題ありません。送付する際は、記載事項を確認するようにしましょう。

  • 受領日
  • 受領金額
  • 但し書き
  • 支払者の宛名
  • 発行者の住所・氏名

領収書を電子的に送付する方法

領収書を電子的に送付する主な方法は以下のとおりです。

  • 紙の領収書をスキャンして送信する
  • WordやExcelなどで作成した領収書をPDF化して送信する
  • 領収書作成システムで発行して送信する
  • 領収書の代わりになるメールを送信する

ここからは、それぞれの方法について解説していきます。

紙の領収書をスキャンして送信する

書面で作成した領収書をメールで送信する場合は、スキャナやデジタルカメラ、スマートフォンなどを利用して書面をPDF化するといいでしょう。ただし、領収書をスキャンして送信する場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の適用要件に注意が必要です。

先方が読み取れる鮮明な画像を送信することや、内容の訂正・削除が行われた事実を確認できるようにすることが要件とされています。

スキャナ保存の要件は、下記の記事で詳しく解説しています。

WordやExcelなどで作成した領収書をPDF化して送信する

WordやExcelを利用して領収書を作成する場合は、ファイルをそのまま添付するのではなくPDF化して送信するようにしましょう。

WordやExcelのファイルをそのまま送信してしまうと取引先のソフトウェアやOSのバージョンによっては文字化けしてしまう可能性があるほか、領収書が改ざんされるおそれがあるからです。

領収書作成システムで発行して送信する

多くの企業と取引を行っている場合は、WordやExcelなどで1通ずつ領収書を作成していると時間がかかってしまいます。その場合、領収書作成システムを活用して領収書を発行しても良いでしょう。作成した領収書がそのままメールで送信できるほか、領収書の送付履歴などが確認できるようになるからです。

領収書代わりになるメールを送信する

WordやExcel、領収書作成システムで領収書を作成するほかに、メール本文に領収内容を記載してメール自体を領収書として送信することも可能です。

領収書としての要件を満たす記載があれば、書面やPDFでなくても領収書として認められるからです。また、メールであれば内容を改ざんできないため、証憑書類としての要件も満たしています。

領収書をメールで送信する際の文例

領収書をメールで送信する場合は、以下のような文章を作成するといいでしょう。下記のような文言を必要に応じて調整してテンプレートとして登録しておき、領収書を送付する際に利用していただければと思います。

件名:

【領収書】○月分領収書送付(添付書類1通)

本文:

株式会社○○ △△部
□□ 様

いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○です。

先日は請求いたしました「●●●●」の代金につきまして、ご入金いただき誠にありがとうございます。
○月○日付けでお振込を確認いたしました。

つきましては、○月分の領収書をメール添付にてお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
(添付ファイル:××××領収書(PDF))

ご不明な点などございましたら、○○までお問い合わせください。
今後とも、よろしくお願い申し上げます。

—————————————————
○○株式会社 △△部
○○ ○○
TEL  :00-0000-0000
MAIL :xxxx@xxx.co.jp
—————————————————

 

領収書をメールで送るメリットや注意点

ここからは、領収書をメールで送るメリットや注意点について解説していきます。

領収書をメールで送るメリット

領収書をメールで送るメリットには、以下のようなものがあります。

  • 収入印紙の貼り付けが不要になる
  • 必要なときに内容をいつでも確認できる

記載された金額が5万円以上の領収書を書面で発行する場合は、売上金額に応じた印紙税を納める必要があります。メールを含めた電磁的方法で領収書を送付する場合は書面に該当しないため、収入印紙の貼り付けが不要になります。

また、領収書をPDF化してメールで送ることにより、送った領収書をいつでも簡単に確認できるようになります。領収書を書面で送付する場合は領収書の控えを保存することになりますが、後に内容の確認が必要になった場合に、紙の領収書だと管理方法によってはすぐに見つけづらい課題がありました。しかしPDFで保存する場合は、ファイル名や検索機能を活用してすぐに確認できるようになります。

領収書をメールで送る際の注意点

領収書をメールで送る際には、以下のようなことに注意しましょう。

  • 領収書を送付する前に取引先の承諾を得ること
  • 印鑑の押印が必要か確認すること

領収書をメールで送付する場合は、取引先の承諾を得てから送付するようにしましょう。電子帳簿保存法の改正により、電子データで受領した領収書は電子保存が義務付けられているからです。

電子帳簿保存法は令和4年1月1日から施行される予定でしたが、電子化が義務付けられる企業側の準備が進んでいないため、令和5年12月31日までは猶予期間が設けられています。

取引先によっては現在電子化の準備を進めている段階であることが予想されるため、領収書をメールで送付する前に承諾を得ておくことをおすすめします。

また、印鑑の押印が必要かについても取引先に確認するようにしましょう。領収書をメールで送付する場合は原則として印鑑の押印は不要ですが、取引先によっては慣習として押印を求める場合もあるためです。

取引先とのトラブルを避けるためにも、気になることがあればその都度確認しておくほうが良さそうです。

領収書作成システムを利用して業務効率を高めよう

電子帳簿保存法の改正により、今後は領収書なども電子データでのやり取りが主流になることが予想されます。現在は企業が対応を進めるための猶予期間が設けられていますが、できるだけ早く電子帳簿保存法へ対応する準備を進めておくことをおすすめします。

電子帳簿保存法へ対応させるためにはスキャナなどの準備が必要なほか、法改正に対応したシステムの準備も必要になります。

よくある質問

領収書をメールで送信しても良いでしょうか?

はい。法的にも問題ありません。ただし取引先によっては書面での交付を希望する場合もあるため、領収書をメールで送付する前に承諾を得ておくと良いでしょう詳しくはこちらをご覧ください。

領収書を電子化する方法はどのようなものがありますか?

WordやExcel、領収書作成システムを利用してPDFを作成するほか、領収書をスキャンして送付する方法などもあります。詳しくはこちらをご覧ください。


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