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  • 更新日 : 2024年8月30日

請求書の宛名は会社名だけでよい？封筒の書き方や注意点を解説

請求書は取引に関する重要な証憑書類であり、取引先との信頼関係を維持するためには、適切に発行することが重要です。特に宛名の誤りは失礼な印象を与えてしまうため、注意深く記載しなければなりません。

ここでは、宛名の記載方法や敬称の使い分け、誤って記載した場合の対応方法などを解説します。

請求書の宛名は会社名だけでも送付できる

請求書の宛名については、相手先の会社名や屋号のみを記載するケースも多いです。

ただし、請求書としての法的効力だけでなく、相手先の企業規模や組織体系なども考慮したうえで、不適切な宛名の記載がないように注意しなければなりません。

特に初めて取引を行う場合には、宛名の記載内容について迷う場合も少なくありません。そのような場合には、取引先へ直接問い合わせ、先方のルールに則った記載を行うことが大切です。

税務会計上は会社名のみで問題ない

税務会計においては、請求書の宛名に関しては、会社名や屋号のみの記載で問題ありません。

たとえば、消費税の仕入税額控除では、請求書に記載すべき宛名としては「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」とされているため、相手先を特定することができれば、会社名や屋号のみでも記載要件を満たします。

また、万が一取引先との間で代金不払いなどのトラブルに発展した場合には、請求書は取引の重要な証拠書類となります。ただし、その場合も同様に、請求書に記載する宛名については、相手先の会社名や屋号などの適切な記載があれば、法的効力に影響はありません。

一人親方や部署がない企業の場合

個人事業主やフリーランス、一人親方などに対して請求書を発行する場合には、相手先の屋号や個人名を宛名として記載するケースが多いです。

また法人に対して請求書を発行する場合についても、少人数で運営している企業や部署が存在しない企業の場合、請求書の宛名には担当者名を記載せず、会社名のみで発行するケースも少なくありません。

こうした個人事業主や小規模な会社に対して発行する請求書の場合、部署や担当者名を特定する必要がないケースも多いため、シンプルな宛名で作成する事例が一般的です。

大企業の場合

大企業に請求書を送付する場合は、可能な限り部署名や担当者名まで記載するのが望ましいです。

大企業では、部署ごとに予算管理が行われているケースもあり、担当部署や担当者が明確に記載されているほうが、相手先の社内処理がスムーズに進む可能性も高まります。

また、適切な部署に請求書が届かないと、支払い自体が遅れるリスクもあるため注意が必要です。

請求書の宛名は正確に記載すべき理由

請求書は取引の証拠となる重要な証憑書類であり、取引先との信頼関係を築くためにも、その内容を正確に記載することが求められます。特に宛名については、請求書が正しい相手に届き、迅速に処理されるための大切な情報です。

宛名を正しく記載しなかった場合に生じるリスクや、適切に記載することで得られるメリットについてきちんと理解し、正確な請求書発行を徹底しましょう。

宛名が異なる場合は無効となる

請求書の宛名が一文字でも間違っている場合には、受け取った側がその請求書を無効とみなす可能性も考えられます。

特に高額取引の場合や大企業と取引を行う場合には、請求書の宛名が適切でないと、相手側で正式に受理されず、請求金額を支払ってもらえないケースもあるでしょう。

このように宛名に誤りがあることで、請求書の再発行手続きの手間が増えるだけでなく、入金が遅延する可能性も高まるなど、業務効率の低下や資金繰り悪化につながるリスクもあります。

さらに、宛名を含め、記載事項が不適切な請求書を発行することは、取引先に対して不信感を与える結果になりかねないため、その後の取引自体にも悪影響を及ぼす可能性もあります。

請求書を発行する際には、記載内容に不備がないかどうか、細心の注意を払って作成しましょう。

決済権のある担当者へ効率的に届く

宛名を正確に記載することで、請求書が速やかに支払い手続きを行う担当者の手に渡るため、取引先においてスピーディーな決済処理が行われやすくなります。

たとえば大企業の場合には、部署や担当者が多いため、宛名に部署名や担当者名を明記することは、スムーズな決済を促すための重要なポイントです。

また、複数の部署がある企業の場合には、日常的にやりとりを行う営業部などの担当者ではなく、経理部の担当者宛に請求書を作成するよう要請されるケースも珍しくありません。

特に初めて請求書を作成する取引先の場合には、宛名や請求内容の記載方法について要望がないかどうか、あらかじめ確認することをおすすめします。

請求書在中の封筒の宛名と敬称の書き方

請求書が入った封筒に宛名を記載する際は、ビジネスマナーや相手の立場に応じた書き方が求められます。特に法人や個人事業主宛の場合、正確な宛名や敬称を使用することで、信頼性を確保し、円滑な取引関係を維持することが重要です。

法人と個人事業主に分けて、それぞれのケースに応じた適切な宛名と敬称の書き方について確認しましょう。

法人宛の場合は「御中」もしくは「様」を利用する

法人宛の封筒に記載する宛名には、通常、会社名のあとに「御中」を付けるのが一般的です。「御中」は、組織全体を宛先とする敬称であり、「組織内のどなたか」という意味合いになるため、特定の個人宛ではない場合に使用します。

