• 作成日 : 2023年1月27日

請求書のかがみとは?同封する目的や作り方を紹介

請求書のかがみとは?同封する目的や作り方を紹介

請求書のかがみ(鏡、鑑)とは、取引先に請求書を送る際に同封する送付状のことです。ビジネスマナーとして同封するだけでなく、相手先に請求書の中身を確認してもらう目的で添えます。

本記事では、かがみに記載する項目やテンプレートを紹介します。請求書を発送する際に参考ください。

請求書のかがみとは送付状のこと

請求書の「かがみ」とは、請求書を郵送する際に表紙につける送付状のことを指します。より詳しく、「かがみ」以外の表記や、請求書のかがみを添付する目的などを見ていきましょう。

「かがみ」以外の表記

請求書の「かがみ」は、ひらがな以外に「鏡」や「鑑」と表記することがあります。いずれの表記をしている場合も、請求書の送付状のことです。

もともと送付状が同封物を確認する上で「規範とすべきもの」であることから、「かがみ」という表現が使われたと言われています。

請求書のかがみを添付する目的

請求書のかがみは、送付する書類に不足がないか相手が確認してもらう目的で添付するものです。また、書類にはかがみを付けることが一般的であることから、相手先へのビジネスマナーの観点でも同封が推奨されます。

ただし、郵送ではなくメールで請求書を送付する場合は、基本的にかがみをつける必要はありません。かがみの代わりに、相手先が一目でわかるようにメールのタイトルをわかりやすくすることが大切です。例として「請求書送付」などを含むことが挙げられます。

請求書のかがみに記載する項目

請求書のかがみに記載する主な項目は、以下のとおりです。

  1. 日付
  2. 宛名や送信者の情報
  3. タイトル
  4. 主文(本文)
  5. 前文・末文

各項目の内容を簡単に解説します。

1. 日付

請求書のかがみの上部には、日付を記載することが一般的です。書類を発送する日を日付欄に記載します。

請求書のかがみに記載する発送日が、請求書の発行日と異なっていても構いません。ただし、和暦なら和暦(例:令和2年)、西暦なら西暦(例:2022年)のように、請求書とかがみで記載する年号は統一するようにしましょう。

2. 宛名や送信者の情報

同じく、請求書のかがみの上部に相手先の会社名・部署・電話番号・担当者名などの宛名を記載します。相手に失礼のないように、(株)のように省略せず、会社名を正式名称で記載することが大切です。

かがみの上部(もしくは下部)に、送信者の情報も記載します。会社名だけだと、不明点がある際に相手が問い合わせしにくいため、必ず担当者名や連絡先まで記載しましょう。

3. タイトル

請求書のかがみの上部中央などに、送付状であることがわかるタイトルも記載しましょう。どのような請求書の送付かわかるシンプルなもので構いません(例:〇〇に関する請求書について)。

ただし、主文で伝える場合はタイトルを省略することがあります。

4. 主文(本文)

請求書のかがみの中心に、主文(本文)を記載します。主な内容は、以下のように請求書の内容を簡潔にまとめたものです。

このたび、ご注文いただきました商品は、〇〇月〇〇日に納品いたしました。つきましては、下記の通り請求書を同封いたしましたので、ご査収ください。

 

また、「下記の通り」にあたる内容として、主文の下に箇条書きで請求書の内容をまとめます。

主文が請求書の記載内容とズレることがないように、記載後に必ず確認してから郵送しましょう。

5. 前文・末文

主文の前後に記載する文言も、ビジネスマナー上重要です。

例えば主文の前には、前文として挨拶をいれます。「拝啓 貴社ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜りまして深く御礼申し上げます。」などと入れるだけで、相手からの印象がよくなるでしょう。

また、主文の後は、末文で文章を締めます。シンプルに「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」などで十分です。

請求書のかがみとして使えるテンプレート

請求書のかがみに記載する内容がわかっても、具体的にどのように記載すればよいかわからない場合は、テンプレートやサンプルを活用するとよいでしょう。

「マネーフォワード クラウド請求書」では、FAX送付状を含む、かがみ(送付状)のいくつかのフォーマットを無料で提供しています。下記リンクからダウンロードできるので、ぜひ活用ください。

請求書送付時はかがみをつけよう

請求書の「かがみ」とは、請求書を郵送する際に表紙につける送付状のことです。かがみには、ビジネスマナーの観点だけでなく、相手に送付内容を確認してもらいミスを防ぐという目的もあります。

かがみに記載する項目は、「日付」「宛名」「送信者の情報」「タイトル」「主文(本文)」「前文・末文」です。請求書を送付する際は、忘れずにかがみをつけるようにしましょう。

よくある質問

請求書のかがみ(鏡・鑑)とはどのような書類ですか?

かがみとは、取引先に請求書を送付する際につける送付状のことです。詳しくはこちらをご覧ください。

請求書のかがみにはどのような事項を記載すべきですか?

日付・宛名や送信者の情報・タイトル・前文・主文・末文を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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