- 更新日 : 2024年10月18日
領収書をまとめて発行するのはOK？書き方・無料テンプレート
当記事では、領収書をまとめて発行する書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
目次
領収書をまとめて発行するケースはある？
領収書は取引ごとに発行されるのが一般的ですが、取引相手によっては同日の取引分を「まとめてください」と言われることがあります。こちらでは、領収書を実際の現金の受け渡しがあった日に複数の取引の領収書を1枚でまとめて発行する例を2パターンご紹介します。
複数の商品を購入した場合
同一の日に複数の商品を購入し代金をまとめて支払った場合、領収書もまとめて発行することができます。個別の領収書を発行するよりもまとめて発行する方が効率的に経費を管理できるといったメリットがあります。
まとめて発行する際には、「贈答品代として 他」「贈答品 他5点の代金として」のように但し書きに一番金額の高い商品名を書いて記載を省略することもできます。ただし、極力各商品の名称、数量、単価、合計金額などを詳細に記載した方が丁寧でわかりやすいでしょう。
取引の回数が多い場合
取引の回数が多い場合にも、領収書をまとめて発行することも多いです。定期的に取引を行う業者や顧客に対して、月末や一定の期間ごとにまとめて領収書を発行するといったケースが挙げられます。
毎回の取引ごとに領収書を発行する手間が省け、効率的な管理が可能です。また、領収書をまとめて発行することで、収入印紙代が節約できるといった利点があります。
ただし、領収書は極力現金の授受があった日に発行するのが望ましいです。まとめて発行する場合は受領日を記載する、納品書で取引の詳細がわかるようにしておくなどの工夫をしましょう。
まとめて発行する領収書の書き方・ポイント
領収書をまとめて発行するときの書き方や、注意ポイントについてご紹介していきます。
領収書の二重発行に注意する
まとめて領収書を発行する際には、二重発行に注意が必要です。二重発行とは、同じ取引に対して複数の領収書を発行してしまうことを指します。
これを防ぐためには、発行済みの取引を明確に管理し、一度発行した領収書の情報を再確認することが重要です。特に、定期的にまとめて発行する場合には、過去の取引をしっかりと把握し、重複がないようにする必要があります。
たとえば、取引ごとに領収書を発行していたお客様に「月に1回まとめて発行してください」と言われたときは、二重発行しやすいので気を付けましょう。その月にすでに領収書を発行している場合は、発行済みの領収書を返してもらう必要があります。二重発行をしないためにも、発行した領収書の控えは必ず保管するなどの工夫をしましょう。
1ヶ月分に分けて発行するなどルールを決めておく
領収書をまとめて発行する際には、発行のルールを決めておくことが重要です。たとえば、1ヶ月分の取引をまとめて発行するルールを設定することで、定期的な管理がしやすくなります。
また、発行のタイミングや期間を明確にすることで、取引先との認識のズレを防いでトラブルの予防にもなります。
収入印紙には注意が必要
領収書をまとめて発行する際には、収入印紙の貼付が必要かどうかに注意する必要があります。収入印紙とは、印紙税（課税文書を作成する際にかかる税金）を支払ったことを証明するための証票です。
収入印紙の値段は取引金額によって異なり、5万円以上の取引に対して収入印紙を貼付する義務があります。
税理士コメント
領収書はその領収の事実を証明するものであるため、お金の授受があったときに発生するのが基本的な考え方です。また、領収書のまとめ発行をすることによって印紙税がかかることもあります。
売掛金として月末のみの請求にして、請求そのものをまとめるなど、現実と帳簿がかけ離れないような工夫をおすすめします。
まとめて発行する領収書の記載にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」
領収書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。
たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。
ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
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そもそも領収書とは？
領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。
領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。
領収書を発行する意味
領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。
レシートとの違い
領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。
したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。
【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点
領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。
- 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
- 改ざんされないための措置をとること
詳しくは、以下の記事も参考にしてください。
※以下は上記の抜粋版となります。
タイトル
中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。
日付
領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。
宛名
相手先の、正式名称を記入しましょう。
金額
領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「￥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。
但し書き
但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。
金額の内訳
領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。
発行者
領収書の発行者の住所・名称を記入します。
収入印紙
印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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