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  3. 請求書の電子化と電子データの保存要件について
  • 更新日 : 2021年6月10日

請求書を電子化したい!改正後の電子帳簿保存法における保管要件や注意点

請求書を電子化したい!改正後の電子帳簿保存法における保管要件や注意点

最近では、請求書を紙に印刷せずに電子化された請求書でやり取りをする企業が増えてきています。e-文書法電子帳簿保存法の施行により、電子化での保存が認められた書類の中に請求書も含まれているため、要件を満たす場合は紙での保存ではなく、電子化して保存することができます。ここでは、e-文書法についての説明に加え、請求書を電子化して保存するための要件や電子化のメリットについても説明します。

e-電子法、電子帳簿保存法とは

平成17年施行のe-電子法は、従来紙での保存が義務付けられていた書類の一部について、一定の要件を満たせばスキャンした電子データとして保存できるようにした法律です。以前は必要年数分、書類を紙で保存したため膨大な量になったり、使用した電子ファイルを紙にプリントアウトする手間やコストがかかったりしましたが、それらが解消されることになりました。

一方、電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類の電子データ化を認めた法律です。こちらの法律は、国税関係書類のみを規定しているのに対し、e-電子法はそれ以外の文書の電子化を認めています。

なお、電子化できる書類は主に以下のものです。

  • 領収書、請求書
  • 納品書
  • 見積書
  • 上記の写し

これらの書類は、決められた要件を満たすと電子化して保存することが認められます。

2020年の法改正で電子取引における請求書等のデータ保存要件が緩和

電子データで帳簿や書類を保存する場合に問題になるのが、データの改ざんです。電子帳簿保存法では、データの改ざんが行われないようにするために、厳しい要件が課されていました。

しかし2020年の法改正で、受領者側のタイムスタンプの付与が一部不要となりました。また、電磁的記録の内容を改変できないシステムの利用が認められるなど、電子取引における請求書等のデータ保存要件が緩和されています。

そのため、電子取引における電磁的記録による保存がしやすくなり、事業者の手間も以前より少なくなっています。詳しい要件などは次の項目で見ていきましょう。

法律的に有効な請求書の電子データ保存要件・保存期間とは?

請求書も、要件を満たせば電子データでの保存が可能です。請求書は多くの会社で頻繁に利用するものであり、保存義務期間は5年から7年と定められているので、紙媒体での保存は業務効率化やコスト面での課題になっていました。そのため、e-電子法や電子帳簿保存法の施行を受け、請求書の保存を電子化したデータに変更した会社も多くなっています。

ところで、請求書の電子データを保存する場合は、電子帳簿保存法の規定にもとづく保存要件を満たす必要があります。以下がその保存要件です。

税務署長の承認

紙で保管していた書類を電子化での保存に変更する場合は、事前に税務署長の許可を得る必要があります。そのため、変更する3カ月前までに申請書を提出しなければなりません。電子帳簿保存法は、原則として課税期間の途中から適用できないので注意しましょう。また、文書の書類ごとに承認が必要です。

なお、申請書は税務署の窓口に加えて国税庁のホームページでも入手できます。

真実性の確保

真実性の確保にあたっては、以下の2点が求められます。

  • 改ざん防止
  • 電子化のデメリットとして懸念されているのが、改ざんを容易に行えるということです。そのため、改ざんをしていないという証明のため、電子署名、いつ作成したものなのかを証明するタイムスタンプ等が求められます。

    電子署名とは、だれが書類を電子化したかを表すものです。また、署名後は、改ざんされていないという証明にも使われます。

    タイムスタンプは、電子書類が記録された時間に作成されたことを表し、その時間以後変更が行われていない証明になります。

    2020年の法改正前までは、請求書の発行者だけでなく受領者もタイムスタンプを改めて付与する必要がありました。しかし改正後は発行者のタイムスタンプのみでよくなっています。

    さらに、電子データの記録事項について訂正や削除をすることができないようなシステム、もしくは、訂正や削除ができてもこれらの事実・内容を確認できるシステムを使う必要があります。また、事務処理についての運用ルールを決めておくことも真実性の確保の条件のひとつです。

