• 更新日 : 2024年11月1日

診断書の送付状（添え状）テンプレート、例文や注意点を解説

健康診断書を会社へ提出する際は、直接手渡しが望ましいですが、事情により郵送が必要な場合は、安全性を考慮して確実な方法で郵送することが重要です。この記事では、診断書を郵送する場合の注意点や送付状の例文、書き方を解説します。

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診断書は郵送で提出してもよい？

診断書は、基本的には担当者への直接手渡しが望ましいとされています。しかし、何らかの理由で直接手渡しが難しい場合は、郵送での提出も認められることが多いです。ただし、郵送する際は、安全性と確実な到達を考慮した方法を選ぶ必要があります。

診断書の送付状の例文

診断書を送る場合は、内容を簡潔にまとめ、確認をお願いする一文を添えることで、丁寧な印象を与えます。

会社に健康診断書を送る例文

休職のための診断書送付の例文

休職の診断書を提出する際は、診断書に記載された療養期間とともに、必要に応じて今後の報告についても伝えると丁寧です。

復職のための診断書送付の例文

長期休暇のための診断書送付の例文

書類送付時の送付状の書き方

送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

自身の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「診断書送付のご案内」や「診断書送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「健康診断書を郵送させていただきましたので、ご確認をお願い申し上げます。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

診断書・送付状を郵送する場合の注意点

診断書は重要な個人情報を含むため、事前に担当者へ送付方法等の連絡をしましょう。また郵送する際は、普通郵便ではなく「書留」で送ることをおすすめします。

郵送前に担当者に連絡をする

診断書は重要な個人情報を含むため、事前に担当者へ連絡し、送付方法や到着日について確認しておくことが大切です。連絡を入れることで、相手が受け取り準備を整えやすくなり、スムーズな手続きにつながります。

送付状は一番上に添える

診断書を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。

診断書の郵送は普通郵便ではなく書留で送るのが安心

診断書は病院で作成してもらう際、数千円もの手数料がかかります。また、職場の休職や退職などの際に使用される大切な要件のため、確実に相手に届けることが求められます。診断書を郵送する場合は、ポスト投函される普通郵便ではなく、「簡易書留」または「一般書留」で送ることをおすすめします。

書留は対面での受け渡しと追跡がついており、相手の受領も確認できます。診断書の紛失を防ぎ、確実に届いたことを証明できる書留郵送は、安心して送るための最善策です。

また、封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書き、封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

封筒の裏面には〆マークを書く

封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。

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