- 更新日 : 2024年8月29日
前提条件を記載する見積書の書き方・無料テンプレート
当記事では、前提条件が記載された見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
前提条件が記載された見積書が必要なケースは？
システム構築などIT関連では見積もりの段階で前提条件を付すことはよく行われるものの、見積書に前提条件を記載することは一般的ではありません。しかしながら、取引の透明性を高め、トラブルと予防するために、前提条件を記載した見積書が必要なケースがあります。特に以下のようなケースで必要となるので紹介します。
見積段階で仕様や要求、納期などが未確定な場合
見積段階で商品の仕様やサービスの詳細、納期が未確定な場合、前提条件を明確に記載することで発注者の誤解を防ぎます。
例えば、新規プロジェクトや複雑なシステム開発などで最終的な仕様が見積段階で確定していない場合、前提条件を記載することにより、後の変更や追加コストについての議論をスムーズに進めることができます 。
また、原料価格の変動が予想される商品の場合、一般消費者に対して提示する見積書にも前提条件を記載することがあります。
見解の相違によってトラブルが発生することが予見される場合
複雑な取引や多くの要素が絡む取引では、見解の相違によってトラブルが発生することがあります。見積書に商品価格や支払条件などの前提条件を明確に記載することで、双方の認識を一致させ、トラブルを未然に防ぐことができます。
特に口頭で取引内容を伝えていた場合、個人の裁量が大きく担当者により言っていることが違う場合だと、前提条件が明確に共有されていないとトラブルが起こりやすくなります。
前提条件が記載された見積書の書き方・ポイント
見積書に前提条件を記載することで、発注者と受注者の認識のズレをなくし、取引を円滑に進められるといったメリットがあります。こちらでは、前提条件が記載された見積書の具体的な書き方とポイントについて詳しく解説します。
業務範囲について明確にしておく
見積書に業務範囲を明確に記載することで、発注者との間で何が含まれるのか、何が含まれないのかを明示できます。取引開始前に双方の意見を調整し、後々のトラブルを防ぐためには重要です。
具体的な業務内容の記載
業務内容について、プロジェクトナンバー、品番、数量、プラン名などわかりやすく記載しましょう。例えば自社Webサイトの開発を依頼する場合、「プロジェクト100、Webサイト開発プラン（デザイン、設計、システム開発）」というように記載すると双方がわかりやすいでしょう。
範囲の特定
範囲が不明確な場合、後で追加料金が発生する可能性があるため、できるだけ詳細に業務内容を特定しておきます。例えば、「Webサイトのデザインとコーディングは含むが、SEO対策やコンテンツ作成は含まない」といった具体的な内容を記載します。
想定されるリスクを具体的にしておく
見積書に想定されるリスクを具体的に記載することで、リスク管理がしやすくなり、トラブルが発生した際の対応もスムーズになります。
リスクの明示
「納品遅延のリスクがある場合、その理由と対応策を明示する」など、具体的なリスクを記載します。
対応策の提示
リスクが発生した場合の対応策も合わせて記載しておくことで、発注者に安心感を与えることができます。納品遅延が発生した場合は、「即時に通知し代替案を提供する」といった具体的な対応策を記載します。
先方とすり合わせをしっかりとしておく
見積書の前提条件を記載する前に、双方の認識を一致させ、後のトラブルを防ぐためにも先方と十分なすり合わせを行うことが重要です。
詳細なヒアリング
発注者のニーズや要望を詳細にヒアリングし、それにもとづいて見積書を作成します。これにより、発注者の要望を見積書に反映することが可能となります。
確認と承認
見積書の内容を発注者と確認し正式な承認を得ることで、後々の変更やそれに伴う取引内容の修正を防ぐことができ、見積書の信頼性を高めることができます。
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見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
そもそも見積書とは？
見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。
クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。
見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。
【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点
①宛名
宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。
一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。
書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。
まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。
②差出人の名前
相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。
また、宛名同様に所在地の記載も求められます。
差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。
③見積書の通し番号
事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。
通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。
④発行日
発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。
また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。
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⑤見積もりの合計金額
見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。
⑥見積もりの内容
見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。
品目名
品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。
単価
次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。
個数
それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。
合計
品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。
⑧備考欄
備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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