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  • 更新日 : 2024年10月21日

電子帳簿保存法に対応した納品書の保存方法は？保管期間や電子化するメリットも解説

商品やサービスを提供する際、納品するものと一緒に納品先に交付する書類が納品書です。インボイス制度においては、記載要件を満たしていればインボイスとして認められるため、納品書は一定の場合に重要な役割を果たします。ここでは、電子取引で交付された納品書の取り扱いなどについて見ていきましょう。

納品書は電子帳簿保存法の対象に含まれる？

納品書について、本来、求められている機能やインボイス制度、電子帳簿保存法などにおける位置づけを改めて整理しておきましょう。

そもそも納品書とは

一般に納品書は、商品やサービスの納入時に交付される書類で、通常は商品・サービス名、数量、単価、合計額、納付先などの情報が記載されています。商品や納入サービスを受けた者は、納品書を参照しながら注文した商品やサービスの内容を確かめます。

このように、売り手が買い手に対して納入時に交付する書類が納品書であり、納品書に問題がなければ請求書発行や支払の根拠となり得ます。

注意すべきは、納品書は請求書のように直接「お金を請求する」書類ではないものの、「請求の根拠となる」書類になるということです。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、税法上保存が必要な「帳簿」や「書類」を、紙ではなく電子データで保存することを認める法律です。正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言います。

電子帳簿保存法においては、3つの制度に区分されています。表中の「書類」とは国税関係書類（決算関係書類や請求書、領収書等、国税に関連する書類全般を指します）のことであり、納品書も含まれます。

制度対象者概要
電子帳簿等保存任意自身で最初から一貫してパソコンで作成している「帳簿」や「書類」は、電子データのまま保存できる
スキャナ保存任意決算関係書類以外の「書類」はスキャナ等で読み取った電子データを保存できる
電子取引データ保存義務

法人・個人

申告所得税･法人税の帳簿や書類の保存義務のある者は、取引において電子データで「書類」をやりとりした場合には、その電子データを保存しなければならない

上記以外にも、「優良な電子帳簿」「電子取引データにおける猶予措置」など注目すべき細かな要素は多々あります。

そこで、電子帳簿保存法についていきなり多くのことを覚えるよりも、まず次の2点を押さえておきましょう。

  • 電子帳簿保存法とは

国税関係帳簿書類のうち、電子計算機を使用して作成している帳簿書類については、一定の要件の下で電子データによる保存が認められる。

  • 電子取引データ保存とは

申告所得税、法人税における帳簿書類の保存義務者が電子取引を行った場合は、電子取引により授受した取引情報は電子データにより保存しなければならない。

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答（問1ご参照）」

納品書は電子帳簿保存法の対象書類のひとつ

納品書は国税関係書類のひとつとして、請求書や預金通帳と同等の位置づけであり、「資金や物の流れに直結する書類」とされます。

取引先から納品書を紙で受け取った場合には、従来どおり紙のまま保存するかスキャナ保存が認められ、電子データで受け取った場合には電子取引における電子データ保存のルールに則り保存することが求められます。

つまり、取引先から納品書を受領した場合、下記の黄色い部分に該当するときは、電子帳簿保存法の要件を満たした上で保存しなければなりません。

納品書の受領形態保存方法
紙で受領する紙のまま保存する
スキャナ保存する
電子データで受領する電子データを保存する

電子帳簿保存法に対応した納品書の保存方法は？

先述のとおり、納品書を保存する方法として、紙のまま保存するか、電子データによるスキャナ保存や電子取引データ保存をするかとなります。それぞれの保存方法について、電子帳簿保存法を踏まえて考えてみましょう。

紙で保存する方法

従来どおり、紙で受領した納品書等を紙のまま保存する方法があります。紙での保存においては、基本的には会計帳簿と紐づけてファイリングし、ロッカーなどに格納する必要があります。ロッカーは外部者の閲覧や不用意な閲覧ができないように施錠することが基本です。

ただし、紙で受領した納品書などの書類であっても、スキャナ等で電子データにして保存することは可能です。スキャナで読み取り、紙での保管と同等であることを確認した後であれば、紙の納品書は即時に廃棄してもよいとされています。

なお、スキャナ保存のルールについては、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。

参考：参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法（スキャナ保存）一問一答（問3ご参照）」

電子データで保存する方法

電子取引により電子データで納品書を受領した場合、電子帳簿保存法の要件に沿って保存しなければなりません。

電子取引における電子データによる保存においては、最低次の要件を満たす必要があります。

  • 見読可能装置の備え付け（自社開発のプログラムを使用する場合のみ）
  • 検索機能の確保
  • 改ざん防止用に次のいずれかの措置
    • タイムスタンプが付された後のデータ授受
    • 速やかなタイムスタンプ付与
    • データの訂正削除の記録が残るシステム等を利用した授受および保存
    • 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定し運用

