• 更新日 : 2024年4月12日

Wordで請求書を作る方法は?シンプルなテンプレート付き!

Wordで請求書を作る方法は?テンプレートを基に解説

請求書はWordで作成しても問題はありません。文書作成ソフトとして広く普及しているWordは、請求書の作成にも多くの人が使っています。

本記事では、請求書をWordで作る場合の方法と注意点を解説します。あわせてWord版テンプレートも提供しますので、請求書をWordで作りたい人はぜひ利用してください。

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また、請求書のExcelテンプレート/ひな形は、Word以上にラインナップがありますので、こちらも併せてぜひご利用ください。

請求書はWordで作っても良い

請求書はWordで作っても問題はありません。文書作成ソフトとして広く普及しているWordは、請求書作成のためにも多くの人が使っています。

請求書をWordで作る際には、最初から自分で作る方法と、テンプレートを利用する方法とがあります。また、請求書の発行に際しては電子的に発行する方法と、紙で発行する方法とがあります。

最初から自分で作るかテンプレートを利用するか

請求書をWordで作る場合、ゼロから書類を作成することもできます。請求書に必要な項目がすべて記載されていれば、レイアウトはどのようなものでもかまいません。Wordはレイアウトも簡単に調整できるため、作成はそれほど難しくないでしょう。

一方、請求書のWordテンプレートは、さまざまなところで入手できます。本記事からもテンプレートのダウンロードが可能です。テンプレートを利用すれば、ゼロから作るよりも効率的に請求書を作成できるでしょう。テンプレートの内容は自由に追加・変更ができるため、必要に応じて自分専用の請求書も作成できます。

紙で発行するか電子的に発行するか

Wordで作成した請求書は、紙で発行することもあるでしょう。その場合には、プリントアウトして必要に応じて社印などを押し、郵送などの手続きを取ります。

また、近年では取引先の承諾を得たうえで、請求書を電子的に発行することも一般的です。その場合には、WordファイルをPDFに変換します。Wordファイルのままでは、取引先のPC環境によってはレイアウトが崩れたり、文字化けしたりすることがあるからです。PDFに変換したら、そのファイルをメールに添付するなどして取引先に送りましょう。

Wordでの請求書の作り方

請求書は下記のように作成します。例として挙げているのは、適格請求書(インボイス)です。

請求書 ワード 書き方

請求書に記載すべき項目を詳しく見ていきましょう。

1. タイトル(件名)

書類上部のわかりやすい位置に、文字サイズを大きくするなど目立ちやすいようにして「請求書」と記載します。

2. 請求書の交付を受ける事業者名

取引先の名称や氏名に敬称をつけて記載しましょう。

3. 請求者名

請求書を発行する法人の名称または個人事業主の氏名と、住所や連絡先を記載します。個人事業主の場合は屋号も記載しましょう。

4.登録番号(適格請求書発行事業者のみ、2023年10月1日以降)

適格請求書発行事業者の登録番号です。

5. 請求書番号

請求書に番号をつけておくと管理しやすくなります。

6. 支払期限

契約時に取り決めた支払期限日を記載しましょう。

7. 取引金額

請求の合計金額を税込みで記載します。

8. 取引日

請求書の発行日ではなく、実際に商品を引き渡したりサービスを提供した日を記載しましょう。

9.品目

商品・サービスの名称を具体的に記載します。

10. 軽減税率の対象である旨の表記

区分記載請求書から必要になったこの項目は、適格請求書でも引き続き必要です。

11. 税抜価格または税率ごとに区分して合計した税込み対価の額および適用税率

消費税率ごとに税抜きの合計金額を記載します。

12. 税率ごとに区分した消費税額

消費税率ごとに消費税の合計金額を記載します。

13. 振込手数料を負担する側

トラブル防止のためにも振込手数料を負担するのがどちらなのかを明記しましょう。

14. 振込先の口座

銀行・支店名、口座の種別、口座番号、口座名義を記載します。

なお、請求書の書き方については以下の記事で詳しく解説しています。

請求書をWordで作る際の注意点

ここでは、請求書をWordで作る際の注意点をご説明します。

計算式を使うならExcelのほうが作りやすい

請求書には、合計額のほかに請求内容を記載する必要があり、商品・サービスごとの単価や小計額、消費税額などを書くのが一般的です。その際に必要となる計算は、Wordでは計算式が扱いにくいため、一つひとつ電卓などで計算し、手で入力していくことになりがちです。

計算が多く必要になるのなら、Excelを使うほうが便利です。Excelなら、小計額や合計額、消費税額などは、単価や数量を入れれば自動的に計算されるように作れます。

必ず控えを取って保管する

請求書には控えの保管が必要です。個人事業主の場合なら、原則5年間の保管が必要とされています。消費税課税事業者なら7年間保管しなくてはなりません。

請求書を電子的に発行するなら、発行した請求書がメールサーバーなどに残るため、それでも問題なく保管できます。紙で発行する場合には、必ずコピーするなどして控えを取り、保管しましょう。

法改正や制度に注意する必要がある

請求書の記載内容は、法改正や制度によって変更される場合があるため注意が必要です。たとえば、2019年10月1日に消費税が10%へ引き上げられた際には、飲食料品や新聞などの税率を8%とする軽減税率制度が導入されました。そのため、請求書も消費税率ごとに記載する「区分記載請求書」とする必要が生じています。

さらに、2023年10月1日からは後述の通り、インボイス制度がスタートします。請求書もそれに合わせた対応が必要です。

2023年10月からはインボイス制度の対応が必要

2023年10月1日からスタートするインボイス制度において、適格請求書発行事業者は適格請求書の発行が可能となり、送付先の取引先に消費税の仕入税額控除が適用されます。適格請求書には、以下の項目を記載しなければなりません。

  • 適格請求書発行事業者の氏名または名称、および登録番号
  • 取引年月日
  • 取引内容(軽減税率の対象品目についてはその旨を記載)
  • 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜きまたは税込み)および適用税率
  • 税率ごとに区分した消費税額
  • 取引先の氏名または名称

なお、インボイス制度については下記記事でも解説しています。

請求書をWordで作って業務を効率化しよう

文書作成ソフトとして広く普及しているWordは、請求書を作ることにも使えます。必要事項が記載されていれば、請求書をWordで作っても何も問題ありません。

請求書をWordで作る際には、テンプレートを利用すると手軽です。ただし、法改正やインボイス制度への対応については注意しなくてはなりません。Wordで請求書を作って、業務を効率化していきましょう。

よくある質問

請求書はWordで作れますか?

請求書をWordで作ることには、必要事項が記載されていれば何も問題がありません。詳しくはこちらをご覧ください。

請求書をWordで作る際の注意点はありますか?

請求書をWordで作る際には、Excelと比べて計算式が使いにくいこと、テンプレートを利用する場合は法改正やインボイス制度などへの対応が必要となることに注意しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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