- 更新日 : 2024年8月29日
人材派遣の見積書の書き方・無料テンプレート
当記事では、人材派遣の見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
人材派遣の見積書が必要なケースは？
派遣先の事業者が見積書を必要とする理由には以下のようなものがあります。
- 請求料金の内訳を理解してもらうため
- 相見積もりを希望する顧客のため
詳しく見ていきましょう。
請求料金の内訳を理解してもらうため
派遣の見積書には、以下のような内容が記載されています。
- 受け入れ先の会社名・連絡先・部署・担当者名
- 自社（派遣会社）の連絡先・住所・部署・担当者名
- 派遣人数
- 業務内容・必要な資格やスキル
- 時給
- 派遣期間
- 勤務日・勤務時間
- 休憩時間
- 時間外労働や休日労働の有無
- 施設（休憩室・社食・更衣室など）の有無
- 教育訓練の有無
- 発生する給与の管理方法（タイムカードなど）
など
見積書でこれらを提示しておくことで、請求の際、金額が何にどの程度かかったかがはっきりとします。
相見積もりを希望する顧客のため
顧客の中には、数社から相見積もりを取り、最も条件に合うところから決めたいというところもあります。見積書が必要なのは相見積もりのためという顧客も少なくありません。
人材派遣の見積書の書き方・ポイント
人材派遣の見積書の書き方も押さえておきましょう。
仕様書がある場合は指示通りに作成する
人材派遣の見積書を作成する際は、顧客からの仕様書があれば、その指示通りに作成してください。
仕様書がない場合は、通常作っている見積書に記載している内容について、顧客にヒアリングを行い、それに従って作成しましょう。例えば、「派遣社員は何人必要か」「派遣の開始時期と終了時期」「どのようなスキルが必要なのか」「勤務日や休日はいつか」「残業や休日出勤はあるか」などです。
人材派遣の見積書に記載する6項目
仕様書もなく、先方が人材派遣を受け入れるのに不慣れな場合、ヒアリングを行っても期待通りの回答を得られないかもしれません。そのような際は、以下の6項目を入れた見積書を作成しましょう。
- 依頼予定の業務の内容
営業部での補佐業務、経理事務など、依頼される予定の業務の内容を記載します。 - 派遣人数
派遣する人数を記載します - 派遣する人材の資格・スキルについて
「簿記2級保有者」「営業事務経験5年以上の者」など、自社から派遣予定の人材の資格やスキルについて記載します。 - 勤務条件
勤務日（月～金、土・日祝日休み）、勤務時間、休憩時間、派遣期間など基本的な勤務条件を記載します。また残業や休日出勤の対応可否についても明記します。 - 就業場所
「A株式会社 B支社営業部」のように、就業予定の場所について記載します。 - 勤怠や給与の管理方法
タイムカード方式、派遣会社指定のシートへの押印など、派遣社員の勤怠や給与の管理方法について記載します。
人材派遣の見積書にも活用できる「見積書の無料エクセルテンプレート」
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このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。
見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
そもそも見積書とは？
見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。
クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。
見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。
【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点
①宛名
宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。
一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。
書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。
まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。
②差出人の名前
相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。
また、宛名同様に所在地の記載も求められます。
差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。
③見積書の通し番号
事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。
通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。
④発行日
発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。
また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。
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⑤見積もりの合計金額
見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。
⑥見積もりの内容
見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。
品目名
品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。
単価
次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。
個数
それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。
合計
品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。
⑦各項目の小計、消費税、合計金額
各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。
⑧備考欄
備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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