- 更新日 : 2024年10月17日
送付状の三つ折りのマナーは？折り方や封筒への入れ方について解説
三つ折りはビジネス文書を郵送する際によく使われる折り方です。折り方や封筒への入れ方のマナーに沿って郵送することで、相手への好印象につながるでしょう。一方で、折ること自体がふさわしくない書類もあるため、注意が必要です。本記事では送付状を含めた書類を三つ折りにする際のマナーを紹介します。
目次
送付状を三つ折りにする場合のマナーは？
三つ折りとは、書類の長辺の長さを3分の1にするように畳む折り方です。書類を折って郵送するときによく使われます。
封筒の外から中身が透けて見えないように、印刷面を内側にして折ることが一般的です。ただし窓あき封筒の場合は、宛先が窓から見え、なおかつ内容は外から見えないように、横から見るとZの形になる折り方も多く使われます。
横書き送付状の三つ折り方法
横書きの送付状は書類の下側から折り始め、次に上側を折りたたみます。開封する相手は上から開くことになるため、書類の名称や初めの部分がまず目に入ることで、スムーズに読んでもらえるでしょう。
折り目が長辺の3分の1の位置に来るように折るときれいです。手間はかかりますが、定規で3分の1ちょうどの長さを測って折ると見栄えが良くなります。
縦書き送付状の三つ折り方法
縦書きの送付状で用紙を横に使っている場合は、まず左から3分の1を折り、次に右から3分の1を折りたたみます。用紙を縦に使っている場合は、横書きの場合と同様に下から折り始めます。
横書きと同様に、相手の読みやすさを意識しましょう。相手が送付状を開いて最初に読む部分がまず目に入るように配慮して折りたたみます。
送付状以外の書類も重ねて折りたたむ
同封物が複数ある場合は、送付状と一緒に折りたたみます。同封物の縦書き・横書きや用紙の方向にかかわらず、折り方は送付状に合わせましょう。同封物が多い場合は端がずれやすいため注意が必要です。
送付状は挨拶や送付物の内容が記載されている、相手にまず見てほしい書類です。同封物の一番上に送付状を置き、記載の順番に書類を重ねて折りたたみましょう。裏表が揃っているかも確認が必要です。
三つ折りの送付状は封筒にどう入れる？
三つ折りした書類は、書類を広げたときの右上の角を上かつ表に向け、そのままの向きで封筒の裏側から入れます。
横書き・縦書きのどちらの場合でも入れ方は共通です。一般的に封筒は裏から開けて中身を取り出します。書類を取り出して最初に開く面が手前になっていれば、相手にとって開きやすいでしょう。
封には糊か両面テープを使います。セロハンテープははがれやすく、ビジネスマナーに反すると考える人もいるため、避けた方がいいでしょう。
三つ折りしない方がいい書類は？
三つ折り自体はビジネスマナーに反するものではありません。ただし、書類によっては折ることが好まれないものもあります。以下は折らない方がいい書類の一覧です。折らずに入るサイズの封筒で郵送しましょう。
| 履歴書などの応募書類 |
|
|---|---|
| 契約書や覚書などの重要書類 |
|
| 図面・地図など細かい記載のあるもの |
|
| 写真 |
|
| 冊子 |
|
送付状を同封する目的
送付状は挨拶や送付物の確認のために送る書類で、ビジネスマナーの一つととらえる人も少なくありません。相手に丁寧な印象を与え、送付物を確認してもらえます。
郵送と同様にFAXでも送付状が使われます。FAXは相手にうまく届かない場合もあるため、送付状を送って相手に送信物を確認してもらえると確実です。
送付状の書き方は以下の記事を参考にしてください。
送付状のテンプレート・ひな形（ワード）
書類を郵送する機会の多い人は、その都度送付状を作成するには手間がかかります。しかし送付状のテンプレートを用意しておけば、宛名や内容物の記載を変更するだけでスムーズに送付状を作成できるでしょう。以下のリンクからはさまざまなデザインのテンプレートを無料でダウンロードできます。取引先や用途に合わせてぜひご活用ください。
三つ折りのマナーを押さえて書類を送付しよう
三つ折りは長辺を3分の1ずつ折りたたむ方法で、ビジネス文書の郵送に多く使われます。送付状を一番上にして内容物と重ね、できるだけきれいに折りましょう。正しい方向で封筒に入れ、糊か両面テープを使って封をするときれいに仕上がります。折らない方がいい書類もあるため、送付物によって適切な封筒や折り方を使いましょう。
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