- 更新日 : 2024年10月17日
請求書電子化・ペーパーレス化のメリットとは？保存要件や注意点も解説
最近では、請求書を紙に印刷したものを取引先に郵送せず、電子化された請求書でやり取りを行う企業が増えています。
また、e-文書法、電子帳簿保存法の施行により、電子化（電子データ）による保存が認められた書類の中に請求書も含まれています。
そのため、要件を満たす場合は紙での保存ではなく、電子化して保存する方法も有効です。
請求書の電子化はペーパーレス化に繋がり、請求書送付のコストを削減できたり、テレワークに対応できたりするなどのメリットがあります。
この記事では、e-文書法や請求書の電子化について解説します。また、請求書を電子化して管理・保存するための要件や、電子化のメリット・デメリット、注意点についてもご紹介します。
目次
請求書の電子化・ペーパーレス化とは？
請求書の電子化とは、請求書の発行と保存の電子化を指します。
- 請求書の発行の電子化
請求書の発行の電子化とは、請求書の発行や送付を紙ではなく電子データにして行うことです。具体的には、請求書をPDFファイルなどにして取引先にメールで送付したり、サーバーのアクセス権を渡したりすることを意味します。請求書の電子化をすることで、ペーパーレスに繋がります。 - 請求書の保存の電子化
請求書の保存の電子化とは、請求書を電子データとして保存することです。
- 請求書の発行の電子化
法律的に有効な請求書の電子データ保存要件とは？
請求書は、要件を満たせば電子データでの保存が可能です。
請求書は多くの会社で頻繁に利用するものであり、5～7年の保存義務期間が定められています。そのため、紙での保存は業務効率化やコスト面での課題になっており、請求書の保存を電子データで行う会社も多くなっています。
なお、請求書の電子データを保存する場合は、電子帳簿保存法の規定にもとづく保存要件を満たすことが必要です。
電子帳簿保存法については次の記事でも詳しく解説しています。こちらをご参照ください。
請求書を電子化・ペーパーレス化するメリット
請求書を電子化するメリットとして、以下のことが挙げられます。
請求書発行のコストを削減できる
請求書を電子化するメリットのひとつが、請求書の発行コスト削減です。
請求書の電子化により、ペーパーレスを促進できます。請求書を紙で発行すると、用紙代はもちろん、封筒代や郵送代などのコストがかかります。請求書発行のコストは、1年間を通して考えると大きな金額になります。
請求書の管理がしやすくなる
紙の請求書で苦労するのが、請求書の管理です。請求書を会社ごとや年度ごとなどにファイリングして保管しなければならず、そのための場所が必要になります。
また、請求書の数が多くなると、取引先から問い合わせがあった場合の調査に時間がかかるほか、請求書を紛失・破損する恐れもあります。
しかし、請求書を電子化すれば、取引先から問い合わせがあった際に検索機能などですぐに請求書を見つけることが可能です。さらに、請求書の紛失・破損の心配もなく、保管場所も不要で管理しやすくなります。
テレワークや在宅勤務に対応できる
請求書を電子化することで、テレワークや在宅勤務にも対応できます。
紙ベースの請求書であれば、出社して郵送準備を行う必要があります。しかし、請求書を電子化すれば在宅勤務でもパソコンひとつで請求書を発行することができます。
請求書の再発行・修正も簡単
請求書の再発行や修正が簡単なことも、請求書を電子化するメリットのひとつです。
紙の請求書では、請求書の再発行や修正の依頼が来た場合に請求書を探すことから始める必要があります。しかし、請求書を電子化すれば検索機能などで該当の請求書をすぐに見つけることができ、修正も簡単にできます。
請求書を電子化・ペーパーレス化するデメリット
請求書の電子化には次のデメリットもあります。
導入・運用コストがかかる
請求書の電子化には、タイムスタンプの機能を備えているなど、一定の基準を満たしたソフトやシステムの導入が必要です。また、維持費などの運用コストもかかります。
電子帳簿保存の要件を満たす必要がある
請求書の電子化には、電子帳簿保存の要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存の要件を満たすには、電子帳簿保存法の規定に従って社内の体制を構築しなければなりません。
たとえば、
- 社内規定の整備を行う
- タイムスタンプの付与ができるシステムを導入する
などです。
紙での郵送を希望する取引先もいる
取引先の中には、紙の請求書を希望する企業も一定数います。そのため、すべての取引先に対して請求書の電子化を行うのは難しい場合もあります。
請求書を電子化する際の注意点
ここからは、請求書を電子化する際の注意点を見ていきましょう。
取引先に案内文を送付する
請求書を電子化して取引先に送付するには、取引先でも受け入れ体制が整っている必要があります。そこで、事前に取引先へ案内文などを送付し、請求書を電子化することを知らせます。
段階的に電子データに移行する方法も
請求書の電子化は、一度にすべて行うと、会社の状況によっては大きな負担になることもあります。そこで、段階的に電子データに移行することも考えるといいでしょう。
電子化は企業にとって大きなメリットがあります。すぐに電子データに移行できなくても「今年は社内規定を策定する」「システムの導入をする」など範囲を決めて、段階的に電子データへ移行する方法を検討しましょう。
マネーフォワード クラウド請求書なら簡単に請求書を電子化できる
請求書の電子化をすすめるには、社内規定の整備や専用のシステムを導入する必要があります。特に、システム選びは重要です。使用するシステムによって、請求書の電子化の手間やコストが大きく異なるためです。
請求書の電子化でおすすめなのが、マネーフォワード クラウド請求書です。マネーフォワード クラウド請求書なら「マネーフォワード クラウドBox」との連携で、簡単に2020年10月施行の改正電子帳簿保存法に対応し、請求書のペーパーレス化ができます。
マネーフォワード クラウドBoxは電子帳簿保存法の要件を満たしているため、自社で真実性の確保や可視性の確保などを気にする必要がありません。また、マネーフォワード クラウドBoxには別料金がかからないので、コスト面でも有利です。
請求書を電子化して業務を効率化しましょう！
電子化したデータで保存する場合の要件は厳しいですが、請求書を電子化することで場所的にも作業効率的にも多くのメリットを享受できます。場所や経費の節約のため、可能な範囲で導入を検討してみてはいかがでしょうか。
よくある質問
請求書の電子化のメリットは？
場所の節約、作業効率をアップ、環境問題対策などのメリットがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書を電子化する際の注意点は？
電子帳簿保存の要件を満たすためには、一般的には専用システムの導入が必要です。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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