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  • 更新日 : 2024年10月17日

概算見積書の書き方・無料テンプレート

当記事では、概算見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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概算見積書とは？

概算見積書とは、プロジェクトや取引の初期段階で、正式な見積書を発行する前におおむねの金額を提示するための書類です。具体的な内容が未確定な場合や、詳細な計算が困難な場合に用いられます。

概算見積書と通常の見積書の違い

概算見積書と通常の見積書にはいくつかの違いがあります。

詳細度
概算見積書は大まかな金額を提示するため、詳細な内訳や正確な金額は記載されていません。通常の見積書は具体的な品目、数量、単価などが詳細に記載され、正確な金額が示されています。

利用タイミング
概算見積書はプロジェクトや取引の初期段階で使用され、クライアントに予算の目安を示します。一方、通常の見積書は、詳細な打ち合わせや計算を経て、正式な契約の前に発行されます。

法的拘束力
通常の見積書は、提示された金額で契約が成立することを前提としていますが、概算見積書には法的拘束力がなく、後で変更される可能性があります。そのため、概算見積書はあくまで参考として使用されます

概算見積書は法的に問題ない？

概算見積書は正式な発注ではなく概算である以上、作成時にいくつかのポイントがあります。

有効期限の設定
概算見積書にも有効期限を設定することをおすすめします。概算見積書の内容がいつまで有効であるかを明確にし、後のトラブル防止に役立つからです。

条件の明示
見積もりの前提条件や想定されるリスクを明示することで、後の変更が必要な場合に備えることができます。例えば、「材料費の変動によって最終的な金額が変わる可能性がある」といった注釈を加えるとよいでしょう。

概算見積書の書き方

「概算見積書」と記載する

まず、見積書のタイトルに「概算見積書」と明確に記載することが重要です。これにより、顧客はこの見積書が最終的なものでなく、大まかな金額を示したものであることを理解できます。

明確なタイトル
見積書の冒頭に「概算見積書」と記載します。例えば、「〇〇プロジェクト 概算見積書」とするなど、見積書が何のためのものであるかを一目でわかるようにしましょう。

番号や日付の記載
通常の見積書と同様に、見積書番号や発行日を記載すれば管理しやすくします。これにより、後の追跡や問い合わせがスムーズになります。

「約●●円」という記載をしてもOK

概算見積書は、詳細な内訳を提示する必要がないため、総額を「約●●円」と記載しても問題ありません。

大まかな金額の提示
例えば、「総額：約50万円」といった形で記載します。これによって顧客がプロジェクトの規模を理解しやすくなります。

範囲の明示
金額の範囲を示すことで、クライアントは大体の規模感や相場が把握できます。また、正式に注文する際に費用に上振れがあってもトラブルになりにくいです。例えば、「総額：約40万〜60万円」と記載することが多いようです。

概算である旨の説明文を記載する

概算見積書が正式な見積もりではないことを明確にするために、概算である旨の説明文を記載しておきましょう。顧客がこの見積書を参考値として理解し、正式な見積もりが後で提供されることを共有できます。

説明文の記載
見積書の末尾や備考欄に「本見積書は概算であり、詳細な見積もりは後日提供いたします」などと記載します。​

変更の可能性を明示
例えば、「材料費や労務費の変動により、最終的な金額は変動する可能性があります」といった注釈を加えることで、顧客が後の変更を予期できるようになります。

概算見積書を作る際の注意点

金額の精度は−25％から+50％

概算見積書の金額は、おおよその目安として提示されるため、実際のコストと誤差が生じることがあります。一般的には、概算見積書の金額の精度は−25％から+50％の範囲内に収まるよう見積額を設定しましょう。

誤差範囲の説明
見積書に「この概算見積は−25％から+50％の範囲内で変動する可能性があります」といった注釈を記載し、クライアントに予測可能な誤差範囲を伝えます。

詳細な見積もりへの準備
最終的な見積もりを作成する際には、詳細なコスト分析を行い、誤差を最小限に抑えるよう努めます。

概算だからといって適当はNG

概算見積書であっても、適当な金額を記載してはいけません。クライアントの信頼を損なう原因となります。大まかな見積もりであっても、可能な限り過去データなども利用して正確な情報をもとに作成することが重要です。

実際のデータを使用
過去のプロジェクトデータや業界標準を参考にし、できるだけ正確、または正確に近い金額を提示します。

透明性の確保
見積もりの前提条件や使用したデータの根拠を明示し、クライアントが信頼できる情報を提供しましょう。

概算見積書にも活用できる「見積書の無料エクセルテンプレート」

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「マネーフォワード クラウド請求書」では、見積書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。

見積書 テンプレート一覧

見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

そもそも見積書とは？

見積もり書のイメージ

見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。

クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。

見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。

【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点

見積書の書き方

①宛名

宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。

一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。

書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。

まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。

②差出人の名前

相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。

また、宛名同様に所在地の記載も求められます。

差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。

見積もり書の書き方

③見積書の通し番号

事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。

通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。

④発行日

発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。

また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。

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⑤見積もりの合計金額

見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。

見積もり書の書き方

⑥見積もりの内容

見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。

品目名

品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。

単価

次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。

個数

それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。

合計

品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。

⑦各項目の小計、消費税、合計金額

各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。

⑧備考欄

備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：岡 和恵　（税理士 / CFP）

    大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

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