- 更新日 : 2025年6月17日
役所や官公庁宛てに送付状を書く方法は？ケース別の敬称も紹介
一般的に、ビジネス書類を郵送するときには、送付状を同封します。これは役所や官公庁へ送る場合も同様です。役所や官公庁への送付状は簡潔なものでよく、時候の挨拶などは省いても問題ありません。文面で敬称を使う場合は、相手に合わせた正しい敬称を使いましょう。役所や官公庁以外の特殊な法人の敬称も紹介します。
目次
役所や官公庁に書類を送る際に送付状は同封すべき？
役所や官公庁宛てに書類を送る場合にも、会社宛ての場合と同様に送付状を同封するのが一般的です。送付状によって挨拶や内容物を相手に伝えられます。
法的に求められるものではありませんが、同封しておくと相手に丁寧な印象を与えるでしょう。ビジネスマナー上でも、送付状を添付することは慣習となっています。
役所・官公庁宛の送付状で気をつけるべき点
役所や官公庁へ送る送付状は、一般的なものに比べてシンプルで構いません。また、敬称は相手の種類や形態によって使い分ける必要があります。詳しく見ていきましょう。
時候の挨拶は不要
役所や官公庁への送付状は簡潔なもので問題ありません。取引先などに充てる場合に入れる時候の挨拶や頭語・結語なども不要です。表題の要件がわかるよう簡潔な内容にするといいでしょう。
敬称に気を付ける
一口に役所・官公庁といっても種類はさまざまです。さらに、一般的な会社以外にも多くの法人の形態があります。文中で相手の敬称を使う場合は、種類や形態に合った適切な敬称を使いましょう。具体的な敬称は以下で紹介します。
役所・官公庁宛の送付状で使える敬称
役所や官公庁などに送付状を送る場合でも、担当者宛てであれば「○○庁 ○○課 ○○様」のように、担当者に「様」を付けた宛名で構いません。担当者ではなく、役所や官公庁への宛名は「○○庁 御中」という風に「御中」を付けます。なお、「○○庁御中 ○○様」と敬称を重複させるのは誤りです。
「貴社におかれましては……」などと文中で使う相手の敬称は、以下を参考にしてください。
| 宛先の種類 | 敬称 |
|---|---|
| 省庁 | 貴省・貴庁 |
| 全法人共通・NPO法人 | 貴法人 |
| 学校法人 | 貴校・貴学園 |
| 医療法人・病院 | 貴院 |
| 組合 | 貴組合 |
| 協会 | 貴協会 |
| 弁護士事務所・税理士事務所 | 貴所 |
| 郵便局 | 貴局 |
役所・官公庁宛の送付状の具体例・テンプレート
前述の注意点を踏まえた、役所や官公庁への送付状の具体例です。通常の送付状に比べるとすっきりとした印象を持つ方が多いでしょう。要件は表題に記載し、内容はシンプルで構いません。簡潔にわかりやすく作りましょう。
なお、下記リンクから送付状のテンプレートを無料でダウンロードできます。ぜひご活用ください。
役所・官公庁宛へ送る封筒の書き方
役所や官公庁へ書類を送る場合も、会社宛てで郵送する際と同じ様に封筒を用意して送付します。ここでは、封筒の選び方と封筒に記載する敬称についての注意点を紹介します。
封筒の選び方
役所や官公庁へ送る封筒については、サイズや色・材質などの決まりはとくにありません。内容物がA4用紙であれば、中身を折らずに入れられる角型2号か、三つ折りで入れる長型3号が一般的です。ビジネス書類を折って封筒に入れることに抵抗のある方もいるかもしれませんが、マナー違反ではありません。
ただし、履歴書などの応募書類は折らずに入れるのが一般的です。
敬称
封筒の宛名は送付状の宛名と同様、省庁や官公庁などの機関・法人宛てのものは「○○御中」、担当者宛てのものは「○○庁 ○○様」と記載します。「○○御中 ○○様」と重ねて使わないよう注意しましょう。
役所や官公庁への送付状は簡潔さと敬称に気を付けよう
役所や官公庁へ書類を送る場合の送付状は、要件のみで時候の挨拶などのないシンプルなもので構いません。役所や官公庁を含む特殊な法人への送付状では、相手に合わせた敬称を必要に応じて使います。相手が変わっても基本的なビジネスマナーに沿って送付状を活用しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
請求書に添える送付状の文例・書き方をテンプレートつきで解説
請求書を郵送する際は、送付状（送り状、添え状）と呼ばれる手紙を添付する商習慣があります。 添付する送付状には挨拶の言葉や日頃の御礼、請求書を送るといった内容を記載します。郵送が遅れた場合はお詫びの言葉が必要です。手書きのメッセージを添える場…
詳しくみる面接が決まっている場合の履歴書の送付状の例文や書き方【無料テンプレート】
履歴書を郵送する際には、適切な送付状（添え状）を添えることがビジネスマナーとされています。 履歴書に添える送付状の例文や書き方、郵送時の注意点をわかりやすく解説します。また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意しています。ぜひ…
詳しくみる退職者に離職票を郵送するには？送付状の書き方や文例（テンプレート付き）
退職後に会社から離職票を受け取る際、「無事に届くだろうか」「どんな手続きが必要なのか」と不安を抱く方も多いでしょう。離職票は失業給付を受けるために欠かせない書類ですが、その受け取り方や送付状の役割はあまり知られていません。この記事では、退職…
詳しくみる送付状に使える7月の時候の挨拶まとめ 上旬・中旬・下旬それぞれ紹介
ビジネス文書に添付する送付状には、その季節に合った言葉を使った時候の挨拶を入れるのがマナーです。7月に送る送付状にも、気候や風物詩を踏まえた時候の挨拶を書きましょう。 本記事では7月に送る送付状に記載する時候の挨拶について、テンプレートや書…
詳しくみる記念品を贈る際の送付状の書き方・例文・無料テンプレート
「記念品を贈る際の送付状」は、受取人に感謝の気持ちや祝福の意を伝える重要な役割があります。 送付状には、宛名や挨拶、本文、結語など、特定の形式が求められ、礼儀を重んじるビジネスシーンでは特に注意が必要です。適切に作成された送付状は、贈り物の…
詳しくみる粗品を贈る送付状の例文・メッセージや無料テンプレート、書き方を解説
お客様や取引先に粗品を贈る際の送付状は、感謝の気持ちを伝える役割があります。「粗品」とは「粗末な品物」という意味ですが、実際には相手への敬意と感謝の気持ちを込めた品を、謙虚に表現する際に使用される言葉です。粗品は記念パーティーなどで直接お渡…
詳しくみる