更新日 : 2024年8月27日

エクセルでの見積書の書き方・無料テンプレート

当記事では、エクセルの見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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見積書はエクセルで作って問題ない？

業務効率化やデジタルトランスフォーメーション（DX）への対応のため、見積書をエクセルで作成しようと考えられている方もいらっしゃるかもしれません。この記事では見積書をエクセルで作成するメリット・デメリットやエクセルで作成する方法についてご紹介します。

【結論】エクセルで作成しても問題ない

結論からいうと、見積書をエクセルで作成するのは何ら問題ありません。実際に多くの企業や個人事業主はエクセルで見積書を作成しており、ネットで検索すればエクセルで作成されたテンプレートも多く見かけます。

以下で見積書をエクセルで作成するメリット・デメリットをご紹介しますので、自社の状況などに合わせてどのように作成するかを判断しましょう。

見積書をエクセルで作成するメリット

特に手書きの場合、見積書を作成するのに労力と時間がかかってしまいます。書き損じてしまった場合はまた最初から作り直さなければならないため、余計に手間がかかり紙も無駄になってしまいます。

エクセルを使って見積書を作成することで、労力と時間を大幅に削減することが可能です。テンプレートを用意しておけば、必要な項目を書き加えるだけで済みます。自動計算機能を使えば、合計金額を算出するのも容易です。さらに、見積書をメールなどで取引先に送付すれば印刷や郵送などの手間もかかりません。

また、手書きの場合、人によって文字の癖が出てしまいます。エクセルで見積書を作成することで、見積書が見やすくなるといったメリットもあります。

見積書をエクセルで作成するデメリット

見積書をエクセルで作成するデメリットとしては、テンプレートを作成する段階で手間がかかるという点が挙げられます。罫線や文字の大きさなどを調整しなければならないため、特にパソコン操作に苦手意識がある方、エクセルの使用に慣れていない方にとってはハードルが高くなってしまいます。ただ一度フォーマットを作れば、後はそれを使い回すことができるため、労力は大きく削減することができるはずです。さらに、ネットからテンプレートをダウンロードすれば、フォーマットを作成する手間も省けます。

ファイル管理が面倒という点もデメリットです。取引時期や取引先ごとにフォルダを作成することで、見積書が管理しやすくなります。

また、エクセルは改ざんが容易という点にも注意が必要です。取引先などにメールで送る際にはエクセルファイルのままではなく、必ずPDF化して送信しましょう。

エクセルの見積書の作り方・書き方

ここからは、実際にエクセルで見積書を作成する大まかな手順を見ていきましょう。

必要項目を把握しておく

まずは必要項目を把握しておきましょう。見積書には主に以下のような内容が必要となります。

①宛名
②差出人の名前
③見積書の通し番号
④発行日
⑤見積もりの合計金額
⑥見積もりの内容
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
⑧備考欄

以下の見本では上記のような項目が全て含まれています。

文字の大きさを調整する

項目によって文字の大きさや太さを変えることで、より見積書が見えやすくなります。例えばタイトルの文字を大きくすることで、その書類が見積書であることがわかりやすくなります。取引先にとっては「総額いくらかかるのか」が非常に重要となるため、やはり見積金額を大きく、目立つようにすると親切です。

罫線を付ける

見積書にはさまざまな項目を記載しなければなりません。見積金額を枠で囲む、見積明細の欄で品番や商品名、数量、金額などを仕切るなど、罫線をうまく使うことで見やすさが飛躍的に変わります。

色を分けて見やすくする

特に明細の部分は複数の内容を記載するため、行によって色分けすることで、どの商品・サービスがいくらなのかを確認しやすくなります。

見積書の無料エクセルテンプレート


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「マネーフォワードクラウド請求書」では、見積書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。

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見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワードクラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書・納品書・請求書も簡単に作成できます。

そもそも見積書とは？

見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。

クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。

見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。

【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点

①宛名

宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。

一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。

書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。

まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。

②差出人の名前

相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。

また、宛名同様に所在地の記載も求められます。

差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。

③見積書の通し番号

事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。

通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。

④発行日

発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。

また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。

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⑤見積もりの合計金額

見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。

⑥見積もりの内容

見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。

品目名

品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。

単価

次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。

個数

それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。

合計

品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。

⑦各項目の小計、消費税、合計金額

各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。

⑧備考欄

備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：福留聡 (公認会計士)
福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。

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