- 更新日 : 2024年10月17日
官公庁への見積書の書き方・無料テンプレート
当記事では、官公庁への見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
官公庁への見積書が必要なケースは？
官公庁と取引する場合、見積書を求められるケースがあります。見積書を必要とする理由やその用途について見ていきましょう。
官公庁が見積書を必要とする理由
官公庁には、競争入札によらず、任意で特定の業者と契約を結ぶ「随意契約」を締結する際、「二人以上の者から見積書を徴さなければならない」という取り決めがあります。よって、見積書を求められる場合があるのです。
見積書の用途を確認しよう
官公庁宛ての見積書を作成する際は、「見積書」作成なのか、「参考見積書」作成なのかを必ず確認しましょう。それぞれの違いは次の通りです。
- 見積書：契約締結に向けて、他社と価格を比較するための見積書
- 参考見積書：予算要求のための見積書
「見積書」の場合は、実際に取引する金額を記載します。また、値引きを行う際は、他社との比較になりますので、最大に値引きできる額を記載してください。
「参考見積書」は、官公庁の部署が上級官庁などに予算を要求するために使われます。購入するものの内訳などを確認するために使用するため、契約につながるものではありません。金額も値引きなしの金額で記載してください。
官公庁への見積書の書き方・ポイント
官公庁宛の見積書の書き方を押さえておきましょう。
まずは用途を確認
見積書作成依頼が来たら、まずは使用目的を確認してください。同じ商品でも「見積書」と「参考見積書」では用途が異なりますので、見積金額も異なってきます。
なお、見積依頼をメールでやり取りしている等の理由で、使用目的がはっきりしない場合は、電話で担当者に問い合わせましょう。その際は、間違いがないように「予算要求用ですか？」と口頭で確認することをおすすめします。
日付の要不要も確認
見積書作成の際は日付を入れるかどうかも確認してください。ほとんどの場合、日付のない見積書は「参考見積書」、日付のある見積書は、契約につながる「見積書」になります。
なお、日付のない見積書が作られる理由ですが、予算要求のために上級官庁に提出するタイミングがずれる可能性があるためです。日付のある見積書の場合、1か月ほど経過した後に上級官庁に提出しても、期限切れで受け付けてもらえない可能性があります。それを防止するために日付がない（有効期限がない）見積書が作られるのです。
官公庁への見積書に記載する項目
官公庁へ見積書に記載する内容は次の通りです。
- 宛名
官公庁名・担当部署・担当者名を記載します。 - 発行者名
官公庁向けの見積書には、会社住所、社名、代表者（社長）の役職と氏名を記載します。社印押印があると正式な見積書とされますので、参考見積書の場合は社印不要です。会社の代表者以外の人を担当者として記載する場合は、代表者名での委任状が必要なケースもあります。 - 日付
見積書発行年月日を記載します。参考見積書であれば不要です。 - タイトル
「御見積書」「見積書」などのタイトルを大きめに記載します。 - 品名・見積金額
品名および見積金額を記載します。 - 見積金額の詳細
商品の詳細、単価、数量、金額を記載します。税込み・税抜きも入れます。「見積書」にする場合は値引き金額も記載します。 - 納期
「正式受注後〇日以内に納品」と記載します。
税理士コメント
官公庁との取引は、倒産のリスクがないため、支払いの確実性が高く、長期的な取引関係を築きやすいと言えます。また、大規模なプロジェクトなどの発注も多く、官公庁との取引実績は金融機関などからの信用力向上にもつながります。
したがって、官公庁に提出する見積書について大胆な値下げをする企業もあるため、入札における見積書作成などではよく検討しなければなりません。
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このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。
見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
そもそも見積書とは？
見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。
クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。
見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。
【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点
①宛名
宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。
一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。
書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。
まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。
②差出人の名前
相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。
また、宛名同様に所在地の記載も求められます。
差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。
③見積書の通し番号
事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。
通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。
④発行日
発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。
また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。
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⑤見積もりの合計金額
見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。
⑥見積もりの内容
見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。
品目名
品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。
単価
次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。
個数
それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。
合計
品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。
⑧備考欄
備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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