- 更新日 : 2024年10月21日
領収書は電子化・ペーパーレス化できる？メリットや注意点も解説！
領収書の電子化とは、紙の領収書をPDFなどの「電子データ」にすることを言います。領収書などの電子化によって経費削減や作業効率アップなどが期待され、さらに資源保護の観点からも推奨されます。
この記事では、領収書等の電子化・ペーパーレス化について、メリット・デメリットや紙からPDF等への切り替えにおける注意点などを解説します。
目次
領収書は電子化・ペーパーレス化できる？
取引において、紙でやり取りをしている領収書を電子化・ペーパーレス化することは様々な方法で可能です。
ここで、まず「電子化」について明らかにしておきましょう。一般に領収書や請求書の電子化というと、書類を紙媒体から電子データにすることであり、その際、PDFファイルなどにして「目で確認できる」データに変換することを言います。したがって、一般に電子インボイスと言うと、インボイス（適格請求書）をPDFファイルにしたものを指します。
これに対し、「デジタルインボイス」とは、ただ領収書を電子化（デジタル化）するだけでなく、電子文書全般をネットワークでやり取りするための国際標準規格（Peppol）があり、この規格に沿った形で電子文書をやり取りするものです。
紙の領収書等を電子データに変換する電子化・ペーパレス化はパソコンやスキャナでもできますが、国内では「デジタルインボイス」として実際に運用するまでには進んでいないと言えます。
したがって、デジタルインボイスが出回っていない現時点ではまだ問題ありませんが、将来、「電子請求書」「電子領収書」といった場合には、どちらを指しているのか気を付けるほうがよいでしょう。
また、電子化とペーパーレス化も全く同じ意味では使われず、「書類の電子化によって会社全体のペーパーレス化を推進する」などと、ペーパーレス化はより広い意味で使われることが多いです。
領収書を電子化・ペーパーレス化するメリットは？
領収書を電子化、ペーパーレス化するメリットは多々あります。領収書には得意先に発行した領収書の控え【発行側】と、業者から受領した領収書【受領側】があるため区分を付しています。
コストの削減【発行側】
領収書の電子化によって、印刷コストや保管コストを大幅に削減することができます。紙の領収書発行に必要な用紙代やインク代、保管用のファイルや倉庫に係るコストが不要になります。
資料の検索の効率化【発行側】【受領側】
保管している領収書を再度確認するために、探すことはよくあります。電子化していると、発行日や金額などの条件で検索しやすいため、必要な資料を素早く見つけることが可能です。経理業務の効率も向上し、時間の節約につながります。
紛失や劣化のリスク低減【主として受領側】
現物としての「紙」ではなく、電子データとして保存することで、資料の紛失や劣化のリスクを減らすことができます。クラウド上にバックアップを取れば、万が一の災害時でも心配は要りません。
領収書を電子化・ペーパーレス化するデメリットは？
領収書の電子化・ペーパーレス化におけるデメリットも考えられます。同様に、発行した領収書の控え【発行側】と、受領した領収書【受領側】の区分を付して説明します。
導入コストの発生【発行側】
書類データ化のためのシステムを導入する際には、初期費用が発生します。領収書だけの電子化ではなく、見積書や納品書、請求書も電子化することになると、ハードウェアやソフトウェアの購入、クラウドサービスの契約などにある程度コストがかかります。
セキュリティ対策のコスト発生【主として受領側】
物理的に「紙」で倉庫に保管している状態では、盗難リスクは限定的であると言えます。しかし、電子データでの保管は、サイバー攻撃や不正アクセスのリスクにさらされる可能性があります。
電子化されたファイルは、適切なセキュリティ対策を講じる必要があり、追加コストや専門知識が必要になる場合があります。
電帳法への対応等【主として受領側】
国税関係帳簿書類を電子保存する場合には、電子帳簿保存法（以下、「電帳法」）に基づく要件を満たす必要があります。電子取引やスキャナ保存をする場合には、タイムスタンプの付与や改ざん防止措置などの要件に対応する必要があり、対応のための時間やコストがかかります。
また、業務フローが大きく変わるため、従業員教育のための時間やコストも考える必要があります。
領収書を電子化・ペーパーレス化する方法は？
領収書を電子化する方法にはいくつかあります。これらについても発行側と受領側を意識した代表的なものを見てみましょう。
スキャナ等を利用する【主として受領側】
紙で受領した領収書をスキャナで読み取り、PDFファイルなどのデータに変換する方法です。領収書は、電帳法においては「重要書類」に分類されるため、帳簿との相互関連性の確保が求められる点などが要注意です。また、スキャナ保存の時期によっては電子データにタイムスタンプが求められます。
なお、電帳法で言う「スキャナ」とは紙の領収書などを電子データに変換する入力装置全般を指し、「スキャナ」「複合機」とされる機器やスマートフォンやデジタルカメラ等についても「スキャナ」に含まれます。
参考：
スキャナ保存関係｜国税庁、「はじめませんか、書類のスキャナ保存」
電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法【スキャナ保存関係】一問一答」P4、P6ご参照
専用システム等を利用する【発行側】
電子領収書発行システム等を導入し、システム上で電子的に領収書を作成する方法です。システムを選定する場合には、電帳法の要件に対応したシステムを選ぶことが重要です。
また、クラウド型の会計ソフトを利用して、システム上で電子領収書を作成することも可能です。日本文書情報マネジメント協会（JIMA）が電帳法の要件を満たしていると判断したものから選択すると安心でしょう。
参考：
PDFを作成する【発行側】
マイクロソフト社のWordやExcelなどにより作成した領収書は、保存形式をPDFとすることができます。ただし、1件ずつ手作業で入力する必要があり、大量の領収書を発行する場合は非効率的です。
