- 更新日 : 2024年4月2日
ガソリン代の請求書テンプレートと書き方のポイントを紹介！
ガソリン代の請求書は、建設業をはじめとする現場作業を行う職種や一人親方など、業務遂行のために自動車を使用する個人や企業によって使用されます。特に、現場への移動や機材の運搬などで自家用車や業務用車両を頻繁に使用する場合、そのガソリン代を業務経費として発注先やクライアントに請求するタイミングで活用されます。
また、フリーランスや個人事業主が顧客からの仕事で発生したガソリン代を請求する際にも使用されることがあります。
当記事では、ガソリン代の請求書を書く方向けに、ガソリン代ならではの請求書の書き方のポイントと、ガソリン代向けの無料テンプレートを紹介します。
目次
ガソリン代の請求書を書く際のポイント・注意点
ガソリン代の請求書を書く際のポイントや注意点は、以下のとおりです。
- 請求書に含められる範囲を理解する
- 消費税を上乗せしない
- 請求しない場合は経費で落とせる
それぞれ解説します。
請求書に含められる範囲を理解する
すべてガソリン代として請求できるわけではないため、請求書に含められる範囲を理解しておきましょう。
ガソリン代は、基本的に交通費の一種です。請求書を発行する側（発注先）と請求書を受け取る側（発注元・クライアント）で合意があれば、ガソリン代を交通費として請求書に含められます。
一般的に、発注元から交通費として認められる可能性があるのは、取引先から依頼された業務を遂行するため、自動車を利用してかかったガソリン代です。請求する際は、相手にかかった金額がはっきりと伝わるように、走行距離や単価を記載してレシートも添付した方がよいでしょう。
なお、基本的に作業の休憩中、昼食を食べる際などにかかったガソリン代は交通費に含められません。
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消費税を上乗せしない
交通費としてガソリン代を取引先に請求する際、消費税を上乗せしないようにしましょう。
ガソリン代には、すでに消費税10％（2024年1月現在）が含まれています。そのため、工事代金などと一緒に合算してから消費税を上乗せして請求すると、発注元に消費税相当額を二重で請求することになるでしょう。
ガソリン代を請求する際は、消費税10％対象（消費税8％対象）と消費税対象外に分けた内訳を請求書に盛り込むことがポイントです。
請求しない場合は経費で落とせる
状況によって、取引先に請求せずにガソリン代を経費として計上することもできます。一人親方（個人事業主）が仕事で移動する際にかかったガソリン代6,000円を現金で支払い、経費計上する場合の仕訳例は以下のとおりです。
| 借方 | 貸方 | 摘要 | ||
|---|---|---|---|---|
| 車両費 | 6,000 | 現金 | 6,000 | ガソリン代 |
取引先にガソリン代を請求しにくい場合、ガソリン代分を支払ってもらえない場合は、経費として計上することも検討しましょう。
なお、ガソリン代を経費で落とせるのは、仕事で移動した際にかかった分です。
ガソリン代用の無料請求書テンプレート（インボイス制度対応）
ガソリン代向けの請求書エクセルテンプレートは、こちらのダウンロードページから無料でダウンロードできます。
なお、ガソリン代向けの請求書以外にも、様々な請求書テンプレートを無料でダウンロードしていただけますので、詳しくはこちらのページからご覧ください。
なお、マネーフォワード クラウド請求書では、エクセル不要でフォーム入力でカンタンに請求書を作成するが可能です。ガソリン代用の請求書ももちろん作成できますので、ぜひお気軽にご利用ください。
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【項目別】ガソリン代の請求書の書き方
続いて、請求書の書き方を項目別に解説します。
より詳しく知りたい方は、下記の記事に記載していますので、必要に応じてご参考ください。
1. 請求書のあて先
発注者の社名、事業部名、担当者名などを記載します。発注者とは異なる社名などを指定される場合もありますので事前に確認しましょう。
2. 請求内容
今回の請求対象となる商品名やサービス名（レギュラーガソリンなど）、金額を記載します。
数量は、リットル換算で基本的には問題ありません。
1. 品目
- 説明: 「ガソリン代」という項目が主となります。
- ポイント: より丁寧に記載したい場合は、ガソリンの種類（レギュラー、ハイオク、軽油など）、購入したサービスステーションの名称や位置、購入日など、請求に関連する具体的な情報を提供します。これにより、請求の背景を明確にし、受取人が内容を容易に把握できます。
2. 単価
- 説明: 単価は、ガソリン1リットルあたりの価格を指します。この価格は、購入時のガソリン価格に基づいています。
- ポイント: より丁寧に記載したいときや、購入時の価格変動があった場合は、その情報も併せて記載します。価格が変動する要因（税金の変更、市場価格の変動など）についても、必要に応じて説明を加えるとより詳細な情報提供が可能です。
3. 数量
- 説明: 数量は、購入したガソリンの総リットル数を示します。
- ポイント: より丁寧に記載したい場合は、正確なリットル数を記載し、可能であれば車両ごとの分割も行います。たとえば、複数の車両に対してガソリンを購入した場合、各車両のリットル数を分けて記載することで、明瞭な請求書になります。
書き方の例
- 請求内容: ガソリン代（レギュラー）- サービスステーション名
- 購入日 単価: 150円（1リットルあたり）
- 数量: 50リットル
3. 消費税の表示
消費税の金額を明記します。
また、内訳に軽減税率の対象とならない品目（10%）と対象となる品目（8%）の小計を分けて記載し、それぞれの消費税額を明らかにします。
※軽減税率の対象は、一般飲食料品や、週2回以上発行される新聞なので、ガソリン代の請求書を書く場合は基本的に該当しません。
4. 発行日
基本的には、発注者が指定する締日を記載します。請求書の作成日ではないので注意しましょう。
5. 支払期日
双方で取り決めた支払日を記載します（「下請代金支払遅延等防止法」では、支払期日は受領より60日以内としています）。支払遅延防止のために毎回記載するとよいでしょう。
6. 発行者
ご自身の名前を記載します。
7. 振込先
銀行名、支店名、口座の種類（当座・普通など）、口座の名義、口座番号を正確に記載します。振込手数料を負担してもらう場合は、その旨を記載します。
8. 特記事項
支払い期日が変更される条件や分割払いなど、請求と支払いに関して特別な条件がある場合に記載します。
9. 請求書番号
後で請求済みや入金などの確認が簡単にできるように、右上に請求書番号を記載します。
10. ※適格請求書（インボイス）の場合の項目
インボイス制度に対応した請求書の場合は、下記の項目も必要です。
- 登録番号
- 軽減税率の対象である旨の表記
- 税率ごとに区分して合計した税抜または税込対価の額および適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
インボイス制度についてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご参考にしてください。
・インボイス制度を図解でわかりやすく解説！制度対応においてのチェックポイントや注意点は？
ガソリン代の請求書を作成する際のまとめ
この記事では、ガソリン代の請求書のテンプレートとその書き方のポイントを紹介しました。
テンプレートを活用することで、請求書作成の手間を省き、ミスを防ぐことができます。また、クラウド請求書ソフトを利用すると、請求書の作成、送付、管理が一元化され、効率的に業務を進めることが可能です。
請求書の書き方のポイントとしては、日付、請求先、請求内容、金額、支払い期限などを明確に記載することが重要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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