• 更新日 : 2024年11月8日

名刺を郵送する時の送付状の例文、無料テンプレート、書き方を解説

企業との挨拶の際に名刺を忘れてしまったり、切らしていてお渡しできない場合があります。その場合は、その場で適切な対応をしたうえで、後日改めて名刺を郵送しましょう。郵送時には、送付状も添えることを忘れないようにしましょう。

この記事では、名刺を郵送する際の送付状や、名刺を忘れた際のお詫び状の例文、書き方のポイントについて解説します。

また、今すぐ使える送付状の無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

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名刺を郵送する送付状の例文

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名刺送付のお詫びを兼ねた送付状の例文

名刺送付のお詫びと、商品の案内を兼ねた送付状の例文

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名刺に送る送付状の書き方

送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文
7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が名刺を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付状には、相手の会社名、部署名、担当者名（○○ 様）を記載します。個人宛なら、氏名を記載します。 企業宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」を使用し、相手に対する敬意を示します。フルネームがわかる場合は、同姓の方と混同されないようフルネームを記載しましょう。

また、役職者に宛てには、「会社名」＋「役職名」＋「個人名」＋「様」の順番で表記します。

例えば、「〇〇〇会社 部長 山田太郎 様」「株式会社○○ 代表取締役社長 佐藤花子 様」「△△大学 学長 鈴木一郎 様」のように記載します。

その際に、同じ宛名で「御中」と「様」を併用しないようにしましょう。例えば、部署宛なら「株式会社○○○○ ○○部 御中」、担当者宛なら「株式会社○○○○ ○○部 ○○ ○○ 様」と記載します。

③差出人情報

差出人の情報も忘れずに書いておきます。個人の場合は氏名、法人の場合は会社名、部署名、担当者名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「名刺送付のご案内」や「書類送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

名刺をお渡しできなかったことへのお詫びを兼ねた送付状には、通常の送付状よりも丁寧な表現を心がけましょう。冒頭には通常の「拝啓」よりも丁寧な「謹啓」を用い、締めくくりには「敬具」ではなく「謹白」を使うと、より丁寧な印象を与えることができます。

例として以下のような挨拶が適切です。

例文：
「謹啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
「謹啓　先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
「拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「当日は名刺をお渡しできず、大変失礼いたしました。改めて名刺を同封させていただきますので、ご査収いただければ幸いです。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「書類　1部」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

名刺を郵送する際のマナーやポイント

顧客と対面した日に郵送する

名刺をお渡しできなかった際は、できるだけ早く郵送することが重要です。特に、直接お会いした当日に郵送手続きを行うと、誠意が伝わりやすくなります。遅くなるほど印象が薄れてしまうため、迅速な対応を心がけましょう。

送付状（詫び状）を一番上に重ねる

書類を郵送する際には、送付状を一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。

名刺を書類の右上にクリップでとめる

名刺を郵送する際は、同封する送付状や案内書類の右上にクリップでとめておくのがマナーです。これにより、名刺がすぐに確認でき、紛失するリスクも軽減します。名刺は直接封筒に入れるのではなく、書類と一緒に整理しておくことで、相手に丁寧な印象を与えることができます。

宛先や差出人の住所を正しく書く

封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書きます。切手は過不足のないよう、封筒の左上に、まっすぐに丁寧に貼ります。

封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

封筒は白色や淡いクリーム色など、落ち着いた色合いのものを使用するとよいでしょう。

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