• 更新日 : 2024年11月8日

プレスリリースの送付状の例文、無料テンプレート、書き方を解説

プレスリリースを郵送する際は、送付状を添えることで送付の目的や内容を簡潔に伝えられます。FAXやメールで送る場合は、多忙な担当者に配慮し、できるだけ簡潔に伝える工夫が必要です。この記事では、プレスリリースの送付状の例文や書き方、FAXやメールで送る際の注意点について詳しく解説します。

また、今すぐ使えるプレスリリースの送付状の無料テンプレートもご用意していますので、ぜひご活用ください。

プレスリリースの送付状のテンプレート

プレスリリースの送付状のテンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

無料でダウンロードする

プレスリリースの送付状の例文

プレスリリースを郵送する際の送付状の例文をいくつか紹介します。テンプレートをダウンロードしカスタマイズしてご利用ください。

新聞社へのプレスリリースの送付状の例文

雑誌社・出版社にプレスリリースを送る送付状の例文

メディア・マスコミにプレスリリースを送る送付状の例文

プレスリリースの送付状の無料テンプレート

マネーフォワード クラウドでは、送付状の無料テンプレートをご用意しております。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。

プレスリリースの送付状のテンプレート

プレスリリースの送付状のテンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

無料でダウンロードする

プレスリリースを送る送付状の書き方

送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。必要な情報を記載し、余計な表現は控えるよう心がけましょう。相手も読みやすく、内容もしっかり伝わります。

送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。

1. 送付年月日
2. 送付先（宛先）
3. 差出人情報
4. タイトル
5. 頭語と結語・挨拶文
6. 本文
7. 送付内容（記・以上）

①送付年月日

送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。

②送付先（宛先）

送付先の担当部署や担当者が分かる場合は、宛名に「御中」を使わず、「〇〇新聞社 〇〇部 〇〇様」のように、担当者名を記載します。担当者名が明記されていれば、リリースがスムーズに仕分けされ、確実に手元に届く可能性が高まります。

宛先が不明な場合には「報道関係者各位」と記載するのが無難です。また、担当者が分からない場合や幅広いメディアに届けたい場合には、プレスリリース配信サービスの利用もおすすめです。配信サービスは独自のメディアリストを持っており、メディア側も受け取りに慣れているため、リリースが確実に届きやすくなります。

③差出人情報

差出人の情報も忘れずに書いておきます。会社名、部署名、担当者名、連絡先などを書いておくと、相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。

④タイトル

送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「キャンペーン『〇〇』に関するご案内」や「新規事業〇〇開始の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。

⑤頭語と結語・挨拶文

送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。その際に、季節の挨拶や日頃の感謝を伝える文章を加えます。

例として以下のような挨拶が適切です。

例文：
「拝啓　貴局ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」
「拝啓　貴媒体ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」
「拝啓　暮秋の候 貴誌ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。」
「拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」

⑥本文

送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「弊社では新規サービス『〇〇』を開始することとなりましたので、お送りいたします。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。

⑦送付内容（記・以上）

本文の最後には、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「新製品名：〇〇」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。

プレスリリースを郵送する際のポイント

送付状を一番上に重ねる

書類を郵送する際には、送付状を一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。封筒は白色や淡いクリーム色など、落ち着いた色合いのものを使用するとよいでしょう。

封筒の表面には、住所や会社名・担当者名を正しく書きます。切手は過不足のないよう、封筒の左上に、まっすぐに丁寧に貼ります。

封筒の裏面には、自社の住所と名前を記入します。これにより、万が一配達に問題が生じた場合でも、確実に差出人に戻すことができます。

請求書の基礎知識

送付状の三つ折りのマナーは？折り方や封筒への入れ方について解説

FAXでプレスリリースを送るときは送付状は不要

プレスリリースをFAXで送る場合、送付状は必要ありません。多忙なメディアにとっては確認前に送付状を処分する手間が省け、スムーズに内容に目を通すことができます。

プレスリリースの一枚目の上部には「プレスリリース」と明記し、宛先として部署名や担当者名を必ず記載しましょう。宛先が不明確だと、適切な部署に届かない可能性があるため、誰宛てかを明確にすることが大切です。

また、FAX送信時には、できるだけA4用紙1枚に収めるように心がけます。情報が多すぎると枚数が増え、メディア側に負担がかかるため、内容を簡潔に整理し、1枚で全体を把握できるように工夫しましょう。

もし、複数枚送る場合は、散逸しないようにヘッダーにリリースタイトルを入れたり、「1/3」「2/3」「3/3」のようにページ数を記載しておくと、受信側が全ての書類を受け取ったか確認しやすくなります。

メールでプレスリリースを送る場合

メールやチャットで送る場合は、送付状は必要ありませんが、メール本文に送付状の内容を含めると良いでしょう。プレスリリース担当者は毎日大量のプレスリリースを確認しているため、送付状はなるべく簡潔に、簡単な挨拶と自社情報のみ記載します。

また、メールの件名に「【重要】〇〇〇の送付」と入れておくと、相手が迷惑メールと間違えないようにできます。添付漏れがないか、メールアドレスや相手の名前に間違えがないか確認して送付しましょう。

