- 更新日 : 2025年2月14日
保険証を郵送する際の送付状（添え状）テンプレート、例文や注意点
保険証は、退職や扶養から外れるなどの理由で使用できなくなる場合に返却が必要です。事情により郵送が必要な場合は、安全性を考慮して確実な方法で返却することが重要です。この記事では、保険証を郵送する場合の注意点や送付状の例文、書き方を解説します。
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目次
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保険証は郵送で返却してもよい？
保険証の返却は、基本的には担当者への直接手渡しが望ましいとされています。しかし、何らかの理由で直接返却が難しい場合は、郵送での返却も認められることが多いです。ただし、郵送する際は、安全性と確実な到達を考慮した方法を選ぶ必要があります。
保険証を郵送で返却する場合の注意点
退職に伴い返却が必要となる健康保険証を郵送する場合に、気を付けるべき点について解説します。
退職から5日以内に返却を
理想としては退職日に直接返却するのが望ましいですが、郵送する場合は退職後5日以内に返却するようにしましょう。退職日の翌日から保険証は利用できなくなります。
失効した保険証は使用しない
退職日の翌日以降、保険証は資格を失効します。失効後に誤って保険証を使用した場合、医療費の返還を求められることがあるため注意が必要です。保険証が手元にあると誤使用のリスクが高まるため、速やかに事業所の担当者へ返却しましょう。
確実な郵送方法を選択する
郵送時には、事業主に連絡を取り、返送先の住所や担当部署、担当者名を正確に確認しましょう。普通郵便では紛失や破損のリスクがあるため、配達状況を追跡できる一般書留、または引受と配達の記録が残る簡易書留を利用するのが安心です。
保険証の送付状の例文
退職に伴う返却
X年X月X日
株式会社 ●●●●
●●●部 御中
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
氏名：●● ●●
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX
保険証の返却につきまして
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
X年X月X日付けで退職しました●●●でございます。
このたび、退職に伴い健康保険証を返却させていただきます。
長らくお世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。貴社のご発展をお祈り申し上げます。
敬具
扶養の削除に伴う保険証の返却の例文
X年X月X日
株式会社 ●●●●
●●●部 御中
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
氏名：●● ●●
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX
保険証の返却につきまして
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
X年X月X日付けで退職しました●●●でございます。
このたび、扶養者の削除手続きに伴い、該当の健康保険証を返却させていただきます。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
敬具
書類送付時の送付状の書き方
送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。
送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。
- 送付年月日
- 送付先（宛先）
- 差出人情報
- タイトル
- 頭語と結語・挨拶文
- 本文
①送付年月日
送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。
②送付先（宛先）
送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。
また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。
③差出人情報
自身の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。
④タイトル
送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「保険証送付のご案内」や「保険証送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。
⑤頭語と結語・挨拶文
送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。
⑥本文
送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「このたび、退職に伴い健康保険証を返却させていただきます。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。
保険証と送付状を郵送する場合の注意点
「保険証在中」と封筒に明記しない
保険証は封筒の表面に「保険証在中」と封筒に明記してはいけません。書類を郵送する場合、「○○在中」と記載することがありますが、保険証の場合は避けるべきです。保険証は重要な身分証明書であり、封筒に「保険証在中」と記載すると、第三者に悪用されるリスクがあるためです。
「保険証在中」の代わりに、「親展」（宛名本人以外は開封禁止という意味）と赤字で宛名の左下に書きます。
送付状は一番上に添える
保険証を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。
封筒の裏面には〆マークを書く
封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。
郵送は普通郵便ではなく書留で送るのが安心
保険証は本人確認書類としても使用できる大切な書類のため、ポスト投函される普通郵便ではなく、対面で手渡しされる簡易書留や一般書留で送るのが安心です。一般書留を利用すると、引き受けから配達までの配送経路が記録されますが、簡易書留でも引き受けと配達の記録が残るため、通常はこちらで十分です。
また、封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書き、封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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