• 更新日 : 2024年10月21日

請求書受領メールの文例は？請求書を受け取った後の業務の流れも解説！

請求書の授受はその後の支払いに関わるため、請求書を受け取ったらすぐに請求書受領メールを送り、相手に不安感を与えないようにしなければなりません。

ここでは、請求書受領メールを送付する目的やメールの書き方とマナー、送付の際の注意点などについて解説します。受領メールの文例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

請求書受領メールを送付する目的は？

請求書受領メールを送付する目的は、請求書の送り手に請求書が確かに届いたことを告知し、安心してもらうことにあります。

請求書のやり取りはその後の支払いに関わってくるため、請求書を送った側は届いたことがわからないと不安になります。領収書を受け取ったら、すぐにその旨をメールで知らせましょう。請求書受領メールを受け取った側に「この取引はきちんとしているな」と好印象を与えられ、この先も信頼関係を築くことができます。

請求書受領メールの書き方・マナーは？

請求書受領メールの書き方やマナーについて解説します。 

請求書受領メールに盛り込む内容

請求書受領メールには以下の3点を盛り込みます。

• 請求書を受領したこと
• 請求内容（「〇月請求分」「〇月〇日お支払い分請求書」「請求書No.〇など）
• 請求書の内容に誤りがあった場合はその旨を伝える

請求書受領メールを書く時のマナー

請求書受領メールには、請求書を受領したことと請求書に書かれた内容を記載しますが、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

請求書を受領したことを表す文面として「請求書を受領しました」「受け取りました」でもよいですが、ビジネスシーンでよく用いられる「拝受しました」という言葉を覚えておくと便利です。メールに添付されて請求書が送られてきた場合でも、請求書は書類なので「受信しました」という表現は使わないようにしましょう。

また「お忙しい中、迅速なご対応ありがとうございます」など、送り手への感謝の気持ちも添えましょう。

請求書受領メールの文例

請求書受領メールの書き方・マナーを踏まえ、請求書受領メールの文例を見てみましょう。

件名および本文中の「〇月分請求書」は、請求書に番号がついているときは「請求書No.×」すると相手にわかりやすいです。

また、本文中の「いただいた期日までに」は、請求書に記載された支払期日を示していますが、具体的に「〇月〇日までに」としてもよいでしょう。

請求書受領メールを送付する際の注意点は？

請求書を受け取ったら、できるだけ早く請求書受領メールを送付しましょう。

請求書を送った側は「請求書が間違いなく届いた」という連絡が来ることで、安心できます。逆に、請求書受領メールが来ないと「この取引先は大丈夫かな？」と不安になってしまいます。

また、送られてきた請求書に誤りがあった場合、その旨を送り手に伝えて再度、正しい請求書を送付してもらう必要があります。やり取りを迅速かつ円滑に進めるためにも、請求書を受け取ったら速やかに請求書受領メールを出しましょう。

ただし、夜間や休日に請求書受領メールを送ると、礼を欠いていると取られる場合があるので、送るタイミングに注意しましょう。

請求書受領後の業務の流れは？

請求書受領メールの送付も含め、請求書を受領した後の流れを押さえておきましょう。

請求書受領メールを送付する

請求書を受領したら、請求書受領メールをすぐに送ります。

経理担当者に引き継ぐ

経理担当者などに請求書を引き継ぎ、社内の承認が必要な場合は検印や捺印を行います。

支払期日ごとに請求書を管理する

受け取った請求書は「未払い分」としてまとめ、支払期日ごとに分類して管理します。支払いが終わったものは「入金済分」としてまとめるとよいでしょう。

期日までに支払処理を完了する

請求書に記載されている支払期日までに、支払処理を完了しましょう。

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受け取る請求書の数が増えてくると、管理業務が煩わしくなります。取引先によって郵送、メールなど、送ってくる手段がバラバラの請求書を整理する必要があり、支払い漏れや二重払いといったミスが起こるリスクもあります。

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領収書を受け取ったら迅速に領収書受領メールを

請求書を受け取ったら、速やかに請求書受領メールを送付しましょう。請求書を送った側は「請求書が確かに届いた」という安心感を得られ、取引先への信頼感も増します。

請求書受領メールには受領した事実と受領内容、請求書を送付してもらったことに対するお礼、支払期日までに確実に支払うことを記載します。メールの文面は丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

また、受け取った請求書は支払期日ごとに管理し、支払い漏れなどが起きないように留意しましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド請求書

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