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  3. 診断書の送付状（添え状）テンプレート、例文や注意点を解説
  • 更新日 : 2024年11月1日

診断書の送付状（添え状）テンプレート、例文や注意点を解説

健康診断書を会社へ提出する際は、直接手渡しが望ましいですが、事情により郵送が必要な場合は、安全性を考慮して確実な方法で郵送することが重要です。この記事では、診断書を郵送する場合の注意点や送付状の例文、書き方を解説します。

また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意しています。ぜひご活用ください。

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診断書は郵送で提出してもよい？

診断書は、基本的には担当者への直接手渡しが望ましいとされています。しかし、何らかの理由で直接手渡しが難しい場合は、郵送での提出も認められることが多いです。ただし、郵送する際は、安全性と確実な到達を考慮した方法を選ぶ必要があります。

診断書の送付状の例文

診断書を送る場合は、内容を簡潔にまとめ、確認をお願いする一文を添えることで、丁寧な印象を与えます。

会社に健康診断書を送る例文

X年X月X日

株式会社 〇〇〇〇
〇〇〇〇部 〇〇様

〒XXX-XXXX
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
氏名：●● ●●
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX

健康診断書提出のご連絡

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日、貴社よりご依頼がありました健康診断を受診いたしましたので、その結果を同封いたします。
ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

敬具

休職のための診断書送付の例文

休職の診断書を提出する際は、診断書に記載された療養期間とともに、必要に応じて今後の報告についても伝えると丁寧です。

X年X月X日

株式会社 〇〇〇〇
〇〇〇〇部 〇〇様

〒XXX-XXXX
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
氏名：●● ●●
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX

診断書提出のご連絡

拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素よりお世話になっております。

このたび、体調不良により医師の診断を受け、休職を必要とする旨の診断書を送付いたします。診断書に記載の期間におきまして、療養に専念いたしますので、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

今後の経過につきましても、必要に応じてご報告いたします。お手数をおかけいたしますが、ご査収のほどお願い申し上げます。

敬具

復職のための診断書送付の例文

X年X月X日

株式会社 ●●●●
●●●部 御中

〒XXX-XXXX
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
氏名：●● ●●
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX

診断書提出のご連絡

拝啓　平素より大変お世話になっております。
このたび、療養を経て復職の許可が医師より出ましたので、診断書を送付いたします。診断書に記載されたとおり、復職の準備が整いましたことをご確認いただければ幸いです。
復職に際し、ご不明点や特別な配慮が必要な場合は、何なりとお知らせください。
引き続きご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

長期休暇のための診断書送付の例文

X年X月X日

株式会社 ●●●●
●●●部 御中

〒XXX-XXXX
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
氏名：●● ●●
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX

診断書提出のご連絡

拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
さて、私事で恐縮ですが、医師の診断により入院および手術が必要となり、しばらくの間療養のため休暇を頂戴したく存じます。
つきましては、診断書を同封させていただきましたので、長期休暇の申請についてご理解賜りますようお願い申し上げます。療養中も、必要に応じて経過についてご報告いたします。
お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

敬具

書類送付時の送付状の書き方

送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

  1. 送付年月日
  2. 送付先（宛先）
  3. 差出人情報
  4. タイトル
  5. 頭語と結語・挨拶文
  6. 本文

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

自身の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「診断書送付のご案内」や「診断書送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「健康診断書を郵送させていただきましたので、ご確認をお願い申し上げます。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

診断書・送付状を郵送する場合の注意点

診断書は重要な個人情報を含むため、事前に担当者へ送付方法等の連絡をしましょう。また郵送する際は、普通郵便ではなく「書留」で送ることをおすすめします。

郵送前に担当者に連絡をする

診断書は重要な個人情報を含むため、事前に担当者へ連絡し、送付方法や到着日について確認しておくことが大切です。連絡を入れることで、相手が受け取り準備を整えやすくなり、スムーズな手続きにつながります。

送付状は一番上に添える

診断書を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。

診断書の郵送は普通郵便ではなく書留で送るのが安心

診断書は病院で作成してもらう際、数千円もの手数料がかかります。また、職場の休職や退職などの際に使用される大切な要件のため、確実に相手に届けることが求められます。診断書を郵送する場合は、ポスト投函される普通郵便ではなく、「簡易書留」または「一般書留」で送ることをおすすめします。

書留は対面での受け渡しと追跡がついており、相手の受領も確認できます。診断書の紛失を防ぎ、確実に届いたことを証明できる書留郵送は、安心して送るための最善策です。

また、封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書き、封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

封筒の裏面には〆マークを書く

封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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