  • 一定水準以上の解像度であること
  • 請求書は電子取引だけでなく、スキャナを使った電子データの保存も認められています。その場合、紙からスキャンする際に、小さな文字や色を再現できるようにするため、200dpi以上の解像度であることが必要です。また、カラー画像(RGB256階調以上)でなければ認められません。

    可視性の確保

    税務調査の際に効率よく調査が行えるように、以下の項目が義務付けられています。

    • 検索機能がついていること
    • カラープリンターやカラーディスプレイの用意があること
    • 国税関係の帳簿と関連付けられていること
    • システムの関連書類が用意されていること

    電子保存した請求書の保存期間は7年

    法人では、日々作成している帳簿や取引に関する書類を申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。もちろん、請求書も保存が必要な帳簿書類のひとつであるため、7年間の保存が必要です。

    保存期間については、紙の請求書、電子保存した請求書で保存期間の違いはありません。どちらも7年間の保存が必要です。

    欠損金のある事業年度については、保存期間が10年になります。

    請求書の電子化を行う時は、以上で記した保存要件を満たしているかどうかを必ず確認しましょう。

    請求書の電子化のメリット

    書類を電子化して保存することには、以下のようなメリットがあります。

  • 場所の節約
  • 請求書は受け取り側も配信側も保存が必要ですが、法律で定められた書類を保存期間にすべて紙で保存するのには、多くのスペースを要します。一方、電子データの場合は場所を取らないため、場所が節約できます。

  • 作業効率アップ
  • 必要な書類をプリントアウトして保存するという手間が省けます。また、必要な書類を探す際に膨大な紙の中から探すのは大変ですが、データ化されている電子ファイルの場合、容易に検索できます。

  • 環境問題対策
  • 電子化保存にすることで、紙の使用量を減らすことができます。そのため、環境対策としても効果があります。

    なお、書類の電子化には注意すべき点もあります。次はその注意点について説明します。

    請求書を電子化する際の注意点

    請求書を電子化する際の注意点としてまず挙げられるのが、電子帳簿保存の要件を満たす必要性です。上述した真実性の確保や、可視性の確保などを自社で行う必要があります。電子帳簿保存の要件を満たすためには、一般的には、専用システムの導入が必要です。

    ただし、システムを導入するためには、莫大なコストとシステムを取り扱うための専門知識が必要になることが多いです。そのため、導入を諦めたり、導入したものの使えなかったりということもあります。

    請求書の電子化をすすめる際のポイント

    請求書の電子化をすすめるには、社内規定の整備や専用のシステムを導入する必要があります。特に、システム選びは重要です。なぜなら、使用するシステムによって、請求書の電子化の手間やコストが大きく異なるからです。

    マネーフォワード クラウド請求書なら簡単に請求書を電子化できる

    請求書の電子化でおすすめなのが、マネーフォワード クラウド請求書です。マネーフォワード クラウド請求書なら「マネーフォワード クラウドBox」と連携することで、簡単に2020年10月施行の改正電子帳簿保存法に対応することが可能です。

    マネーフォワード クラウドBoxは電子帳簿保存法の要件を満たしているため、自社で真実性の確保や可視性の確保などを気にする必要がありません。また、マネーフォワード クラウドBoxには別料金がかからないため、コスト面でも有利となっています。

    請求書を電子化して業務を効率化しよう

    電子化したデータで保存する場合の要件は厳しいですが、電子化をすることで場所的にも作業効率的にも多くのメリットを享受できます。場所や経費の節約のため、可能な範囲で導入を検討してみてはいかがでしょうか。

    よくある質問

    法律的に有効な請求書の電子データ保存要件とは?

    税務署長の承認、真実性の確保、可視性の確保の3つがあります。詳しくはこちらをご覧ください。

    請求書の電子化のメリットは?

    場所の節約、作業効率をアップ、環境問題対策などのメリットがあります。詳しくはこちらをご覧ください。

    請求書を電子化する際の注意点は?

    電子帳簿保存の要件を満たすためには、一般的には、専用システムの導入が必要です。詳しくはこちらをご覧ください。


    ※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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