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  • 更新日 : 2024年8月27日

見積書に交通費（実費）を記載する際の書き方・無料テンプレート

当記事では、交通費（実費）が記載された見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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見積書で交通費（実費）を記載するのは問題ない？

商品やサービスを提供するにあたって交通費が必要となるケースも多々あるかもしれません。この記事では見積もりの段階で交通費を記載する方法や注意点についてご説明します。

サービスを提供するにあたって交通費が発生する場合

取引先に実費で交通費を請求できるケースとしては、主に以下が挙げられます。

  • 商品を取引先に持参して納品、据付や設定などを行う場合
  • 取引先に出向いてサービスを提供する場合
  • 商品・サービスを提供するにあたって事前に調査などが必要になる場合

商品・サービスを提供する上で発生した交通費は価格とは別に実費で請求することができ、見積書に交通費を記載することも可能です。ただし、あらかじめ取引先とは交通費がかかる旨の合意を形成しておきましょう。

なお、営業活動や打ち合わせ、接待などで発生した交通費は一般的には請求しません。

交通費（実費）が記載された見積書の書き方・ポイント

交通費（実費）の記載方法

見積書に交通費を含める場合は、主に以下のようなイメージで商品やサービスとは別に記載しましょう。

品目単価数量金額
商品A110,0002220,000
交通費（A駅～B駅、納品・初期設定のため）5,00015,000

以上のように記載することで、商品価格と交通費それぞれの値段を確認しやすくなります。

交通費を請求する範囲を明らかにする

前述の通り、交通費は取引先との合意があってはじめて請求できます。まずは見積もりを提出する前に、交通費の範囲についてしっかりとすり合わせておきましょう。事前に見積もりの内容について説明し了解を取っておく、議事録に残すなど後でトラブルのないような配慮が必要でしょう。

  • 電車やバス、飛行機、タクシーの運賃
  • 車を利用した際のガソリン代、高速道路の通行料、駐車場代

以上のようなものが交通費として認められる可能性があります。また、どのようなケースで交通費を請求するのか・しないのかについても明らかにしておきましょう。

例えば据付や設定など特殊な場合にのみ交通費が発生する、納品のたびに交通費が発生する、打ち合わせや定期ミーティングの交通費も発生するなどケースバイケースです。

これらについて事前に両者がすり合わせをしておかないと、後で交通費を巡って大きなトラブルが発生する可能性があります。

明細を明らかにする

交通費を見積書に記載する際には明細がわかるようにしましょう。例えば電車で移動する場合はどの駅からどの駅まで乗車し、いくら運賃がかかるのかを記載します。バスや飛行機なども同様で、区間をしっかりと明記しましょう。

車の場合はガソリン代や高速道路の通行料、駐車場代を合算して「交通費」として記載しても問題ありません。この場合も、例えば乗り降りしたインターチェンジの区間などを明らかにしておきましょう。

トラブルを防ぐために、交通費を実費で請求する予定がある場合は事前にしっかりと対象や範囲をすり合わせし、可能な限り見積書で明細を明らかにしましょう。

交通費（実費）を記載する際にも使える「見積書の無料エクセルテンプレート」

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「マネーフォワード クラウド請求書」では、見積書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。

見積書 テンプレート一覧

見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

そもそも見積書とは？

見積もり書のイメージ

見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。

クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。

見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。

【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点

見積書の書き方

①宛名

宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。

一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。

書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。

まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。

②差出人の名前

相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。

また、宛名同様に所在地の記載も求められます。

差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。

見積もり書の書き方

③見積書の通し番号

事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。

通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。

④発行日

発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。

また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。

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⑤見積もりの合計金額

見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。

見積もり書の書き方

⑥見積もりの内容

見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。

品目名

品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。

単価

次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。

個数

それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。

合計

品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。

⑦各項目の小計、消費税、合計金額

各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。

⑧備考欄

備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：岡 和恵　（税理士 / CFP）

    大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。

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