- 更新日 : 2024年8月29日
入札書と見積書の違いは？書き方・無料テンプレート
当記事では、入札書や見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
入札書や見積書が必要なケースは？
官公庁との取引契約を結ぶ前段階で、入札が行われる場合と、見積書を提出する場合があります。これらはどのような違いがあるのでしょうか。確認しておきましょう。
入札と見積りの違いを理解しておこう
まずは、官公庁における入札と見積りの違いを解説します。
| 入札 | 一般競争入札 |
|
|---|---|---|
| 指名競争入札 |
| |
| 見積り |
| |
なお、入札は手続きが厳格に定められているため、実施に時間がかかることが一般的です。契約業務を短時間で効率的に進められるのは、見積りの方になります。
入札書と見積書は書式が異なる！
入札、見積りとも、価格や納期などを提示し、最も条件が良いところが選ばれます。
しかし、入札・見積りの際に作成される「入札書」「見積書」は意味合いや書式が異なります。主な違いを確認しておきましょう。
| 入札書 |
|
|---|---|
| 見積書 |
|
入札の実施は、厳格に規定が定められています。そのため、入札書の作成にもさまざまな決まりがあります。見積書は契約に向けての書類になるため、入札書ほどの決まりはありません。ただし、見積書の内容は仕様書に沿って作成する必要があります。
入札書・見積書や封筒の書き方・ポイント
入札書・見積書の作成方法や封筒の書き方について確認します。
仕様書をよく確認する
入札、見積りともに、官公庁が提示する条件に合ったものを提出しなければなりません。そのため、官公庁の仕様書をよく確認して作成しましょう。仕様書から外れた内容の場合、受け付けてもらえない、もしくは修正を求められる可能性もあります。
書式は官公庁が指定している場合も
入札書の場合ですが、参加事業者間の公平性を保つために、書式（フォーマット）を指定しているケースもあります。
書式が特に定まっていない場合も仕様書通りの内容で作成しましょう。
入札書の封筒の書き方について
入札の場合、入札書を封入する封筒の書き方を指定されます。
封筒について
多くの場合、A4が三つ折りで入る「長形3号」、B5が三つ折りで入る「長形4号」が指定されます。色の指定はありません。
表書きについて
封筒の表には、次の内容を記載してください。
- 発注機関の宛名
- 入札件名
- 入札番号
- 事業者の住所・名前
- 代表者名
- （代理人が入札に参加する時）代理人名
- 「入札書在中」の記載
封筒に入札書を封入したら、のり付けし、封筒の合わせ部分に押印をします。押印で使う印鑑は代表者印もしくは代理人印を使ってください。
封筒の書き方に誤りがある場合、受け付けられない可能性もあります。また、代理人が入札に参加する場合は「委任状」の添付も必要です。委任状は代表者名で作成します。代表者印も押印してください。
見積書の無料エクセルテンプレート
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このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。
見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
そもそも見積書とは？
見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。
クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。
見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。
【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点
①宛名
宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。
一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。
書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。
まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。
②差出人の名前
相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。
また、宛名同様に所在地の記載も求められます。
差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。
③見積書の通し番号
事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。
通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。
④発行日
発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。
また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。
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⑤見積もりの合計金額
見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。
⑥見積もりの内容
見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。
品目名
品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。
単価
次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。
個数
それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。
合計
品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。
⑧備考欄
備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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