- 更新日 : 2024年8月29日
手書きの見積書の書き方・無料テンプレート
当記事では、手書きの見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
見積書は手書きでも問題ない？
急遽現場での見積書作成が必要になったなどの理由で、パソコンではなく手書きで見積書を作成するケースもあるかもしれません。結論からいうと、手書きの見積書でも問題はありません。見積書として正式に発行できます。
手書きの見積書は、見積書を作成したいときにパソコンなどの端末が手元になくてもすぐに作成できる面でメリットがあります。見積依頼者に対して、機械的な文字では伝わりにくい真摯さをアピールすることもできるでしょう。手書きの場合でも、控えは必ず取っておきましょう。
手書きの見積書の書き方・ポイント
作成者である事業者の思いが伝わりやすいなどの面で、手書きの見積書はメリットがあります。一方、全て手書きのため、作成に時間がかかる、ミスがあったときに修正しにくいなどのデメリットもあります。デメリットをできるだけ回避して、手書きで見積書を作成するには、どのようなことに注意すればよいのでしょう。手書きで見積書を作成する際のポイントを紹介します。
テンプレートを用意しておく
見積書を一から作成しようとすると時間がかかります。手書きでの見積書作成の工数を減らすためにも、テンプレートを用意しておくとよいでしょう。テンプレートがあると、見積書に記載すべき項目が整理されて見やすくなります。
なお、見積書の各項目において、記載内容がほとんど変わらない項目もあります。例えば、発行事業者の名称や住所、連絡先などです。このような固定の項目は、テンプレート作成の時点で情報を入力しておき、作成の都度、手書きで記載しなくてもよいようにしておきましょう。
丁寧な記載が必要
見積書を手書きで作成する際は、鉛筆や消せるペンなどは使用せず、油性や水性の通常のペンで記載するようにします。消せる筆記用具を使用すると内容が消えてしまう可能性があるほか、発行後に改ざんされるリスクもあるためです。
また、見積書は依頼者が内容を確認するための書類です。誰が読んでも読み間違えのないように、数字や文字は丁寧に記載するようにしましょう。
記載ミスや計算ミスに注意する
手書きの見積書は、パソコンで作成するときのように自動計算ができないため、計算ミスが発生する可能性があります。また、ボールペンで作成するため、書き損じが発生したときは基本的に作成し直さなければなりません。
手書きの見積書を作成する場合には、ミスが起こることを前提に対策を立てておくことをおすすめします。例えば、誤った数字で見積書を発行しないように、段階的にチェックを行うなどチェック体制を見直します。
見積書に記載する項目がある程度決まっている場合は、記載内容に漏れがないかチェックリストを作成しておくことも有効でしょう。チェックリストと見積書を比較することで、ミスや記載漏れを早期に発見しやすくなります。
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このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。
見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
そもそも見積書とは？
見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。
クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。
見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。
【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点
①宛名
宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。
一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。
書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。
まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。
②差出人の名前
相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。
また、宛名同様に所在地の記載も求められます。
差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。
③見積書の通し番号
事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。
通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。
④発行日
発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。
また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。
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⑤見積もりの合計金額
見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。
⑥見積もりの内容
見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。
品目名
品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。
単価
次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。
個数
それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。
合計
品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。
⑧備考欄
備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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