- 更新日 : 2024年10月17日
自動販売機の領収書の書き方・無料テンプレート
当記事では、自動販売機の領収書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
自動販売機の領収書が必要なケースは?
自動販売機で購入した商品を業務で使用する場合、あるいは業務時間中に使用した場合、領収書あるいは支払いしたことを証明できる書類作成が必要なケースがあります。こちらでは、どのような場合に必要なのかご紹介します。
自販機で購入したものを業務で使用する場合
業務で使用するために自動販売機で商品を購入する場合、経費として計上するために領収書が必要です。
たとえば、
- 自動販売機で買った飲み物を従業員や現場作業員に提供した
- 夏場の営業周りで水分補給のために自動販売機を使用した
- 来社する顧客に出すために自動販売機で飲み物を買った
- 会議中の飲み物を自動販売機で買った
- 個人事業主などが仕入れ税額控除を利用した
などがこれに相当します。
自動販売機の領収書の書き方・ポイント
自動販売機で購入した商品に対しては原則領収書が発行されません。自動販売機で飲料を購入したことを証明する際に気を付けたいポイントについて詳しくご紹介します。
基本的に自販機では領収書の発行はされない
一般的に自動販売機では領収書の発行機能が備わっていません。だからといって、自動販売機の支出が経費にできないというわけではありません。特に、夏場の営業活動や現場作業など、業務を行ううえで定期的な水分補給が必要なケースも想定されます。
購入者自身が出金伝票を作成する
自動販売機での購入を証明するためには、出金伝票を作成します。出金伝票には、購入した商品の詳細や金額、購入日などを記載します。
- 伝票番号(社内で管理するための遠し番号)
- 日付(伝票を記載した日付)
- 支払い先(この場合は自動販売機)
- 金額(1本あたりの価格と本数)
- 概要(自販機で飲料を購入した理由を簡潔に説明)
ちなみに、帳簿に記載する際は「自販機 飲料」など簡潔な記載で問題ありません。税込み価格が30,000円未満の取引について、どこで何を買ったかなど一定の事項を記載すれば仕入れ税額控除が利用できます。
商品名や数量、金額、用途を明記する
出金伝票には、購入した商品の詳細(商品名、数量、金額)や、その商品の使用用途を明記することが重要です。自販機で飲料を購入した場合は、補助書類などを用意するのも難しいので概要欄にわかりやすく説明を記載しておきましょう。
交通系ICカードや電子マネーで支払った場合には、支払い履歴が残るのでデータをプリントアウトするなどして保管書類として利用してもよいでしょう。
自動販売機の領収書にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」
「マネーフォワード クラウド請求書」では、領収書テンプレート(ひな形)をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。
オーソドックスな領収書テンプレート | インボイス(適格請求書)を兼ねた領収書テンプレート | シンプルな領収書テンプレート | オーソドックスな領収書テンプレート(横) |
このほかにも、たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。
ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
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そもそも領収書とは?
領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。
領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。
領収書を発行する意味
領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。
レシートとの違い
領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。
したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。
【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点
領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。
- 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
- 改ざんされないための措置をとること
詳しくは、以下の記事も参考にしてください。
※以下は上記の抜粋版となります。
タイトル
中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。
日付
領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。
宛名
相手先の、正式名称を記入しましょう。
金額
領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「¥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。
但し書き
但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。
金額の内訳
領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。
発行者
領収書の発行者の住所・名称を記入します。
収入印紙
印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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