- 更新日 : 2024年4月2日
支払証明書とは？領収書・明細書との違いや経費計上での扱いを解説
支払証明書は、領収書が発行されない場合の取引の支払いを証明するために作成する書類です。領収書とは違い支払った側が作成するため、作成方法や確定申告の際の経費処理に困る場合もあるでしょう。
本記事では支払証明について、領収書との違いや経費計上での取り扱いや、類似書類との違いについて詳しく解説します。
目次
支払証明書とは？
支払証明書は、領収書と違ってあまり聞きなれない方もいるのではないでしょうか。ここでは支払証明書について、詳しく紹介していきます。
領収書が発行されない際の書類
支払証明書は、領収書が発行されない取引を行った場合に作成する書類です。一般的に支払いを行った際には領収書やレシートなどが発行され、支払った事実を証明する書類となります。経理処理の際には発行された領収書やレシートを添付しますが、時には領収書が発行されない場合もあるでしょう（具体的なケースは次で紹介します）。このような場合に、支払いを行った証拠書類として作成するのが、支払証明書です。
支払証明書を発行するケース
支払証明書は、領収書が発行されない場合に作成するものです。具体的には、下記のような取引が該当します。
- バスや電車代
- 取引先へのご祝儀や香典などの冠婚葬祭費
- 自動販売機で購入した飲み物代等
- 売店で購入した新聞や書籍
バスや電車代など公共交通機関を利用した際の運賃や、自動販売機で購入した飲み物代は領収書が発行されない典型です。また、取引先へ支払ったご祝儀や香典などは、領収書の発行を依頼するのは失礼にあたります。
支払証明書を発行する場合は参考書類を合わせて保管すべき
支払証明書を発行する場合は、参考になる資料を合わせて保管しておきましょう。支払証明書は領収書が発行されない場合に作成するため、自分で作成することが多いです。そのため、誰が見ても分かるようにしておくことで、書類の信憑性も高くなるでしょう。
税務署の調査の際などでは、支払いの有無を総合的に判断します。そのため客観的に支払いがあったことを分かりやすくすることで、有利にはたらくでしょう。また書類には保存期間が決められており青色申告の場合は原則7年間、白色申告の場合は原則5年間、法人の場合は欠損金の生じた事業年度のものは10年間とされています。
混同しやすい書類との違い
支払証明書と混同しやすい書類に、支払明細書と領収書があります。ここではそれぞれの違いについて、紹介していきます。
支払証明書と支払明細書との違い
支払証明書とよく似た書類に、支払明細書があります。支払明細書とは、名前の通り取引の内容や金額を確認するために発行される書類です。クレジットカードの明細などが分かりやすい例でしょう。支払明細書と支払証明書の一番の違いは、発行された段階で支払いが完了しているかどうかです。
支払証明書は支払いがあった事実を証明するための書類で、発行された時点で支払いを完了しています。一方、支払明細書は支払いの内容を確認するための書類であるため、発行時には支払いは完了していません。支払証明書と支払明細書は特に良く似ている単語なため、混同しないようにしましょう。
支払証明書と領収書との違い
支払証明書と領収書も良く似ているため、混同しやすいです。一番の違いは書類を発行する主体の違いと言えるでしょう。領収書は代金を受け取った側が支払った側へ発行する書類で、支払証明書は支払った側が自分で作成します。
取引内容の証拠となる書類としては代金を受け取った側が発行する領収書が本来の資料ですが、領収書が発行されない場合に限り支払証明書を作成します。このようにどちらも支払いを証明するという意味では同じですが、発行主体に違いがあります。
支払証明書で経費計上はできる？
支払った代金を経費処理するためには領収書が必要ですが、支払証明書でも経費として経理処理することは可能です。支払証明書は支払いがあったことを証明するための書類なため、正しく作成していれば経費処理や確定申告に利用しても問題ありません。
しかし支払証明書は領収書の変わりとして自ら作成するものなため、信憑性は領収書よりも劣ります。税務調査の際には、あまりに支払証明書が多いと疑われてしまう可能性が高いため、多用するのは避けたほうがよいでしょう。
税務調査では、客観的に見た場合の支払いの有無が疑われるため、証拠になる参考書類を合わせて保管しておくことが重要です。レシートや支払明細書のような支払いの事実が確認できる書類を、支払証明書を合わせて保管しておくようにしましょう。
支払証明書の書き方
ここでは実際に支払証明書の書き方について、見ていきましょう。支払証明書を作成する際には、下記のような事項を記載します。
- 支払日
- 支払先
- 支払額
- 支払事由
代金の支払日と、支払先や支払額、支払った事由について明確に記載します。ここまで説明してきたように支払証明書は自分で作成する書類なので、第三者が見ても支払いの事実があったことを認識できるようにすることが重要です。そのため支払証明書に加えて、参考書類の保存が重要になると言えるでしょう。
支払証明書の書き方については、下記リンクで詳しく解説しているのでご参照ください。
支払証明書は正しく発行することで領収書の代わりになる
支払証明書は名前の通り支払いがあった事実を証明するための書類です。代金支払いの取引は本来領収書が証拠書類となりますが、冠婚葬祭費のように領収書が発行されない場合に支払証明書を作成します。代金の受領側が発行する領収書と違って、自ら作成する支払証明書は信憑性が低いため、レシートなどの参考書類を合わせて正しく発行することで、領収書の代わりとなるでしょう。
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