• 更新日 : 2024年3月8日

立替払い取引でインボイス制度に対応する方法は？必要な書類や注意点を解説

立替払い取引とは、取引先が支払うべき経費の立替えを行う取引、または取引先に経費を立替えてもらう取引のことです。インボイス制度においては、立替払いについて注意しなければならない点があります。本記事では、立替払いにおけるインボイス制度への対応や必要な書類や、その書き方について解説していきます。

立替払い取引でインボイス制度に対応する方法

立替払いとは、本来支払うべき人や事業者の代わりに支払いを行い、一時的に負担することをいいます。立替払いは社内だけでなく、社外に対しても行われることがあります。

何らかの理由で取引先の経費を立替えた場合、インボイス制度に対応するには、立替えを受けた取引先に対して適格請求書と精算書の交付が必要です。

取引先に経費を立替えてもらった際は、立替分の精算を行います。さらに、インボイス制度に対応する（消費税の仕入税額控除を受ける）には、立替えてもらった取引先から、適格請求書と精算書の交付を受けなければなりません。

インボイス制度に対応するために必要な書類

取引先の経費を立替えた場合は、取引先から立替金分の支払いを受けた際に、適格請求書に立替金精算書を添えて送付する必要があります。ただし、立替分が複数ある場合などで手続きが困難な場合は、一定の事項が記載された立替金精算書のみの交付も可能です。

ただし、立替金精算書のみ交付の場合は、仕入先が適格請求書発行事業者かどうかなど、適格請求書の要件を満たす事項の記載が必要です。後述する立替金精算書の書き方の部分で詳しく説明します。

インボイス制度に対応した立替金精算書のテンプレート/ひな形

立替金精算書は、適格請求書に添付するパターンと、立替金精算書のみ交付するパターンの2パターンが存在します。以下のリンクより無料でダウンロードできます。ぜひ活用ください。

インボイス制度に対応した立替経費精算書の書き方

インボイス制度に対応した立替金精算書の書き方について2パターン紹介します。

適格請求書に立替金精算書を添付する場合

適格請求書に添付する立替金精算書については、必要な記載項目は特に定められていません。適格請求書で仕入税額控除の記載要件を満たすため、交付する立替金精算書は簡易的なもので問題ないです。少なくとも、どの事業者の立替払いをしたのか、どの支払いについて立替えをしたのか、立替払いの内容が分かるようにしておきましょう。

立替金精算書のみ交付する場合

原則は、立替払いをした取引先に対して、立替金精算時に、適格請求書に立替金精算書を添付して交付します。

しかし、共同で購入をしているなどの理由で複数の仕入先について立替払いをしている場合、その都度、適格請求書と立替金精算書を発行するのは発行側に負担がかかるでしょう。適格請求書の記載項目を満たす立替金精算書を代わりに交付することも認められます。

独立した立替金精算書を発行する際は、以下の事項の記載が必要です。

複数の支払先が存在する場合は、それぞれの支払内容や金額、支払先の名称や登録番号を確認できるようにしなくてはなりません。この場合、立替金精算書は適格請求書を兼ねます。適格請求書の記載要件を満たさないと、取引先が仕入税額控除を適用できませんので注意しましょう。

自社が取引先に経費を立替えてもらったときも扱いは同様です。立替金精算書のみ受け取るケースでは記載項目に漏れがないか十分に確認しましょう。

立替払い取引のインボイス制度対応での注意点

取引先の経費を立替払いした場合、仕入先から受領した適格請求書を、そのまま立替払いをした取引先に送付しても取引先は仕入税額控除を適用できません。

先述のように、適格請求書に立替金精算書を添付して送付するか、適格請求書の要件を満たす立替金精算書を送付する必要があります。原則として、立替金精算書の作成が必要であることに注意しましょう。

ただし、立替内容により請求書などの交付が困難である場合に限り、特例が認められます。この場合で、課税仕入に該当することが認められる場合には、一定の帳簿の保存のみで仕入税額控除ができるため、適格請求書と立替金精算書の保存は免除されます。ケースバイケースのため、税理士などの専門家に事前に確認されておくと良いです。

なお、取引先に対する立替払いで立替金精算書のみを交付した場合、立替払いを行った事業者に適格請求書の保存義務があります。立替分であっても、取引先に代わって保存が必要になることに注意しましょう。

取引先の立替払いでは立替金精算書が必要

取引先の経費について立替払いをするときは、立替金の精算時に立替金精算書の発行が必要です。適格請求書に添付する形で発行する場合は簡易的な内容でも問題ありません。しかし、複数の仕入先の立替えが発生しているなどで適格請求書を自社で保管するときは、適格請求書の要件を満たす立替金精算書の発行が必要です。状況に応じて対応できるようにしましょう。

• 監修：福留 聡 (公認会計士)

  福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。