- 更新日 : 2024年10月17日
交通費の領収書領収書の書き方・無料テンプレート
当記事では、交通費の領収書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。
また、領収書の無料テンプレート、領収書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。
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目次
交通費の領収書が必要なケースは?
よく「交通費は領収書が不要」と言われることがあります。確かに電車やバスなどの公共交通機関では、領収書をその場で発行しないのが一般的です。しかし、交通費の領収書発行が必要になるケースもあります。
3万円以上の電車・バスなどの交通費
3万円以上の電車・バスなどの交通費を受け取ったときには、領収書の発行を求められることがあります。利用者が経費などに計上する場合、3万円以上の電車・バスなどの交通費は原則として領収書の保存が必要だからです。
これは消費税法施行令において「適格請求書の交付義務が免除される3万円未満の公共交通機関による旅客の運送は、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で、課税仕入れ等に係る消費税額を控除することができる(公共交通機関特例)」とされていることと関係しています。
参考:No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存|国税庁
タクシー代・航空券代等
タクシー代・航空券代を受け取ったときも、領収書の発行を求められることがあります。タクシー代・航空券代などについては、公共交通機関特例の対象外です。そのため利用者が経費などに計上する場合、金額に関わらず領収書を保存する必要があります。
交通費の領収書の書き方・ポイント
ここからは領収書の書き方・ポイントを解説します。交通費は会社で働くほとんどの方に関わってくるため、注意点を押さえておきましょう。
交通費の領収書の書き方
領収書の基本的な記載事項は、①日付、②宛名(支払人名)、③金額、④内容、⑤発行者名(受取人名)の5つです。これは交通費以外の領収書と同じです。
①日付:通常はお金を受け取った日を記載します。
②宛名(支払人名):お金を支払った会社・個人の名称を正確に記載します。空白・上様とするのはあまりよくありません。
③金額:受け取った金額を記載します。手書きの領収書の場合、金額の前に「¥」、後ろに「ー」を記載しておきましょう。
④内容:「運賃として」などと記載すればよいでしょう。
⑤発行者名(受取人名):自社・自身の名称を正確に記載します。
領収書をインボイスとする場合
適格請求書発行事業者の場合、領収書をインボイスとすることができます。ただし、不特定多数にサービスを提供することから、通常のインボイスよりも簡易な記載が認められています。したがって、適格請求書に代えて適格簡易請求書を発行することが可能です。いわゆる簡易インボイスと呼ばれるものです。
簡易インボイスには、「宛名(支払人名)」の記載は不要ですが、「登録番号」「消費税額または消費税率」を記載する必要があります。なお、「消費税額または消費税率」については、「消費税額〇〇円」と記載するか「消費税率10%」とのみ記載すればよいとされています。
支払った側が領収書をインボイスにする際の細かな注意点としては、新幹線や飛行機のチケットなどを前もって予約して後日利用した場合には、領収書に加えて実際の利用日が分かる証憑(利用票や各種明細など)も残しておく必要があります。
電子で発行されたものは領収書の代わりになる?
最近はインターネットで領収書などを発行することも多くなってきました。例えば、新幹線や飛行機などのチケットを販売したときなどは、紙の領収書に代えてWebサイトで領収書を発行することがあります。
このような場合でも「領収書の書き方」「領収書をインボイスとする場合」の記載事項が記載されていれば、支払った側は領収書・インボイスとすることができます。
交通費にも活用できる「領収書の無料エクセルテンプレート」
「マネーフォワード クラウド請求書」では、領収書テンプレート(ひな形)をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。
オーソドックスな領収書テンプレート | インボイス(適格請求書)を兼ねた領収書テンプレート | シンプルな領収書テンプレート | オーソドックスな領収書テンプレート(横) |
このほかにも、たくさんの領収書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った領収書をぜひお気軽にご利用ください。
ここまで見てきたとおり、領収書は市販のものを使わなければならないわけではありません。正しい形式と記載内容であれば、エクセルで作成されたものであっても、領収書として認められます。
※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます
なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く領収書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。
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そもそも領収書とは?
領収書とは、金銭等の支払いを受けたことを証明する書類のことです。領収書には支払いを受けた者及び支払った者の氏名や取引日付、金額、取引内容などが記載されます。
領収書は、会計上及び税務上の根拠書類としても重要な役割を果たし、領収書やレシートがないと会計上認められず税金が増えてしまうこともあるため、一定期間の保存が求められるものもあります。
領収書はその性質上複数の法律に関与しているため、様々な観点から解釈をすることが可能であり、それによって予期せぬトラブルが発生しやすいという面もあります。
領収書を発行する意味
領収書は商品やサービスに対して、お金を支払う側が確実に代金を支払ったということの証明に、またお金を受け取った側が確実に代金を受け取ったことを証明するために発行されます。
レシートとの違い
領収書は主として「支払いの証明」として利用され、レシートは主として「購入の証明」として利用されている傾向があり、多くの場合、レシートには支払いについての情報まで記載されています。
したがって、レシートであったとしても領収書と同じ役割を果たすものであれば、領収書として認められるのが通例です。具体的には領収日付、売上代金に係る金額、発行元、受領した事実が認められる表記があるものは、すべて領収書に該当します。
【基礎編】領収書の書き方と見本・注意点
領収書を作成する上で最も重要なことは、以下の2点です。
- 金銭授受の事実を証明するための事項を記載すること
- 改ざんされないための措置をとること
詳しくは、以下の記事も参考にしてください。
※以下は上記の抜粋版となります。
タイトル
中央寄せにして領収書であることがよくわかるようにしましょう。
日付
領収書に記載する日付は実際の領収日です。先に商品を引き渡して後日代金が支払われた場合は、実際に支払いがあった日付になります。日付の書き方は西暦、和暦どちらでも構いません。
宛名
相手先の、正式名称を記入しましょう。
金額
領収書には金銭を受け取った法人名や金銭授受日、売上金額などを記載します。金額の改ざんを防止するために金額の先頭には「¥」や「金」を、末尾には「※」や「−」を付けます。さらに金額の0表示3つごとに「,」を付けて記載します。
但し書き
但し書きには、具体的に何の代金を領収したのかを記入します。
金額の内訳
領収書以外に請求書等があり、一定の記載がある場合には不要ですが、領収書のみが取引の証拠である場合に内訳には、税率の異なるごとに合計した金額や消費税額を記載します。
発行者
領収書の発行者の住所・名称を記入します。
収入印紙
印紙税法により、領収書は「金銭または有価証券の受取書」にあたり、5万円以上の場合は収入印紙が必要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
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