- 作成日 : 2023年3月3日
領収書関連の業務代行サービスを解説！何を依頼できる？
領収書の整理やデータ化、発行などは、時間がかかる大変な業務です。領収書関連の業務を代行してくれるサービスに依頼することで、業務を大幅に効率化できます。代行を依頼できる業務には複数の種類があり、依頼先もさまざまです。
この記事では、領収書関連の業務代行サービスについて、業務内容や依頼先、依頼時の注意点などを解説します。
目次
領収書関連の主な業務代行サービス
領収書のデータ化や発行といった領収書関連業務は、企業の会計処理において非常に重要です。しかし、自社内ですべてを行うのは大変な場合も多いでしょう。
領収書関連業務を効率化したい場合は、業務代行サービスに依頼するのがおすすめです。以下のような業務を代行してもらえます。
- 領収書のデータ化
- 請求書の発行代行
- 領収書の整理・データ入力代行
ここでは、領収書関連の代行サービスの業務内容について解説します。
領収書のデータ化
領収書のデータ化とは、領収書を電子化し、スムーズに管理できるようにすることです。データ化サービスには、領収書をまとめて郵送するとデータ化してくれるものと、スキャンするだけで、文字認識ソフトによってデータ化してくれるものがあります。
特に、スキャンでデータ化してくれるサービスは、入力の手間なく簡単にデータ化でき、そのまま自社で使用している会計ソフトに取り込めるため、利便性が高いです。アプリで写真を撮るだけで完結するサービスもあります。
領収書の発行代行
領収書の発行を代行してくれるサービスも存在します。Web上で領収書を発行できるクラウド型のシステムを利用すると、帳票データをCSVやPDFでアップロードすれば、印刷・封入・発送作業がすべて自動で完結するため、非常に便利です。
領収書のほか、納品書や明細書など、必要な書類をまとめて発行してくれるサービスもあります。
領収書の整理・データ入力代行
領収書やデータを渡すだけで、領収書の整理やデータ入力など、手間がかかる作業をすべて代行してくれるサービスも存在します。データを送ると、希望の整理方法やフォーマットに合わせて入力し、データで納品してくれます。日付順に全て入力してくれるため、領収書の管理業務を効率化できるのが魅力です。
整理やデータ入力代行依頼では、領収書を郵送する場合と、データを送信する場合があります。データを送信して依頼する場合、データ共有やデータ化も同時に依頼できるため、利便性が高いです。
領収書関連業務の代行はどこに依頼する？
領収書関連業務の代行の依頼先としては、以下のような選択肢が存在します。
- 会計事務所
- 業務代行サービス
- オンラインアシスタントサービス
インターネットが普及するまでは、会計事務所への依頼が一般的でした。しかし、最近では気軽に依頼できる業務代行サービスや、オンラインアシスタントサービスも登場しています。
以下では、依頼先ごとの特徴について解説します。
会計事務所
会計事務所に依頼すれば、会計や経理の専門家に業務をお願いできるため、安心です。請求書関連業務以外にも、請求書の整理・発行や売掛金・買掛金の管理、口座管理など、さまざまな経理業務を依頼できます。
会計事務所は、代行サービスやオンラインサービスに比べると依頼費用が高くなる傾向にあります。しかし、経理に関する複数の業務をまとめて依頼できるため、経理業務を一括で効率化したい場合は会計事務所がおすすめです。
業務代行サービス
業務代行サービスは、領収書に関する各種業務を依頼できるサービスです。依頼する際は、領収書を郵送する方法と、データを転送する場合があります。前者の場合は主に領収書の整理や入力、後者の場合はデータ化や整理を主に依頼できるのが特徴です。
業務代行サービスは、会計事務所に比べると気軽に依頼しやすいというメリットがあります。
サービスごとに、料金や対応業務は異なります。仕訳の数で費用が決まるケースは多いです。
なかには、領収書を貼り付けてファイリングしてくれる便利なサービスも存在しますが、別途料金が発生する場合が多い点に注意しましょう。
オンラインアシスタントサービス
オンラインアシスタントサービスは、領収書に関する業務をアシストしてくれる専門家に、オンラインで業務を依頼できるサービスのことです。在宅ワーカーのアシスタントに依頼するのが基本であり、交通費や社会保険、パソコンなどの必要な設備費用など、さまざまなコストを抑えて依頼できます。
コストを抑えながら、即戦力となる専門家に業務を依頼したい場合におすすめです。
領収書のデータ化代行を依頼する際の注意点
領収書のデータ化代行を依頼する際の注意点として、以下のようなケースでは、代行を依頼できない可能性があります。
- 日付・但し書きがない場合
- 領収書を紛失してしまった場合
- 領収書がなく、経費扱いの判断が難しい取引の場合
日付や但し書きがないなど、領収書に不備がある場合は、代行を受け付けてもらえない可能性が高いです。また、品目にも注意しましょう。多くのケースで用いられる「品代」は、税務上問題はないものの、できるだけ内容を具体的に記載することが望ましいです。
また、領収書のもらい忘れや紛失など、手元にない状態で代行を依頼することも困難だといえます。領収書の代わりに、金額や取引先など、取引内容がわかる書類を用意すれば受け付けてもらえる場合がありますが、書類を用意する手間がかかるため、きちんと保管しておきましょう。
しかし、取引によっては領収書をもらえないケースもあります。特に、バスや電車賃など、領収書が発行されない取引の場合、支払いの証明が難しく、経費として認められないことが多いです。
この場合、取引についてのメモを残したり、出金伝票を起こしておいたりすることによって、領収書の代わりとして認められることがあります。バスや電車賃などの経費扱いの判断が難しい取引については、出金伝票に利用日付・金額・交通機関の名前・利用区間・目的を記載しておくと、領収書の代わりにできる場合があることを押さえておきましょう。
領収書の発行代行を依頼する際の注意点
領収書の発行代行を依頼する際は、情報漏えいのリスクに注意が必要です。発行代行に限らず、領収書業務代行全般に言えることではありますが、依頼先がデータを紛失したり、ハッキングによってデータが流出したりする可能性はゼロではありません。
そのため、情報漏えいのリスクについて事前に認識し、情報セキュリティ対策を行っており信頼できる相手であるかを見極めたうえで、依頼することが求められます。
領収書関連業務の代行を依頼し、業務を効率化しよう
今回は、領収書関連業務の代行を依頼できるサービスについて解説しました。領収書のデータ化や発行、整理・データ入力といった作業は、会計事務所や代行サービス、オンラインアシスタントサービスに依頼できます。代行を依頼する際は、領収書をなくさないよう保管し、記載内容に不備がないよう注意は必要です。
領収書関連業務を効率化したい方は、ぜひ代行サービスを利用してみてください。
よくある質問
領収書関連業務の代行サービスにはどんな種類がある？
領収書のデータ化代行、領収書の発行代行、領収書の整理・データ入力代行などがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
領収書のデータ化代行はどこに依頼する？
データ化代行の主な依頼先としては、会計事務所、業務代行サービス、オンラインアシスタントサービスがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
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