- 作成日 : 2023年3月17日
送付状を手書きで作成するポイントは？書き方を解説
送付状を手書きで作成する場合に、知っておきたいルールやマナーについてまとめました。
請求書や見積書、履歴書などのビジネス文書を送付するときには、送付状をつけることが一般的です。
この記事では、手書きで送付状を作る際の正しい書き方を解説します。
目次
送付状を手書きにする場合とは？
送付状とは、封書の中に入っている書類の種類を示す文書です。書類を複数送付するときは、送付状を同封すると書類に抜け漏れがないか確認できます。
送付状は手書きでも、あるいはパソコンで作成して印刷しても問題ありません。実際にビジネス文書を送る場面では、ひな形があれば簡単に作成できるパソコンを利用するケースが多いでしょう。
しかし送付する直前に間違いがあることに気付き、パソコンで打ち直す時間がないときなどもあるかもしれません。場合によっては、手書きの送付状を作成するほうが早いこともあります。速やかに正確に手書きで送付状を作成できるように、記載項目などを覚えておくとよいでしょう。
また、求人に応募するときなどは、手書きの送付状にすることで受取側に好印象を与えられるケースもあります。応募者が多いと思われるときは、履歴書や職務経歴書などの書類をそろえ、手書きの送付状を添えることも選択肢のひとつでしょう。
手書きの送付状に記載すべき項目
手書きの送付状とは、次のような文書を指します。書き方にルールはありませんが、含めておくと良い項目について紹介します。
頭語
文章を始める前に「頭語」を記載します。頭語にはいくつか種類がありますが、ビジネス文書の場合は「拝啓」を使うことが一般的です。1マス分空けてから続きの文章「貴社ますます〜」を記載します。
時候の挨拶
頭語の次に一言季節の言葉を挟むことで、より丁寧な印象を与えられます。
時候の挨拶をする場合は「〇〇の候、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などを定型文として用います。〇〇には季節を示す言葉を入れてください。たとえば6月なら梅雨、薄暑などが適切です。
書類の枚数
送付状は本来、書類の抜け漏れをなくすための文書です。そのため、封入している書類の種類と枚数は忘れずに記載しましょう。
結語
結語は文章の最後に記載する言葉です。頭語と対になるため、パターンを覚えておきましょう。頭語が「拝啓」であれば「敬具」が一般的です。
日付
投函する日を記載します。万が一、郵便事情により相手に届くのに時間がかかったときのためにも、投函する日を記載しておくとよいでしょう。
氏名・宛名
自分の名前は下、宛名は上になるように配置します。相手の名前には「様」をつけることが一般的です。
手書きの送付状を書く際のポイント
手書きは縦書きが基本です。書き損じたときは修正ペンや修正テープは使用しないで、最初から書き直しましょう。消せるペン（鉛筆や摩擦により消えるボールペン）は使用しないことも、基本ルールです。
封筒も手書きで作成する場合
FAXで送信する場合、封筒は必要ありませんが、郵送する場合は封筒に入れる必要があります。手書きで送付状を作成したときは、封筒もあわせて手書きで作るケースもあるでしょう。
また、パソコンで作成される封筒が多いため、手書きにすると印象に残りやすいと言えます
封筒も手書きするときは、いくつかルールを覚えておくとスムーズに作成できます。次の基本ルールを押さえておきましょう。
- 宛名が大きくなるように調整する
- 数字は漢数字を用いる
- 所属部署名は会社名の下に記載する
- 会社名が長い場合は横の行に記載する
丁寧な印象を与える送付状は手書きで作成しよう
手書きは丁寧な印象を与えます。履歴書を送付するときや、パソコンをすぐに使えない状況のときのためにも、手書きで作成する方法を覚えておきましょう。
しかし、書き損じたときは、最初から作成する必要があるため、大変であることも事実です。正確さや速さを重視する場合は、パソコンで作成し、印刷するほうがよいでしょう。
よくある質問
送付状を手書きで作成するケースはある？
投函する直前に誤字に気付いたときなどは、手書きで対応できます。また、求人に応募するときなど多くの文書が届くことが予想されるときは、手書きで送付状を作成することでインパクトを与えられる可能性があります。詳しくはこちらをご覧ください。
手書きで送付状を作る際のポイントは？
縦書きが基本となります。頭語と結語、簡単な時候の挨拶、氏名と宛名、投函日、書類の枚数を忘れずに含めます。書き損じたときは修正テープなどは使用せず、最初から作成し直します。詳しくはこちらをご覧ください。
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