更新日 : 2024年11月8日

新規営業DMに添える送付状の例文、テンプレート、書き方を解説

新規のお客様にDM（ダイレクトメール）やパンフレット、商品カタログを郵送する際には、送付状を添えることで、企業の丁寧な姿勢が伝わり、ブランドイメージの向上にもつながります。

この記事では、新規営業DMに送付状を添える役割や、販売戦略のための送付状の書き方や例文をご紹介します。また、すぐに使える送付状のる無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

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新規営業DMの送付状の役割

新規営業DMの送付状は、ただ書類を送る際の添え状としてだけでなく、大切なコミュニケーションとしての役割を持っています。初めてのお客様は、見知らぬ企業からの案内に対して警戒心や不安を感じるものです。そのため送付状は、そうした心理的な壁を取り除き、信頼関係を築くための役割を果たします。

送付状には、企業の信頼性や誠意を伝え、相手の立場に立った内容を心がけます。例えば「貴社の課題解決につながるご提案」「業務効率の向上に役立つサービス」など、相手にとってのメリットを具体的に示すことで、関心を持っていただきやすくなります。

また、会社概要や担当者の連絡先を明確に記載し、「お気軽にお問い合わせください」といった親しみやすい表現を加えることで、不安や警戒心を和らげることができます。

新規営業DMの送付状の例文集

新規のお客様へのご案内や販売促進、休眠顧客向けのご案内、誕生日キャンペーン、会員向けDMに活用できる送付状の例文をご紹介します。なお、本文のみの掲載となりますので、テンプレートをダウンロードいただき、自社に合わせて編集してご利用ください。

新規顧客への初回案内の送付状例文

●●●送付のご案内

拝啓　初めてご連絡を差し上げます。○○株式会社の□□と申します。
このたび、貴社の業務改善にお役立ていただける新サービス「○○」のご案内をさせていただきます。同封の資料にて詳しい内容をご確認いただけます。
また現在、新規のお客様向けに特別キャンペーンを実施しており、通常価格より○○%お得にご利用いただけます。
資料をご覧いただき、ご興味をお持ちいただけましたら幸いです。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

業務改善・効率化を提案する例文

○○サービスのご紹介

拝啓　貴社の益々のご発展を心よりお喜び申し上げます。

このたび、貴社の業務効率化に貢献できると考え、当社の○○サービスをご紹介させていただきます。少しでも貴社のお役に立てる情報となれば幸いです。ぜひご検討いただき、ご不明な点はお気軽にお問合せください。
さて、このたび貴社の業務効率向上やコスト削減の一助となるような新しい商品・サービスをご案内いたしたく、DMをお送りいたしました。
内容を同封いたしましたので、ぜひ一度ご確認いただければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご検討のほどお願い申し上げます。

敬具

販売促進のDMの例文

期間限定特別キャンペーンのお知らせ

拝啓　紅葉の候　貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

初めてご連絡を差し上げます。○○株式会社の□□と申します。
このたび、期間限定の特別キャンペーンを実施いたします。新商品も含め、特別価格でご提供させていただきますので、ぜひこの機会にご利用いただければ幸いです。

詳細につきましては、同封の資料をご覧いただき、ご不明な点はお気軽にお問合せください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご検討のほどお願い申し上げます。

敬具

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新規営業DMの送付状の書き方

新規営業DMの送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

送付年月日
送付先（宛先）
差出人情報
タイトル
頭語と結語・挨拶文
本文
送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前や会社名を記載します。会社宛の場合は、会社名の後に担当者名も入れておくと丁寧です。個人宛なら、名前だけで十分です。これにより、相手に対する配慮が伝わります。

また、送付先が企業や部署の場合は「御中」を使用し、個人名がわかっている場合は「様」を使います。同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

自社の情報も忘れずに書いておきます。住所や氏名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「〇〇キャンペーンのご案内」や「商品カタログ送付のご案内」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節の一言を入れて、より丁寧な印象を与えると良いでしょう。

（基本的な挨拶の例）

「拝啓　貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。」
「拝啓　拝啓　弥生の候、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」
「拝啓　春の陽気が心地よい季節となりました。」

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「このたび弊社の新商品を掲載したカタログをお届けいたします。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「商品カタログ1セット」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

新規営業DMの送付状を書くときのポイント

新規営業DMの送付状を書く際は、相手に丁寧で心配りが伝わる印象を与えるために、以下のポイントを意識して作成しましょう。

礼儀正しく、簡潔にまとめる

送付状は、相手に対して礼儀を尽くし、A4用紙1枚に簡潔にまとめることが大切です。特にDMの場合、手短で要点を伝えることで読みやすく、相手に親しみを持たれやすくなります。あいさつ文やメインの内容がわかりやすく、簡潔にまとまっていることで、送付状の内容がすっと伝わります。ビジネスでよく使われる「拝啓」や「敬具」といった頭語・結語を入れ、丁寧な挨拶文から始めましょう。

売り込まない

送付状には、過度なセールス色を避けましょう。商品の売り込みではなく、案内文としての役割を重視します。そうすることで、相手に良い印象を与えやすくなります。送付状での売り込みは、お客様に押しつけがましく感じさせてしまい、好意的に受け取られにくいこともあります。お知らせしたい内容に絞り、あくまで案内として伝えることで、DMが自然に受け取られることを目指しましょう。

忌み言葉を使わない

不吉な印象を与える「忌み言葉」（例：切れる、終わる、壊れるなど）は、特にお祝い事やフォーマルな文書では避けましょう。特にビジネスシーンやフォーマルな場面では、不吉な印象を避けるため、これらの表現に配慮しましょう。例えば、「切れる」などの表現は「区切り」と言い換えるなど、柔らかい表現を心がけることで、受け取る方に好印象を与えられます。忌み言葉を意識的に避けることで、相手への丁寧な配慮が伝わります。

季節の挨拶を添える

特に年末や新年、または季節の変わり目などには、時候の挨拶を一言添えると丁寧です。例えば、年末なら「師走の候」」「寒さが厳しい折り、いかがお過ごしでしょうか」、春なら「桜花の候」「桜の花が咲く季節となりましたが」など、その時期に合った一言を加えることで、内容がより丁寧な印象になります。季節の挨拶は形式的なものですが、挨拶文があることで、送付状がより親しみやすく、心のこもった印象を相手に与えることができるでしょう。

相手に喜ばれるような配慮を入れる

送付状には、相手が喜びを感じるような配慮を加えましょう。例えば、季節に合わせたキャンペーンやお客様だけの特別価格を伝える一言を添えると、相手に好印象を与えられます。配慮が伝わる言葉が入っていると、ただの広告として受け取られるのではなく、親しみのあるDMとして受け入れてもらいやすくなります。この一工夫が、ブランドイメージ向上にもつながります。

DMの発送前後に電話を入れる

新規営業DMの効果を高めるためには、DMの発送前後に電話でフォローアップを行うと効果的です。事前の電話で「資料をお送りする予定ですので、ぜひご確認ください」と伝えることで関心を引き、到着後の電話で「無事に届きましたでしょうか？」と確認しつつ反応を伺うことで、相手の興味や要望を把握できます。このタイミングで疑問に回答したり提案を行うことで、スムーズに次のステップへと進められます。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。