- 更新日 : 2024年4月12日
Wordで領収書を作る方法は？テンプレートをもとに解説
Wordで作成した領収書も、取引年月日や発行者名、受領者名、受取金額、但し書きなどの必要項目が記載されていれば、正式なものとして認められます。
この記事では、領収書をWordで作る方法と、テンプレートを紹介します。
目次
領収書のWordテンプレート/ひな形
領収書をWordで作る際に便利なテンプレート/ひな形は、以下のリンクから無料でダウンロードできます。
また、領収書のExcelテンプレート/ひな形は、Word以上にラインナップがありますので、こちらも併せてぜひご利用ください。
領収書はWordで作っても良い
領収書をWordで作ることに問題はありません。
領収書は金銭を支払ったという事実を証明するための書類であり、記載すべき内容は以下の5項目です。
- 取引年月日
- 発行者名
- 受領者名
- 受取金額
- 但し書き
ただし、受取金額が5万円以上の場合は、対応する額の収入印紙を貼付する必要があります。
以上の項目が記載された書類は、たとえばレシートなど、どのような形式のものでも領収書として取り扱うことが可能です。したがって、もちろんWordで作成した領収書も、正式なものとして認められます。
Wordで作成した領収書を取引先に渡す方法には、以下の3つがあります。
- 記載項目をWord上で入力し、印刷して渡す
- テンプレートだけ印刷し、手書きで記入して渡す
- 記載項目を入力したWordファイルをPDFに変換し、メールに添付して送る
上のうちどの方法でも問題はありません。
ただし、記載項目を入力したWordファイルを、そのままメールに添付して送るのはやめましょう。Wordファイルは内容の変更を簡単にできるため、領収書が改ざんされるおそれがあります。また、取引先のPC環境によってはレイアウトが崩れたり、文字化けしたりする可能性もあります。作成したWordファイルの領収書をメールに添付する際には、必ずPDFに変換しましょう。
なお、メールに添付して送る場合、収入印紙の貼付は不要です。
Wordでの領収書の作り方
Wordで作成する領収書に記載する必要がある主な項目は以下の通りです。
タイトル
ひと目で領収書だとわかるよう、フォントサイズを大きくし、中央寄せするなどの工夫をしましょう。
日付
実際に支払いが行われた日付を記載します。
宛名
「上様」と記載するのは必ずしも間違いではありませんが、正式名称を書いたほうが税務調査などの際に不正が疑われる可能性を減らせます。
金額
改ざんを避けるため、金額の先頭には「￥」を、末尾には「※」や「－」を付け、3桁ごとに「,」で区切りましょう。
但し書き
「お品物代」などとせず、具体的な品目の内容を記載したほうが、経費として認められない可能性を減らせます。
発行者
発行者の正式名称と住所・連絡先を記載しましょう。
なお、領収書の書き方については以下の記事でも詳しく解説しています。
領収書をWordで作る際の注意点
領収書をWordで作る際の注意点を解説します。
計算式を使う場合はExcelが便利
Wordはさまざまな書類を手軽に作成できますが、計算式の使用には不便です。領収書で計算式が必要になる場合には、WordではなくExcelのほうが作成しやすいでしょう。
控えは必ず保管しよう
領収書を作成したら、その証拠を残すため、必ず控えを保管する必要があります。たとえば、取引先から「領収書の金額を確認してほしい」と頼まれた際などは、控えがなければ調べようがありません。領収書の控えがないため、不利な取引条件を飲まなければならないなどのトラブルもあり得ることです。
また、領収書の控えは確定申告の証拠書類としても、保管する必要があります。領収書控えの保管年数は、法人の場合は原則「7年」、個人事業主の場合は原則「5年」とされています。
領収書控えの保管は、PDFファイルをメール添付して送った場合は、送付したメールにデータとして証拠が残るため、それで問題ありません。
印刷したものを渡す場合は、2枚印刷し、2枚に割り印を押したうえで1枚を控えとして保管します。印刷したテンプレートに金額などを手書きで記入した場合には、コピーを取り、割り印を押したうえで1枚を保管しましょう。
2023年10月からはインボイス制度の対応が必要
領収書の記載項目は法改正によって変更になる場合があるため、注意が必要です。2023年10月からは、インボイス制度が開始されるため、領収書の記載もそれに合わせなければなりません。
領収書の記載項目は、前述の5項目に加え、適格請求書として発行する場合には以下の項目の記載が必要です。
- 登録番号
- 適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
また、適格簡易請求書として発行する場合には、以下の項目の記載が必要です。
- 登録番号
- 適用税率または税率ごとに区分した消費税額
領収書をWordで作るならテンプレートの利用を！
領収書はWordで作って問題ありません。必要な項目を記載すれば、正式なものとして認められます。
本記事で提供するテンプレートを利用すれば、作成も手軽です。領収書はWordで作り、事務効率をアップしましょう。
よくある質問
領収書はWordで作れますか？
Wordで作った領収書も、必要な項目が記載されていれば正式なものとして認められます。詳しくはこちらをご覧ください。
領収書をWordで作る際の注意点はありますか？
Wordで領収書を作る際の注意点として、計算式を使う場合はExcelのほうが便利なこと、控えを保管する必要があること、2023年10月からはインボイス制度に対応する必要があることなどが挙げられます。詳しくはこちらをご覧ください。
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