• 更新日 : 2024年4月2日

検収書とは？納品書や受領書との違いや書き方、テンプレートなど紹介

商取引においてはさまざまな書類が作成されます。検収書もその1つです。検収書とはどのような役割を持つ書類なのでしょうか。この記事では、検収書の概要について解説します。また、テンプレートも示しつつ基本的な書き方についても説明します。

検収書とはどのような書類？

検収書とは、取引の対象となる商品が発注者の注文内容に合致しており、不備がないことを証明する書類です。そのため、検収書は発注者が作成・発行します。

取引上の証明書類には、ほかにもさまざまなものがあります。以下では、それらとの違いを解説します。

検収書と納品書の違い

まず、商品受領に関して用いられる書類に「納品書」があります。納品書は、商品が発注者の注文通りに納品されたことを証明する書類です。

納品書と検収書との違いは、発行者と、発行するタイミングの2点にあります。

納品書が受注者によって商品の納品時に発行されるのに対し、検収書は発注者によって商品の検収が行われた後に発行されます。

検収書と請求書の違い

次に、代金との関係で発行される書類に「請求書」があります。請求書は、受注者が発注者に対して商品代金を請求するために用いる書類です。

検収書と請求書は、どちらも商品の納品・検収が完了した後に発行されますが、書類の目的と発行者との2点に違いがあります。

請求書は、請求金額を発注者に伝える目的で、受注者によって作成される書類です。

これに対し、検収書は、商品を検収したことの証明のために、発注者によって作成される書類です。

検収書と受領書の違い

商品の納品との関係で用いられる書類として「受領書」があります。

受領書と検収書は書類の目的が異なります。受領書とは、発注者が商品を受け取った事実を保証するために発行する書類です。それに対し、検収書は発注者側の検収結果として、発注通りであり問題がないことを証明することが目的です。

検収書のテンプレート

検収書を作成する際には、テンプレートを活用するのが便利です。

以下のサイトから検収書のテンプレートがダウンロードできます。

検収書の書き方

それでは、検収書にはどのような内容を記載し、どのように作成すればよいのでしょうか。

法律上、記載事項が決められているわけではありませんが、基本的には一定程度決まったものがあります。

下図を参考に、記載すべき項目と記載する際のポイントについて解説していきます。

発注先社名

検収書の送付先である発注先社名を明記します。

タイトルである「検収書」の一段下、左寄せで記載します。

発注番号・発注日

発注番号は社内管理用に記載します。記載する場合には発注日の上に配置しましょう。

発注日も文書管理および検収書の存在証明のために記載します。

発注者名

発注者であり検収書の発行元を明らかにする意味があります。社名のほか、住所と電話番号なども記載します。

また信頼性を高めるために会社印の押印と、検収書を作成した担当者の署名捺印をします。部署名についても記載しておくといいでしょう。

件名

件名には、発注した商品名や案件名を記載します。見積書に記載されたものと合致するかを確認した上で記載しましょう。

納品期日

納品期日としては、商品が納品された日付を記載します。

納品場所

商品が納入された具体的な場所を記載します。特に営業所が複数ある場合に記載が必要な項目です。

支払条件

支払条件は、基本的には取引の当事者間で取り決められるものですが、検収書には最低限、支払期限は入れておきます。

商品項目

検収した商品項目は、注文通りの商品を確認したという証明のために記載します。

数量や単価と併せて表にするとよいでしょう。基本的には見積書や納品書と同じ内容となります。

合計金額

上記商品項目と同じ表に、合計金額も記載しましょう。その際、小計や消費税についても項目別に算定・記載しましょう。

合計金額は、表の中だけではなく表の上部にも大きく記載しておくと、取引先にもわかりやすくなります。

検収書を作成する際の注意点

検収書には多くの項目を記載しなければなりません。

以下では、特に検収書の作成にあたって注意すべき点について解説します。

商品と記載内容が一致しているか

まず、商品と記載内容が一致しているかです。

検収書は、商品が発注者の注文通りに納品されていることを証明する書類です。そのため、複数の取引がある場合、どの取引に関する検収書かを特定することが重要となります。

取引を特定した上で、納品された商品と記載内容が一致しているかを確認することは、検収書の信頼性を担保するためにも重要であると言えます。

数字に誤りはないか

次に、記載されている数字に誤りがないかです。数量、単価、金額、日付など数字の誤りがないか気をつけましょう。

日付に関して混同しがちなのが、納品期日、発注日、検収日です。それぞれ異なる意味合いの期日ですので、混同しないようにしましょう。

見積書の内容と一致しているか

そのほかに注意が必要なのが、検収書に記載されている各事項が見積書の記載事項と一致しているかという点です。特に、納品単価が見積書の記載と一致しているかに注意しましょう。

検収書はルールに従って作成を

検収書とは、取引の対象となる商品が発注者の注文内容に合致しており、不備がないことを証明するための書類です。発行する目的や発行者などの点で、納品書など他の取引書類とは異なります。

検収書には、発注先社名、発注日、件名、商品項目、合計金額など、一定の決められた項目を記載します。

作成時には、それぞれ商品と記載内容が一致しているか、数字に誤りがないか、見積書の内容と合致しているかなどについて注意する必要があります。

記載事項の多さなども考慮すると、テンプレートを活用すると便利でしょう。

よくある質問

検収書とはどのような書類ですか？

検収書とは、取引の対象となる商品が発注者の注文内容に合致しており、不備がないことを証明する書類です。詳しくはこちらをご覧ください。

検収書にはどのような項目を記載すべきですか？

検収書には、発注先社名、発注番号・発注日、発注者名、件名、納品期日、納品場所、支払条件、商品項目、合計金額を記載します。詳しくはこちらをご覧ください。

• 監修：高橋龍二（税理士）

  1957年、山形県尾花沢市生まれ。1982年、税理士試験合格。1987年、税理士登録。2022年、税理士法人伊藤・高橋事務所を開設し、代表社員税理士となる。日本税理士会連合会理事、東北税理士会副会長、東北税理士会山形県支部連合会会長。多くのクライアントとともに、地方において豊かに暮らしていくことを目指している。