• 更新日 : 2024年4月2日

領収書をPDFで電子発行するなら?作成方法やメリットを解説

領収書をPDFで電子発行するなら?作成方法やメリットを解説

領収書をPDFファイルとして電子発行すると、メールに添付して送信できるようになるため、郵送やファックスの手間・コストを削減できます。ここでは、領収書がそもそもPDFファイルとしても効力はあるのか、またPDF化の具体的な手順やメリット、注意点について説明します。

領収書はPDFとして発行してもいい?

領収書をPDF化することで、メールなどで送信できるようになります。送料なしに送れるだけでなく、瞬時に相手に届くので急ぎのときにも役立つでしょう。また、領収書は電磁的方法で発行しても、法的には証憑書類として認められます。

領収書とは

そもそも領収書とは、金銭を受け取ったという事実を証明する書類です。実店舗で買い物をすると領収書ではなくレジで発行された「レシート」を受け取ることがありますが、これも領収書としての役割を果たす項目が記載されていれば、領収書として扱うことができます。

領収書について詳しくは以下の記事で説明しています。無料のエクセルテンプレートもありますので、領収書を発行するときにはぜひご活用ください。

領収書の適切な発行方法

領収書の発行方法は特に指定されていません。手書きやパソコンで作成して印刷したものをはじめ、PDFデータとして作成されたものでも問題ありません。

領収書に書くべき項目

領収書には、以下の項目を記載します。

  • タイトル(領収書)
  • 発行日
  • 金額
  • 但し書き
  • 宛名
  • 発行者情報

また、5万円以上の代金を領収する場合は、収入印紙も必要になります。5万円未満のときは収入印紙の貼付は不要です。

領収書をPDF化するやり方

領収書をPDF化すると、メールに添付するなどしてオンラインで送付できるようになります。急ぎのときでもスムーズにやり取りできるため、PDF化の方法を覚えておきましょう。

紙の領収書をPDFにする場合

すでに紙の領収書を作成している場合には、スキャナーで読み込み、PDFとして保存します。スキャナーを使ってPDF化するときは、紙の領収書を残しておくと二重請求を疑われるリスクがあります。スキャン後は速やかに紙の領収書を破棄しましょう。

エクセルなどで作成した領収書をPDFにする場合

領収書をエクセルで作成し、保存時のファイル形式として「PDF」を選択する方法もあります。慣れれば簡単に作成できるだけでなく、紙の領収書をPDF化する際とは違って作成する領収書は1枚のみであるため、二重請求のリスクも回避できます。

エクセルで領収書を作成するときは、テンプレートの利用が便利です。以下から無料でテンプレートをダウンロードできるので、ご活用ください。

領収書をPDF化した際のファイル名のつけ方

ファイル名に請求年月、取引先、取引内容を記載しておくと、ファイルを開けなくても内容がわかるので、書類検索の時間を大幅に短縮できます。命名方法は法律で定められていませんが、自社でわかりやすいようにルール化しておきましょう。

例えば次のようなファイル名なら、見やすく検索性も高いと言えます。

  • 202306_A社_領収書
  • 20230610_A社_領収書01

領収書をPDFにするメリット

紙の領収書ではなくPDFとして領収書を作成することには、次のようなメリットがあります。

  • 保存がしやすい
  • コスト削減になる

それぞれについて説明します。

保存がしやすい

PDF化された領収書なら、パソコン内に保存できます。また、検索できるため見つけやすい点もメリットです。

コスト削減になる

紙代、インク代、切手代、封筒代などが不要になります。印紙税も不要になるため、収入印紙代も節約できます。

領収書をPDFにする際の注意点

紙の領収書を発行してPDF化する場合、二重発行とならないように注意する必要があります。また、今まで紙の領収書を送付していた場合、急に変更すると取引先が混乱することもあります。事前に、取引先に領収書をPDF化するための了承を得ておきましょう。

領収書のPDF化でコスト削減を実現しよう

領収書をPDF化することにはメリットが多くあります。データとして保存できるので、ファイルボックスや書類棚を準備する必要がなくなります。データ名で検索できるため、領収書を探す手間も軽減されます。

また、コスト削減につながることもPDF化のメリットです。紙代や印紙税代などの節約のためにも、PDF化するようにしましょう。

よくある質問

領収書はPDFで発行しても証憑書類として有効?

領収書の発行方式に決まりはないため、PDFも証憑書類として有効です。ただし取引先が紙の書類以外を領収書として認めていないこともあるので、事前に了承を得ておくことが必要です。詳しくはこちらをご覧ください。

領収書をPDFにする方法は?

紙の領収書を作成してスキャナーで読み込み、PDF化できます。エクセルなどで作成して、保存形式としてPDFを選ぶことでもPDF化が可能です。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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