• 更新日 : 2023年8月10日

請求書を手書きで作成するには?インボイスも作成可能?

請求書を手書きで作成するには?インボイスも作成可能?

請求書の作成方法は特に定められておらず、必ずしも文書作成ソフトや表計算ソフト、請求書作成システムを利用する必要はありません。もちろん、手書きも認められています。

今回は、請求書を手書きで作成する場合のメリット・デメリット、作成に必要な項目、注意点について解説していきます。

請求書は手書きで作成してもよい

請求書の作成方法には厳格な規定はないので、手書きで作成しても問題ありません。請求書を郵送する際に使用する封筒の宛名についても同様に、手書きで記載しても構いません。

しかし、一般にビジネスにおける請求書は一定の書式に基づき、PCなどで作成されたものが主流です。

請求書を手書きで作成するメリット・デメリット

請求書を手書きで作成した場合のメリットとデメリットをそれぞれ見ていきましょう。

メリット

請求書を手書きにするメリットは、パソコンなどの電子機器に依存しなくても作成できる点にあります。手書きであればパソコンやプリンターがなくても請求書を作成できるため、移動が多く出先で請求書の作成が必要な場合など、電子機器を利用できない状況にも対応できるでしょう。

また、電子機器に依存しないため、機器の故障が原因となる請求書の発行遅延といった問題を避けられます。

デメリット

請求書を手書きするデメリットには、電子機器による発行に比べて書き上げるための時間が必要な点が挙げられます。パソコンのようにコピー&ペーストなどができないため、ひとつひとつの項目を手作業で記入しなければなりません。訂正の痕跡を残さないのであれば、何度か書き直しする必要もあります。

また、自動計算ができないため、品目などが多く計算が複雑だと計算ミスも起こりやすくなります。

請求書を手書きで作成する際に必要な項目

請求書を作成する際は、次のような項目の記載が必要です。なお、記載項目は手書きおよび電子機器による発行、郵送およびインターネット経由での送付など、作成方法や送付方法を問わず共通しています。
下記の項目は基本的にはインボイス制度が始まる前の区分記載請求書に準じています。

【請求書に必要な項目】

  • 請求書発行者の名称
  • 取引年月日
  • 取引内容(※)
  • 取引金額(税率ごとに合計した税込価額)
  • 請求書の交付を受ける者の名称

※軽減税率の品目があるときは軽減税率の対象である旨も記載

請求書は一般的に以下のようなテンプレートを用いて作成されます。パソコンなどを使用して作成する場合は、会社全体で共通して使用するテンプレートを用意しておくと、記載項目に差異が出ないため便利です。

ただし、2023年10月以降にインボイス制度を導入する場合には、後述する適格請求書(インボイス)の記載事項が必要です。

参考:
2023年9月30日まで 消費税軽減税率制度の手引き|国税庁
2023年10月1日以降 適格請求書等保存方式(インボイス制度)の手引き|国税庁

請求書

手書きで一から請求書を作成する際にも、過去に発行した請求書やテンプレートを参考にするとよいでしょう。

請求書の各項目の書き方は以下の記事で詳細に解説していますので、こちらもご覧ください。

手書きでも適格請求書(インボイス)を作成できる

2023年10月1日のインボイス制度導入後は、得意先が仕入税額控除を受けるために、当方が適格請求書発行事業者になり記載要件を満たす適格請求書を作成・交付しなくてはなりません。

適格請求書の作成方法にも規定はないので、手書きでも適格請求書を作成できます。ただし、適格請求書を作成する場合は、先に紹介した請求書の記載項目に加え、以下の項目の記載が必要です。

  • 税率ごとに区分して合計した税抜または税込対価の額および適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額等
  • 請求書発行者の登録番号

請求書発行者の登録番号は、登録申請を行い適格請求書発行事業者にならないと交付してもらえないので注意しましょう。

まとめると、適格請求書には次の記載が求められます。(下線は新たに追加された部分)

  1. 適格請求書発行事業者の氏名または名称及び登録番号
  2. 取引年月日
  3. 取引内容(内容が軽減対象資産の場合はその旨)
  4. 税率ごとに区分した税抜価額又または税込価額の合計額及び適用税率
  5. 税率ごとに区分した消費税額等
  6. 交付を受ける事業者の氏名または名称

出典:インボイス制度に関するQ&A目次一覧|国税庁消費税の仕入税額控除制度における 適格請求書等保存方式に関するQ&A(問27,52参照)

インボイス制度の概要については以下の記事をご覧ください。

請求書を手書きで作成する際の注意点

請求書を手書きで作成するときに注意したい2つの注意点を紹介します。

手書きの場合には、「請求書兼領収書」などになるケースもありますが、領収書としての機能がある場合には印紙税がかかることがあります。したがって領収書としての機能を持つ請求書の場合には、5万円以上となったらその場で発行せず、後日送付するのがよいでしょう。

書き換えが容易ではない筆記用具で作成する

鉛筆や消せるボールペンなど、書き換えが簡単にできる筆記用具を使用すると改ざんのリスクが高まります。油性のボールペンなど書き換えができないような筆記用具で書くようにしましょう。

書き損じたら作り直す

請求書にミスがある場合は、軽微なミスであっても訂正するのではなく、再発行の必要があります。書き損じたら二重線などで訂正せずに、時間がかかっても新しく作り直しましょう。

請求書を差し替えるときには、できれば先に渡した請求書を返却してもらい、自社で破棄するほうが安心です。二重払いなどを防止できます。

適格請求書を含め請求書は手書きでもよい

2023年10月開始されるインボイス制度に対応した適格請求書の作成を含め、請求書は手書きによる作成も認められています。

ただし、鉛筆など文字が消えやすい筆記具は、発行後に改ざんされるリスクがあります。手書きによる請求書の作成は書き換えが容易にできない油性ボールペンなどを使用し、また書き損じた場合は二重線などで訂正せずに新しい請求書を作成し直すようにしましょう。

よくある質問

請求書は手書きで作成してもいい?

請求書は手書きでも問題ありません。詳しくはこちらをご覧ください。

請求書を手書きで作成する際に記載が必要な項目は?

請求書発行者の名称、取引年月日、取引内容、取引金額、請求書の交付を受ける者の名称の項目が必要ですが、インボイスとして発行する場合には要件がありますので要注意です。 詳しくはこちらをご覧ください。


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