- 更新日 : 2023年4月21日
請求明細書は請求書とどう違う？役割や項目を解説
請求明細書と請求書は基本的に同じものです。しかし、役割や記載項目に細かな違いがあるため、必要なタイミングで作成できるように書き方を知っておくといいでしょう。
本記事では、請求明細書と請求書の違いについて解説しています。また、請求明細書を作成する際に役立つテンプレートを用意しているため、必要に応じてご活用ください。
請求明細書とは
請求明細書とは、支払金額の内訳が記載された書類のことです。請求書に記載された請求金額の内訳を相手に伝える目的として、請求書と一緒に渡されます。企業によっては、請求書と請求明細書をひとつにまとめて発行しているところもあります。
請求明細書に発行義務はないため、発行している企業は多くありません。しかし、取引先に請求内容を伝える際に親切な印象を与えるため、商品やサービスの内訳を詳しく伝えたい場合などは発行するといいでしょう。
また、2023年10月1日から導入されるインボイス制度においては、インボイス上で個々の取引における取引年月日や取引内容などを明記することとされているため、従来の請求書明細書に近い形式の書類発行が求められます。
インボイス制度については、別の記事で詳しく解説しています。
請求書と請求明細書の違い
請求書と請求明細書の違いは、発行する目的にあります。請求書は相手方に支払いを求める目的で発行しますが、請求明細書は取引の内訳を確認する目的で発行します。取引の頻度や取引先からの要望に応じて、それぞれのフォーマットを使い分けるといいでしょう。
また、請求書のフォーマットに明確な決まりはないため、請求書明細書を請求書として発行することもできます。その場合は請求明細書を別紙で用意する必要がなくなるため、書類を2枚発行するよりも経理部の負担が軽減されます。
請求明細書はどのような場合に発行する？
請求明細書は原則として、請求書と同時に発行します。請求明細書は請求書を補足する目的で発行される場合がほとんどであるからです。請求書とあわせて送付することにより、請求書の内容を詳しく確認したい場合は、請求明細書を確認できるようになっています。
また、請求書の発行サイクルとあわせる方法も有効です。取引の発生と同時に請求書を発行する「都度方式」では請求書のみを発行します。毎月同じタイミングで請求書を発行する「掛売方式」では、請求明細書を発行するといった具合です。特に掛売方式の場合は、取引ごとに日時や費用を確認する必要があるため、請求明細書を発行するメリットが大きいといえます。
請求明細書のテンプレート
請求明細書のテンプレートが必要な方は、以下のURLからダウンロードできます。必要に応じてご活用ください。
請求明細書を発行する際のポイント
請求明細書を発行する際のポイントは以下のとおりです。
- 書式を統一すること
- 取引内容を詳細に記入すること
- メールなどで送付する場合は先方の承諾を得ること
請求明細書を発行する場合は、請求書の記載事項を確認しながら記入を進めるといいでしょう。取引の対象となった商品・サービスの名称や単価、数量や合計金額などを詳細に記入することで、請求金額の内容がスムーズに確認できるようになります。取引内容を記入する際は、請求書の内容と相違がないか注意しながら記入を進めるようにしましょう。
また、メールなどにより請求書を電子データで送付する場合は、取引先から承諾を得るようにしましょう。最近ではWordやExcel、請求書作成ソフトなどを利用して、請求書を電子データで送付する企業が増えています。印刷して郵送する場合と比較して、作業が効率的に行えるほか、郵送代などのコストが抑えられるからです。
しかし、紙での郵送を希望する企業も多いため、電子データで送付する際は、事前に許可を得ておくことをおすすめします。
請求明細書と請求書は発行する目的が違う
本記事では、請求明細書と請求書の違いについて解説してきました。基本的には請求書のみの発行でも問題ありませんが、取引の詳細を相手に伝えておきたい場合は、請求明細書を同時に送付すると親切だといえます。
掛売方式や都度方式など、請求書を発行するタイミングにあわせて、請求内容が確認しやすい請求明細書を添付するといいのではないでしょうか。
よくある質問
請求明細書とはどのような書類ですか？
支払金額の内訳が記載された書類のことです。請求書に記載された請求金額の内訳を相手に伝える目的として、請求書と一緒に渡されます。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書と請求明細書はどう異なりますか？
請求書と請求明細書はどう異なりますか？詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