一方で、担当者名が明確にわかっている場合は、部署名や担当者名を記載し、そのあとに「様」を付けることで、特定の個人宛ての封書として適切な表記になります。

なお、「御中」と「様」はどちらか一方を使用します。これらを併記した場合には、二重敬語となってかえって失礼な印象となるため注意しましょう。たとえば、会社名に続けて担当者名を記載する際には、「株式会社○○　営業部××様」のように記載します。

したがって、法人宛の封筒に宛名を記載するときは「会社名」「部署名」「役職名」「個人名」の順に記載し、最後が個人名であれば「様」、それ以外の組織や部署の場合には「御中」を使用しましょう。

個人事業主宛の場合は屋号を確認する

個人事業主宛の場合、まずは相手先が屋号を使用しているかどうかを確認することが重要です。

屋号を使用している場合は、たとえば「○○商店御中」のように、「○○屋」や「○○商店」などの屋号に対して「御中」を付けて封筒を作成するのが一般的です。

また、法人宛の封筒と同様に、屋号のあとに担当者名を記載する場合には、「御中」ではなく「様」のみを使用しましょう。

なお、相手先に屋号がなく、個人名のみで活動しているフリーランスなどの場合には、個人宛の封筒と同様に、氏名に「様」を付けて宛名を記載します。

請求書の宛名を書く際の注意点

宛名を正確に記載することは、ビジネス上での信頼関係を築くために非常に重要です。敬称や記載方法に注意を払わなければ、相手に無礼だと受け取られる可能性もあります。

具体的には、以下のようなポイントに注意し、請求書の宛名を記載しましょう。

宛名を省略しない

宛名として記載する企業名および担当者名は省略せずに記載し、そのうえで適切な敬称を付けることが重要です。企業名は登記されている正式名称、個人名はフルネームで記載し、部署名や役職名も含めて、誤字脱字がないように注意が必要です。

たとえば送付先が法人の場合には、（株）や（有）（同）のように略称で記載するのではなく、株式会社や有限会社、合同会社などの正式な会社名を記載してください。

一般的に宛名を省略することは、相手に対する敬意を欠く行為とみなされるため、間違って使用しないように注意しましょう。

「各位」や「殿」は使用しない

「各位」は複数の個人に対して使われる敬称であり、大人数に対して送信するビジネスメールや案内状などに用いられる一方で、請求書の宛名としては適しません。

請求書は通常、特定の企業や担当者に向けて発行されるため、「御中」や「様」を使用するのが一般的です。「株式会社○○御中」や「○○様」と記載し、正確な相手先を指定しましょう。

もし複数の担当者に対して請求書を送付する場合には、それぞれの氏名を記載したうえで、「様」を使用することが望ましいです。その場合にも、まとめてひとつの「様」を記載するのではなく、一人ひとりに「様」を付けてください。

また、「様」の代わりに「殿」を使用するのもあまり適切ではありません。「殿」については目上の相手だけでなく、目下の相手に対しても用いられる敬称であるため、取引先に対する宛名としては使用しないほうが得策でしょう。

請求書の宛名を誤った場合の対応方法

請求書の宛名を誤って記載してしまった場合、迅速かつ適切な対応が求められます。

誤った宛名で請求書を送ると、取引先に対して無礼な印象を与える可能性があり、相手側の会計処理でも問題が生じるケースがあります。一方でミスがあった場合でも迅速な対応を示すことで、先方の信頼を失うことなく、スムーズに次の手続きに進むことができます。

宛名を誤った場合には、以下のような手順で適切に対処しましょう。

先方への早急な謝罪

宛名を誤って記載した場合、まずは先方に対して早急に謝罪を行うことが重要です。電話やメールで直ちに連絡し、誤りがあったことを率直に伝えましょう。

謝罪の際には、具体的な誤りの内容と、訂正するためにすぐに新しい請求書を再発行する旨を伝えてください。また、請求書の再発行を行う際には、古い請求書の破棄についても忘れずに取引先へ依頼しましょう。

請求書の再発行

発行済みの請求書の宛名は修正できないため、誤りがあった場合は新しい請求書を再発行する必要があります。

再発行の際には、再度誤りが発生しないように細心の注意を払いつつ、正しい宛名で改めて請求書を作成し、速やかに送付します。

再発行したあとには、再度謝罪の連絡を入れたうえで、正しい請求書が先方に無事届いたことを確認しましょう。

請求書の宛名を正しく記載し、信頼関係を構築しよう

請求書の宛名は、ビジネスの信頼につながる重要な要素です。宛名を誤ると、取引先に対する印象が悪くなるだけでなく、先方の支払い処理が遅れる可能性もあります。

適切な宛名の記載は取引先との信頼関係を築く第一歩となるため、敬称の使い分けや、宛名を間違えてしまった場合の対応方法などを正しく理解し、ミスのない請求書発行を心掛けましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：服部 大（中小企業診断士/税理士）

    服部大税理士事務所
    2020年2月30歳のときに名古屋市内で税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界では数少ない若手税理士。単発の税務相談や執筆活動なども行い「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。同年代の経営者やフリーランス、副業に取り組む方々の良き相談相手となれるよう日々奮闘中。

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