- 更新日 : 2025年2月20日
履歴書を返却する送付状（添え状）の例文や無料テンプレート、書き方を解説
応募者へ履歴書を返却する際には、適切な送付状（添え状）を添えることがビジネスマナーとされています。この記事では、応募者の不採用や辞退により履歴書を返却する場合に添える送付状の例文や書き方、郵送時の注意点をわかりやすく解説します。また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意しています。ぜひご活用ください。
目次
履歴書返却の送付状の無料テンプレート
マネーフォワード クラウドでは、送付状（履歴書返却）の無料テンプレートをご用意しております。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
応募者への履歴書返却について
応募者への履歴書の返却には法的な義務はありませんが、企業として大切な対応の一つとされています。応募者は、自分の経歴や個人情報が記載された大切な書類を預けてくれているため、採用に至らなかった場合でも丁寧に扱い、返却することが望ましいとされています。
書類を返却することで、企業は個人情報を適切に管理する姿勢を示すことができ、応募者への誠実な対応は良好な関係づくりにつながります。また、応募者は将来お客様や取引先となる可能性もあるため、より一層丁寧な対応が求められます。
一般的には、不採用のご連絡と共に、お礼の言葉を添えて書類を返送することをおすすめします。この対応により、応募者の次の就職活動にも役立てていただけます。
履歴書の返却の送付状の例文
ここでは、履歴書の返却時の送付状の例文をケース別に紹介いたします。履歴書に添える送付状を書く際は、ビジネスマナーを守り、簡潔で丁寧な表現を心がけましょう。
不採用に伴う履歴書返却の送付状例文
〇〇 〇〇様
〇〇部 採用担当
〒XXX-XXXX
住所：〇〇県〇〇市〇〇町X丁目X番X号
TEL:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX
履歴書返却のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
この度は、弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考の結果、誠に遺憾ながら今回のご採用には至りませんでしたため、応募書類一式を返却させていただきます。
ご希望に添えず恐縮ではございますが、貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
選考辞退に伴う履歴書返却の送付状例文
〇〇 〇〇様
〇〇部 採用担当
〒XXX-XXXX
住所：〇〇県〇〇市〇〇町X丁目X番X号
TEL:XX-XXXX-XXXX
E-mail:XXXXXX@XXXXX
履歴書返却のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。
つきましては、応募時にお預かりいたしました、応募書類一式を同封させていただきます。
貴殿の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
履歴書の送付状の書き方
履歴書に添える送付状は1枚にまとめ、必要な情報を記載し、簡潔で読みやすい表現を心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。
送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。
- 送付年月日
- 送付先（宛先）
- 自分の氏名・連絡先
- タイトル
- 頭語と結語・挨拶文
- 本文
①送付年月日
送付状の日付には、応募書類をポストに投函する日を記入します。送付年月日は、送付状の右上に書くことが多いです。記入日ではないことに注意しましょう。
②送付先（宛先）
送付状の左上には、応募者の氏名を記載します。
③差出人情報
自社名や連絡先の情報を記載します。担当者が不在の際の問い合わせ先として、人事部門の代表番号やメールアドレスを併記しておくと安心です。また、応募者からの質問や確認事項にも対応できるよう、返送の際は送付状に問い合わせ窓口を明記しておくことをお勧めします。
④タイトル
送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「履歴書の返却につきまして」や「応募書類の返却の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。
⑤頭語と結語・挨拶文
送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。
⑥本文
送付状の本文では、同封する書類について簡潔に説明します。不採用通知と共に履歴書を返却する際は、簡潔な謝辞を添え、丁寧な印象を残すことが大切です。「貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」「今後のご活躍をお祈りしています」といった温かみのある言葉を添えることで、企業としての誠意を示すことができます。
履歴書と送付状を郵送する際の注意点
送付状は1枚に収める
送付状は簡潔にまとめ、A4サイズ用紙1枚に収まるように記載します。長すぎると相手の負担になるため、伝えたいポイントを絞って記述しましょう。また、ビジネス文書として適切な言葉遣いや敬語を使用し、礼儀正しくまとめることが重要です。
送付状は応募書類の一番上に重ねる
送付状は応募書類の表紙の役割も果たすため、一番上に重ねます。送付状があることで、相手にとって書類全体の内容や目的がわかりやすくなり、スムーズに対応してもらいやすくなります。送付状の内容が最初に目に入ることで、好印象を与えることもできます。
送付状や応募書類は折らずにクリアファイルに入れて封筒に入れる
送付状や履歴書などの応募書類は、折らずにA4サイズのクリアファイルに入れた上で封筒に入れます。封筒の規格は「角形2号」と「角形A4号」が最適です。クリアファイルは書類を保護し、折れや汚れを防ぐ役割があります。また、A4サイズの書類がそのまま収まる封筒を選ぶことで、相手にきれいな状態で書類が届くよう配慮しましょう。
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