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法（電子取引）一問一答（問15ご参照）」

電子帳簿保存法に対応した納品書の保管期間は？

納品書は国税関係書類に該当します。国税関係書類の保管については、所得税法や法人税法、さらには消費税法に規定されています。

個人事業主の納品書は5年間または7年間

所得税法第148条において「帳簿書類を保存しなければならない」とされており、白色申告でも青色申告でも納品書については、5年間保存しなければなりません。

また、消費税において課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等やインボイス発行事業者として交付したインボイスの写しや提供した電子データについては、7年間保存しなければなりません。

参考：所得税法第148条 | e-Gov

個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁、「事業所得や不動産所得等のある方には帳簿の記帳･保存義務があります！」

法人の納品書は原則7年間

法人税法第126条においても所得税法と同様に「帳簿書類を保存しなければならない」とされ、白色申告でも青色申告でも7年間保存することとされています。

さらに、青色申告書を提出した事業年度で青色繰越欠損金が生じた事業年度、または青色申告しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間の保存が必要となります。

なお、法人も消費税に関する書類等の保存期間は7年です。

参考：法人税法第126条｜e-Gov

No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁、

No.6621 帳簿の記載事項と保存｜国税庁

納品書を電子データで保存するメリットは？

納品書に限りませんが、国税関係書類を電子データにより保存するメリットをいくつか挙げておきます。ペーパーレス化は、業務の効率化やコストの削減に貢献し、企業の生産性向上につながりますが、検討するにあたっては長期的な視野で考えることが大切です。

保管コストの削減

紙での保存では、ロッカーなどの保管スペースの確保やファイリングなどのコストが発生しますが、電子データでは不要になります。データとしての保存であるため、保存した書類の変色や破損といったトラブルも発生しません。

検索性の向上

紙に比べて、過去の納品書の検索を行いやすくなります。クラウドシステムやパソコン上で検索機能を使用でき、「日付」「取引金額」「取引先名」などをキーにして必要な書類を手早く見つけることが可能です。紙の書類に比べ、探す時間と労力が大幅に削減され、業務効率が向上します。

紛失・劣化リスクの低減

電子データでの保存では、紛失や劣化のリスクが大きく軽減されます。物理的な紙での保管では、誤って廃棄したり、経年劣化によって文字が読めなくなったりするリスクが考えられます。

これに対し、電子データ保存では常に同じ状態で保存でき、かつ、バックアップの作成も容易なため、情報を安全に長期間保存できます。

納品書を電子データで保存するときの注意点は？

納品書を電子データで保存するときの注意点としては次の点が挙げられます。

業務フロー変更時における内外の適応性

電子データで保存することになると、今までと異なった業務フローとなります。新しい業務手順や新システムの導入への対応について、従業員がその手順や操作方法に慣れるまでに時間がかかる場合があります。

また、導入当初は思ったように進まないこともありますが、実際に担当する者からの声を大事にし、担当者不在の業務変更にしないことが大切です。

また、取引先についてもすぐには協力を得られないこともあります。

内外を問わず新たな業務フローとなる場合には、新業務への適応性はさまざまであることを理解し、余裕を持ったスケジュールにより「紙」から「データ」へ変えて行きましょう。

マネーフォワード クラウドなら納品書の電子データ保存が簡単に！

電子帳簿保存法への対応により、従来の紙での保存に比べコスト、時間ともに大幅に削減することができますが、問題は「どのように電子化するか」ということです。電子帳簿保存法の3区分である「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」について、どれをどこまで対応するかによって対応も異なります。

そこで電子化対応では、一度にすべてを大改革するのではなく、社内の状況に合わせて着手しやすいところから「段階的に」進めることをおすすめします。

マネーフォワード クラウドには、会計ソフトだけでなく、経費精算、債務支払、請求書など会社の状況に合わせるべく、さまざまなツールが準備されています。納品書の電子データ保存ももちろん可能です。

それぞれのシステムでは電子帳簿保存法の3区分への対応が明確化されているため、電子帳簿保存法を会社の状況に合わせて段階的に取り入れやすいと言えるでしょう。

参考：電子取引・電子帳簿保存法なら会計ソフトのマネーフォワード クラウド

電子帳簿保存法の改正にはご注意！

電子帳簿保存法は、電子申告が導入される前の1998年に制定されて以来、時代とともに実に多くの変遷をたどってきました。2005年にスキャナ保存が認められ、2015年には大幅な要件緩和があり、それ以降も多くの改正を重ねてきました。

それは、社会の電子化の進展に合わせ、より多くの書類を電子データで保存できるように、要件が見直されてきたからとも言えます。

電子帳簿保存法は、今後も、技術の進歩や社会環境に合わせて改正されていく可能性があるため、常に最新の法令を確認することが重要と言えます。

参考：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律｜ e-Gov


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：岡 和恵　（税理士 / CFP）

    大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

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