- 更新日 : 2023年3月23日
見積書はPDFで発行しても法的に有効？電子化の要件や注意点を解説
見積書を電子データで発行することは法的に認められており、見積書をPDFで発行する企業が増えています。紙の場合と記載内容に変わりはありませんが、電子化の際は、改ざんしづらいフォーマットで作成したり、情報の保護に注意したりすることが必要です。今回は見積書を電子化する要件や注意点、便利なテンプレートなどを紹介します。
見積書はPDFで発行してもいい
紙ではなくPDFで発行した見積書も、法的に有効です。見積書を送る企業、送られる企業双方が「見積書が正式なもので、内容に問題はない」と認識していれば、見積書が紙データか電子データかは問われません。
ただし、不正会計を防止するため、PDFのように修正や改ざんがしづらいフォーマットで送付することが重要です。たとえば、ExcelやWordで見積書を作成してそのまま送付すると、項目や数量などを相手が簡単に変更できてしまいます。ExcelやWordで作成したものはPDFに変換して送付するようにしましょう。
「見積書の作り方がわからない」「効率的に作成したい」という場合は、以下のテンプレートをぜひご利用ください。
見積書を電子化する要件
見積書は電子帳簿保存法の対象であり、国税関係書類のうち取引関係書類に該当します。取引関係書類は、紙のまま保存する方法のほか、紙の原本をスキャナで読み取って電子化し、保存する方法が認められています。手書きで作成した見積書については、電子帳簿保存法の対象外です。
電子帳簿保存法では、電子的に作成した書類や、電子メールやクラウドなど電子的に受け取った取引情報をデータのまま保存することが定められています。
見積書の主な保存方法をまとめると、紙で送られてきた場合は紙のまま保存するかスキャナで電子化して保存、電子データで受け取った場合はそのまま保存することになります。
電子帳簿保存法における電子データの保存では、以下のように真実性確保と可視性確保の要件を満たす必要があります。
- システム概要に関する書類（マニュアル）の備え付け
- 見読可能装置（ディスプレイやプリンタなど）の備え付け
- 検索機能の確保
- データの真実性を担保する措置（データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、あるいは訂正削除ができないシステムを利用する、または訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける）
見積書の電子データを電子メールで取引する場合は、電子帳簿保存法における電子取引に該当します。メールを保存するだけでは不十分である点に注意が必要です。電子メール本文に見積もりに関する情報が記載されている場合は当該電子メールを、電子メールの添付ファイルとして見積書が授受された場合は当該添付ファイルを保存する必要があります。
保存・記録のためには、ハードディスク・コンパクトディスク・DVD・磁気テープ・クラウドストレージサービスなどを利用しましょう。
電子帳簿保存法について、詳しくは以下をご覧ください。
参考：国税庁 電子帳簿保存法が改正されました
参考：国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
電子的な見積書に記載が必要な項目
見積書を電子データで発行する場合も、記載すべき内容は紙の見積書の場合と変わりません。
見積書の書き方に決まりはありませんが、基本的には以下の項目について記載します。
- タイトル
- 宛先・通し番号
- 発行者（受注者）の情報・社印
- 発行日と有効期限
- 契約から納品までの平均日数
- 商品の情報（商品名・数量・単価・合計など）
- 各項目の小計・消費税・合計金額
- 備考欄
見積書の作り方については、以下をご覧ください。
見積書を電子化する際の注意点
見積書を電子化する際の注意点は、以下のとおりです。
- 改ざんしづらいフォーマットにする
- ファイル名と見積内容に間違いがないかを確認する
- メールの件名に【見積書添付】と書いて注意喚起する
- 有効期限を明記する
前述のとおり、見積書は第三者に改ざん・修正しづらいフォーマットで作成する必要があります。
見積書は重要なデータでなので、ファイル名と見積内容に間違いがないかを確認したりすることが必要です。
さらに、見積書という重要な書類を送っていることに気づけるよう、見積書を送付している旨がわかりやすい件名をつけ、ほかのメールに埋もれないような工夫をしましょう。
事前に発注者と合意した見積書の有効期限を明記することも、大切なポイントです。見積書の有効期限は、提示した取引条件で契約できる期間を指します。有効期限を定めないと、将来的な物価変動で価格が変わってしまった場合も、従来の値段で取引しなければなりません。有効期限の設定方法に決まりはありませんが、2週間から半年程度と、現実的な期間を設定することが一般的です。
見積書を電子化して効率的に保管しよう
今回は見積書を電子化する際の要件や記載事項、注意点などを解説しました。見積書は、PDFで電子的に発行しても問題ありません。電子化することで、効率的に保管できます。その際は、電子帳簿保存法に則って真実性確保と可視性確保の要件を満たすことが必要です。見積書は重要なデータであるため、改ざんや情報漏えいのリスクを防げるよう、細心の注意を払って作成・送付しましょう。
よくある質問
見積書はPDFで発行しても良いですか？
双方が内容に問題がないと認めていれば、見積書をPDFで発行しても問題ありません。詳しくはこちらをご覧ください。
見積書を電子的に発行する際の要件はありますか？
記載内容については、紙と電子データで違いはありません。電子データとして発行された見積書を保存する際は、電子帳簿保存法における真実性確保と可視性確保の要件を満たす必要があります。詳しくはこちらをご覧ください。
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