• 更新日 : 2023年7月21日

役所や官公庁宛てに送付状を書く方法は？ケース別の敬称も紹介

一般的に、ビジネス書類を郵送するときには、送付状を同封します。これは役所や官公庁へ送る場合も同様です。役所や官公庁への送付状は簡潔なものでよく、時候の挨拶などは省いても問題ありません。文面で敬称を使う場合は、相手に合わせた正しい敬称を使いましょう。役所や官公庁以外の特殊な法人の敬称も紹介します。

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役所や官公庁に書類を送る際に送付状は同封すべき？

役所や官公庁宛てに書類を送る場合にも、会社宛ての場合と同様に送付状を同封するのが一般的です。送付状によって挨拶や内容物を相手に伝えられます。

法的に求められるものではありませんが、同封しておくと相手に丁寧な印象を与えるでしょう。ビジネスマナー上でも、送付状を添付することは慣習となっています。

役所・官公庁宛の送付状で気をつけるべき点

役所や官公庁へ送る送付状は、一般的なものに比べてシンプルで構いません。また、敬称は相手の種類や形態によって使い分ける必要があります。詳しく見ていきましょう。

時候の挨拶は不要

役所や官公庁への送付状は簡潔なもので問題ありません。取引先などに充てる場合に入れる時候の挨拶や頭語・結語なども不要です。表題の要件がわかるよう簡潔な内容にするといいでしょう。

敬称に気を付ける

一口に役所・官公庁といっても種類はさまざまです。さらに、一般的な会社以外にも多くの法人の形態があります。文中で相手の敬称を使う場合は、種類や形態に合った適切な敬称を使いましょう。具体的な敬称は以下で紹介します。

役所・官公庁宛の送付状で使える敬称

役所や官公庁などに送付状を送る場合でも、担当者宛てであれば「○○庁　○○課　○○様」のように、担当者に「様」を付けた宛名で構いません。担当者ではなく、役所や官公庁への宛名は「○○庁　御中」という風に「御中」を付けます。なお、「○○庁御中　○○様」と敬称を重複させるのは誤りです。

「貴社におかれましては……」などと文中で使う相手の敬称は、以下を参考にしてください。

役所・官公庁宛の送付状の具体例

前述の注意点を踏まえた、役所や官公庁への送付状の具体例です。通常の送付状に比べるとすっきりとした印象を持つ方が多いでしょう。要件は表題に記載し、内容はシンプルで構いません。簡潔にわかりやすく作りましょう。

なお、下記リンクから送付状のテンプレートを無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。

役所・官公庁宛へ送る封筒の書き方

役所や官公庁へ書類を送る場合も、会社宛てで郵送する際と同じ様に封筒を用意して送付します。ここでは、封筒の選び方と封筒に記載する敬称についての注意点を紹介します。

封筒の選び方

役所や官公庁へ送る封筒については、サイズや色・材質などの決まりはとくにありません。内容物がA4用紙であれば、中身を折らずに入れられる角型2号か、三つ折りで入れる長型3号が一般的です。ビジネス書類を折って封筒に入れることに抵抗のある方もいるかもしれませんが、マナー違反ではありません。

ただし、履歴書などの応募書類は折らずに入れるのが一般的です。

敬称

封筒の宛名は送付状の宛名と同様、省庁や官公庁などの機関・法人宛てのものは「○○御中」、担当者宛てのものは「○○庁　○○様」と記載します。「○○御中　○○様」と重ねて使わないよう注意しましょう。

役所や官公庁への送付状は簡潔さと敬称に気を付けよう

役所や官公庁へ書類を送る場合の送付状は、要件のみで時候の挨拶などのないシンプルなもので構いません。役所や官公庁を含む特殊な法人への送付状では、相手に合わせた敬称を必要に応じて使います。相手が変わっても基本的なビジネスマナーに沿って送付状を活用しましょう。