プレスリリースを送るメールの例文

件名：プレスリリースのご案内【株式会社△△ 新商品「〇〇」発表】

プレスリリースをメールで送るポイント

プレスリリースをメールで送る際には、「件名」「導入文」「プレスリリースの要約」「対応依頼」「連絡先・署名」の流れに沿ってメールを作成しましょう。

• メールの件名
  メールの件名には「プレスリリース」と明記し、内容が一目でわかるようにします。たとえば、「プレスリリース送付のご案内【株式会社〇〇 新商品発表】」のように、リリース内容も併せて記載することで、受信者が開封しやすくなります。
• 宛名と挨拶
  担当者名がわかる場合は、宛名に氏名と役職を入れ、丁寧な挨拶を心がけましょう。例として、「株式会社〇〇 広報部 〇〇様」のように、会社名や部署名も明記すると適切です。
• メールの導入文
  メールの冒頭では、自社や担当者の紹介と、プレスリリース送付の目的を簡潔に伝えます。「平素よりお世話になっております。株式会社△△ 広報担当の山田です。この度、新商品『〇〇』の発表に際し、プレスリリースをお送りいたします。」のように自己紹介と目的を短くまとめましょう。
• プレスリリース内容の要約
  本文にはプレスリリースの要約を含め、簡潔に概要を伝えます。例えば、「弊社では新たに開発した〇〇を通じて、△△市場への新しい価値を提供いたします」といった形で、新商品やサービスの特長や背景を一文で説明します。
• 対応依頼
  記事掲載や取材のお願いを具体的に伝えます。「お忙しい中恐縮ですが、内容をご確認いただき、記事掲載や取材のご検討をいただけますと幸いです。」といった一文を加えることで、受信者がどのような対応をすればよいかが明確になります。
• 連絡先の案内
  問い合わせ先や添付ファイルの説明も忘れずに記載しましょう。「ご質問や取材のお問い合わせは、下記連絡先までご連絡ください。また、詳細につきましては添付のプレスリリースをご参照ください。」と案内すると、対応がスムーズです。

プレスリリースのデジタル版を提供する場合

デジタル版のプレスリリースを提供する場合、クラウドサービスや自社ウェブサイトにアップロードし、閲覧用リンクを送ると便利です。この方法は、多くの人に手軽にシェアできる点でもメリットがあります。
紙の送付状は不要ですが、メールで送付する際はメール本文に送付状の内容を含めると良いでしょう。

• 【監修】マネーフォワード クラウド請求書

  請求書に関するお役立ち情報をマネーフォワード クラウド請求書が提供します。マネーフォワードクラウドは会計から人事労務までクラウドでDXを推進、バックオフィスの業務効率化を応援します。

関連記事

# 送付状
役所や官公庁宛てに送付状を書く方法は？ケース別の敬称も紹介
一般的に、ビジネス書類を郵送するときには、送付状を同封します。これは役所や官公庁へ送る場合も同様です。役所や官公庁への送付状は簡潔なものでよく、時候の挨拶などは省いても問題ありません。文面で敬称を使う場合は、相手に合わせた正しい敬称を使いま…
詳しくみる
# 送付状
ご査収の程よろしくお願い申し上げますの意味・例文や送付状の無料テンプレート
「ご査収の程よろしくお願い申し上げます」は、ビジネス文書で使用される丁寧な表現で、主にメールや書類の送付時に使用され、書類や資料の確認をお願いする際に用います。特にビジネスシーンでは、取引先に対して使用することが多い表現です。 この記事では…
詳しくみる
# 送付状
送付状に使える7月の時候の挨拶まとめ　上旬・中旬・下旬それぞれ紹介
ビジネス文書に添付する送付状には、その季節に合った言葉を使った時候の挨拶を入れるのがマナーです。7月に送る送付状にも、気候や風物詩を踏まえた時候の挨拶を書きましょう。 本記事では7月に送る送付状に記載する時候の挨拶について、テンプレートや書…
詳しくみる
# 送付状
労働基準監督署への送付状テンプレート、例文や書き方を解説
労働基準監督署に書類を郵送する場合、安全性を考慮し、確実な方法で送付することが重要です。この記事では、労働基準監督署へ書類を郵送する際の注意点や送付状の例文、書き方を解説します。 また、効率的に送付状を作成できる無料テンプレートもご用意して…
詳しくみる
# 送付状
DMの送付状の例文、テンプレート、販売戦略に繋がる書き方を解説
お客様へのパンフレットや商品カタログやクーポン、キャンペーン案内、サービス紹介などのDMに送付状を添えることで、企業の丁寧な姿勢が伝わり、ブランドイメージの向上にもつながります。 この記事では、DMを郵送する際の送付状の書き方や、新規顧客開…
詳しくみる
# 送付状
請求書に添える送付状の文例・書き方をテンプレートつきで解説
請求書を郵送する際は、送付状（送り状、添え状）と呼ばれる手紙を添付する商習慣があります。 添付する送付状には挨拶の言葉や日頃の御礼、請求書を送るといった内容を記載します。郵送が遅れた場合はお詫びの言葉が必要です。手書きのメッセージを添える場…
詳しくみる