• 更新日 : 2023年7月21日

領収書に人数を記入するケースとは?経費精算時に必要?

領収書に人数を記入するケースとは?経費精算時に必要?

飲食費の領収書をもらう際には、手間がかかっても但し書きに人数を記載したほうがよいケースがあります。人数を記載することによって経費処理も変わります。

本記事では、領収書の但し書きに人数を記載するケースや、但し書きの例などを詳しく解説します。

領収書の但し書きに人数を記載するケース

領収書に但し書きを記載したほうがよいケースは、飲食店から接待飲食費の領収書をもらう場合です。通常、接待飲食費は交際費として経理処理しますが、交際費は全額経費にはなりません。中小企業の場合は、次のうち自社に有利な方を選択できます。

  1. 接待飲食費の50%まで
  2. 年間800万円まで

大企業の場合は2の適用がなく、接待飲食費の50%までしか経費にできません。このように交際費には上限がありますが、次の条件を満たせば飲食代でも会議費として処理できます。

  • 1人あたりの飲食費が5,000円以下
  • 最低でも1人は社外の人が参加

会議費は交際費と違って上限がないため、全額経費として計上できます。つまり、上記の上限を満たす飲食費の領収書の場合は、人数を記載してもらうほうがよいでしょう。会議費として計上することによって、経費を多くできるため節税につながります。

交際費については、下記記事で詳しく解説しています。

人数を含めた但し書きの例

飲食費の領収書をもらう場合、但し書きにはどのように記載すればよいでしょうか。但し書きに人数を記載するケースはあまり多くないため、見慣れていない人も多いでしょう。但し書きに人数を記載する場合は、下記のように記載します。

飲食代として(○○コース6名)

このように注文メニューや人数を記載しましょう。但し書きは「何に対して支払ったか」を明確にするために記載するものです。第三者がチェックした際に明確に内容が分かるようにしておかないと、領収書として認められない場合もあります。

但し書きの書き方については、下記記事でも紹介しているのでぜひ参考にしてください。

但し書きに人数を書いてもらう際の注意点

領収書の但し書きに人数を書いてもらう場合、後々のトラブルを防ぐためにも下記の点に注意しましょう。

  1. 支出内容が分かるように記載する
  2. 事実と異なる記載をしてはいけない
  3. 使用用途が複数ある場合は代表的なものを記載する
  4. 受領者が但し書きをしてはいけない

1つ目の注意点は具体的な品目など、使用用途が分かるように記載することです。よくある「お品代」では何に支払ったかが分からないので、避けたほうがよいでしょう。

2つ目の注意点は、事実と違うことを書かないことです。1人あたりの金額を会議費の上限である5,000円以下にするために食事の人数を水増しするなど、交際費ではないように偽造をすると、私文書偽造の罪になる場合もあるため注意しましょう。

3つの注意点は使用用途が複数ある場合は、代表的なものを記載する点です。使用用途が複数ある場合、但し書きの欄には書ききれない場合もあるでしょう。このような場合は領収書を分割する必要はなく、代表的な品目を記載していれば問題ありません。しかし記載した代表的なもの以外の用途も、後で分かるようにレシートなどを保管しておきましょう。

4つ目の注意点は、受領者が但し書きをしない点です。領収書の発行権限は代金の受領者にあるため、受領者が記載してしまうと信頼性のない領収書になってしまうどころか、私文書偽造の罪になる場合もあります。くれぐれも但し書きには、手書きで追記しないようにしましょう。

領収書に人数を記載することで節税になる

領収書の但し書きに人数を記載することで、節税になる場合があります。飲食代で1人あたり5,000円以下、かつ社外の人が1人以上いる場合は交際費ではなく会議費として経費処理できます。そのため領収書に人数を記載することで、会議費としてより多く経費計上ができます。本記事で紹介しているような点に注意しながら、正しく節税へとつなげげましょう。


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