領収書発行を電子取引で行う【発行側】【受領側】
紙での授受をやめ、取引先と直接電子データで領収書を授受する方法です。電子での領収書の発行においては、顧客の了解が必要な場合もあるでしょう。
また、この場合は電帳法の「電子取引」の要件を満たす必要があります。要件には、改ざん防止のための措置をとり、「日付・金額・取引先」で検索ができるなどがあります。
参考：電子取引関係｜国税庁、「電子取引データの保存方法をご確認ください」
領収書を電子化・ペーパーレス化する際の注意点は？
電子的に領収書を授受する場合の注意点としては、次のことなどが挙げられます。
スキャナ利用について【発行側】
自社が一貫してPCで作成した領収書については、スキャナ保存ではなく、オリジナルの電子データの保存が認められます。自社にて一貫してパソコンで作成した書類をわざわざ紙に印刷して、スキャナ保存することは認められないので注意が必要です。
ただし、自己が手書きで作成した書類の控えをスキャナ保存することは認められます。
参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法一問一答」P3ご参照
保存要件について【発行側】【受領側】
スキャナで電子化した領収書等の保存要件については、次の項目で詳しく述べますが、データを保存する前に「画像の品質（解像度）」や「タイムスタンプ」については気を付けたいものです。
電帳法において、スキャナ保存における画像の品質は「スキャニング時の解像度である25.4ミリメートル当たり200ドット以上」と定められています。これは、読み取った書類の大きさと画素数を基に判断することになります。詳しくは下記の問25、26等を参考にしてください。
参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法【スキャナ保存関係】一問一答」P18ご参照
タイムスタンプとは、その電子データがある時点で存在していたことやその時点から改ざんされていないことを証明する技術を言い、第三者（時刻認証局：TSA）が付ける情報のことです。存在証明用には「時刻情報」を、非改ざん証明用には一定の仕組みで作成された「ハッシュ値」等を用います。
タイムスタンプを付けるためには費用がかかるため、タイムスタンプを付与する代わりに、入力期間内に訂正削除履歴の残るシステムに格納する方法もあります。
参考：
電子帳簿保存法一問一答｜国税庁、「電子帳簿保存法【スキャナ保存関係】一問一答」P22ご参照
電子帳簿保存法に対応した領収書の保存要件は？
電帳法に対応した領収書の保存要件についてはケース別に考える必要があります。
| 立場 | ケース | 該当する保存要件 |
|---|---|---|
| 発行する領収書（控えを保存） | 電子データで発行する場合 | 電子取引の保存要件 |
| 手書きで発行したものをスキャナ保存する場合 | スキャナ保存の保存要件 | |
| 受領する領収書 | 電子データで受領する場合 | 電子取引の保存要件 |
| 紙で受領したものをスキャナ保存する場合 | スキャナ保存の保存要件 |
電子取引における保存要件
電子取引による領収書等を保管する場合には、その保管のためのシステムが自社開発であるなら、システムの概要を記載した書類の備付けが必要となります。
そして、次の2つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保
保存されたデータが改ざんされていないことを明らかにする次のいずれかの措置を行うこととされます。
- タイムスタンプが付与されたデータの授受
- データ受領後遅滞なくタイムスタンプ付与
- データの訂正・削除履歴の管理ができるシステム利用
- データの訂正削除防止に関する事務処理規定の備え付け
可視性の確保
保存されたデータを検索・表示できるようにしなければなりません。
- PC、ディスプレイ、プリンタなどの備え付け
- 「日付・金額・取引先」の3項目での検索ができる 等
ただし、企業の状況によって猶予措置の適用を受けられることがあります。
参考：
パンフレット｜国税庁、「電子取引データの保存方法をご確認ください」
スキャナ保存における保存要件
スキャナ保存においては、保存の対象となる書類を「重要書類」「一般書類」「過去分重要書類」に区分し、それぞれの書類区分に求められる要件を満たす必要があります。細かなルールが数多く設けられているため、スキャナ保存に対応するシステムを利用することが一般的です。
パンフレット｜国税庁、「 はじめませんか、書類のスキャナ保存」
領収書を電子化・ペーパーレス化するならマネーフォワード クラウド
領収書発行業務においても、社内ペーパーレス化に貢献する使い勝手のよい請求書ソフトがあり、マネーフォワード クラウド請求書もその一つです。
マネーフォワード クラウド請求書は「見積書 → 納品書 → 請求書 → 領収書」の流れで書類を簡単に変換できるクラウド型請求書ソフトで、ソフトで作成された領収書をそのまま取引先に送付することも可能です。
発行する請求書について、下書き、送付済み、先方受領済み、入金済みなどのステータスを一覧で確認しながら処理を進めることができます。
また、PDFダウンロードや印刷も可能であり、電子化しない場合にも対応できます。
電子帳簿保存法の要件をよく理解しよう!
電帳法については、令和6年より電子取引の場合の電子データ保存は、関係するすべての事業者の必須要件となりました。電子データでやりとりした場合には、作成側であってもデータの控えを保管しておく必要があるため気を付けましょう。
電子取引における電子データ保存に比べてスキャナ保存は少し保管へのハードルが高いので、まずは電子取引におけるデータ保存をしっかりと進めるべきでしょう。
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