• 更新日 : 2024年11月1日

源泉徴収票を送る送付状テンプレート、例文や書き方を解説

会社から源泉徴収票を退職者や休職者など必要な方に郵送する際、確実に届く方法を選択し、内容が分かりやすいように送付状を添えて送ることが大切です。この記事では、源泉徴収票の送付に関する注意点と、送付状の例文・書き方について解説します。

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源泉徴収票に送付状は必要？

源泉徴収票を郵送する際には、個人宛でも送付状を添えることがビジネスマナーです。送付状には、書類の内容や目的を簡潔に記し、受領者がすぐに理解できるように配慮します。また、連絡先を記載することで、相手が不明点を問い合わせやすくなり、信頼感も高まります。

源泉徴収票を送る送付状の例文

個人宛に源泉徴収票を送る場合の送付状は、会社宛よりも丁寧で親しみやすい表現を使いてもかまいません。宛名にはフルネームに「様」を付けます。内容も簡潔にまとめ、不明点があれば直接担当者へ問い合わせられるよう、連絡先を記載しましょう。

退職者に源泉徴収票を送る送付状の例文（個人宛）

一般的な源泉徴収票の送付状の例文（個人宛）

源泉徴収票の送付状の無料テンプレート

マネーフォワード クラウドでは、送付状の無料テンプレートをご用意しております。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。

源泉徴収票を送る送付状の書き方

源泉徴収票の送付状は1枚にまとめ、相手がすぐに内容を把握できるように心がけましょう。また、不明点について問い合わせしやすいように、連絡先を明記することも大切です。以下の項目を含めることで、伝わりやすい送付状を作成できます。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文
7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には送付日を記載しておくと、相手側が書類を受領した時期を把握しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、送付先が誰であるかを明確にするために相手の氏名を記載します。その際、氏名の漢字に誤りがないよう細心の注意を払いましょう。

③差出人情報

送付者の情報（会社名、担当者名、連絡先など）を記載しておくと、相手が不明点を確認したい場合にスムーズに連絡が取れるようになります。

④タイトル

送付状には内容を示すタイトルを付けましょう。「源泉徴収票送付のご案内」や「源泉徴収票送付のお知らせ」など、簡潔で内容が一目で分かる表現がおすすめです。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」などの頭語を用い、文末には「敬具」といった結語で締めくくるのが一般的です。また、挨拶文には相手への配慮を示すための一言や、季節の挨拶を加えると、より丁寧で心のこもった印象を与えられます。例えば、「拝啓　晩秋の候、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます」「拝啓　日増しに秋も深まってまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。」など季節の挨拶と相手の健康を気遣う一言を添えることで、丁寧で温かみのある印象を与えられます。

⑥本文

簡潔に何の書類を送付しているのか、また必要な補足説明や挨拶を添えます。例えば、「源泉徴収票を同封いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。」などです。

⑦送付内容（記・以上）

本文の次に、送る書類や内容を箇条書きにします。「記」と書いて「源泉徴収票　1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。
なお、「記」は見出しとして中央揃えに配置し、「以上」は右揃えに配置することで、記書き部分が完結していることを示します。

送付状を郵送する際の注意点

送付状は一番上に添える

源泉徴収票を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。

封筒の裏面には〆マークを書く

封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。

封筒の宛先と差出人を正しく記入する

宛先と差出人の情報を正確に記入します。また、差出人には自社の名称や部署名、担当者名、連絡先を明記しておくことで、書類に不備があった場合にスムーズに連絡を取れるようにします。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

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