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  • 更新日 : 2024年8月27日

実費精算の見積書の書き方・無料テンプレート

当記事では、実費の見積書の書き方やポイントについて、分かりやすく解説しています。

また、見積書の無料テンプレート、見積書の書き方の基本事項なども併せて紹介していますので、ぜひ併せてご参考ください。

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実費精算の見積書が必要なケースは？

実費の見積書は、業務遂行にかかるガソリン代や宿泊費など実費精算が必要なものを請求したい場合に作成します。

実費精算するものは見積時点で価格がわからないので、見積書に「実費精算」である旨を記載する必要があります。

業務を遂行するにあたって必要な経費を顧客に請求する場合

請求するために実費の見積書が必要です。例えばコンサルタントが現地調査を行う際の交通費、プロジェクトに使用するために特定の材料や機器を購入する際の費用などが該当します。

実費を記載することで顧客は発生する経費を事前に把握でき、予算計画が立てやすくなります。

実費精算の見積書の書き方・ポイント

実費の記載方法

見積書に実費を記載する際には、具体的な項目ごとに分けて記載することが求められます。たとえば、以下のような形式で記載します。

  1. 交通費：出張や現地調査の際に発生する交通費を記載します
  2. 材料費：プロジェクトに必要な材料の費用を記載します
  3. 通信費：電話代やインターネット接続費用を記載します

具体的な記載方法の例を表にまとめました。

項目数量単価（円）金額（円）
交通費1回5,0005,000
材料費10個1,50015,000
通信費1月3,0003,000
合計23,000

他にも備考欄に実費精算である旨を記載することも大事です。「業務に必要な交通費、材料費、通信費などの諸経費は実費請求させていただきます」などわかりやすく記載しましょう。

できるだけ内訳を詳細に記載する

実費の見積書ではできるだけ詳細な内訳を記載しましょう。それによって顧客は何に対して費用が発生しているのかを明確に把握できます。

  1. 詳細な項目名：例えば「交通費」だけでなく、「新幹線往復（東京〜大阪）」のように具体的な内容を記載します。
  2. 数量と単価の明示：数量や単価を明示することで、どのように金額が算出されているのかを理解しやすくします。

金額がわからない場合は別途請求する旨を記載する

見積書作成時に金額が不確定な項目がある場合、その旨を明記し後日別途請求することを示します。これにより想定外のコストが発生した場合でも、顧客とのトラブルを避けることができます。

  1. 注釈の追加：例えば、「材料費は変動する可能性があり、確定次第別途請求いたします」と記載します
  2. 事前確認：実費見積書を発行する前に、顧客と不確定項目について事前に確認し、了承を得ておくことも重要です

実費精算の見積書にも活用できる「見積書の無料エクセルテンプレート」

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「マネーフォワード クラウド請求書」では、見積書テンプレート（ひな形）をエクセル形式にて無料で提供しています。以下のリンクからダウンロードが可能です。

このほかにも、たくさんの見積書テンプレートを用意していますので、自社や自分の店舗などに合った見積書をぜひお気軽にご利用ください。

見積書 テンプレート一覧

見積書の作成枚数が多い場合は、見積書作成ソフトを使用するといいでしょう。一度作成した見積書の内容が次回の見積書にも反映されるほか、見積書の内容をもとに請求書を発行することもできるためです。

マネーフォワード クラウド請求書

※画像は執筆時点のイメージであり、最新の画面と異なる場合がございます

なお、「マネーフォワード クラウド請求書」は直感的な操作で、従来の表計算ソフトに比べて格段に素早く見積書や、見積書 ・納品書・ 請求書も簡単に作成できます。

そもそも見積書とは？

見積もり書のイメージ

見積書とはクライアントへ費用の目安を伝える目的として、取引の初期段階で発行する書類です。依頼の検討に必要な情報が共有できるほか、条件のすれ違いによるトラブルを避けることもできます。

クライアントは見積書の内容を確認して、仕事の発注を検討します。その際に見積書があれば、費用や納期などの契約に必要な基礎的な情報が確認できるため、取引をスムーズに進めることが可能です。

見積書に記載されている金額はあくまで費用の目安であるため、妥当な理由があれば契約時に金額の変更が生じたとしても問題ありません。

【基礎編】見積書の書き方と見本・注意点

見積書の書き方

①宛名

宛名には、先方の所在地、会社名を記載します。また、場合によっては担当者名なども必要とされます。

一般的に、会社対会社という形での取引の場合の書き方は、会社名のみを記載することが多いようです。ただ、どこまで記載するのかに関しては、ケースバイケースで担当者間で決定することになります。

書き方として、一般的なのは以下のような形のものです。

まず、会社名を記載。必要な場合には、その下に担当者の部署や担当者名を記載。その後、さらに担当者名の下の部分に、会社の所在地を記載することになります。

②差出人の名前

相手先名などを記載すると同時に、誰からの見積りなのか記載するため、差出人の名前も必要です。差出人、会社名のみを記載する場合や、加えて担当者名も記載する場合など、状況により書き方が異なります。そのため、できるだけ宛名と記載内容を揃えるほうがよいでしょう。

また、宛名同様に所在地の記載も求められます。

差出人の部分の書き方で忘れてはいけないのが、差出人の電話番号を記載するということ。見積書の記載内容に関する疑問などがあった際に直ぐに連絡を取ったりできるようになるので、必ず記載を行なうようにしましょう！ここは宛名を記載するときと大きく異なる点なので、注意が必要です。

見積もり書の書き方

③見積書の通し番号

事業を営んでいると、見積書を発行する機会というのは多くあると思います。その中で、「アレ、あの見積書どこに行ったっけ？」のように、見積書を探すのに苦労したという経験がある方もいると思います。

通し番号を記載しておくことで、管理や整理がしやすくなり、そのような探す手間が発生しなくなります。見積書作成ソフトなどを使うと、自動で通し番号を発行してくれるので便利です。

④発行日

発行日も絶対に必要になる項目の一つといえるでしょう。発行日を記載することで、先方とのコミュニケーションコストが下がり、管理するための手間が減ることにつながります。

また発行日を記載することは、この見積もりに関する有効期限を意味する見積有効期限を設定するためにも必要になります。

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⑤見積もりの合計金額

見積もりの合計金額も当然記載することになります。この合計金額は、各項目の金額を合計したものとズレないように注意が必要です。

見積もり書の書き方

⑥見積もりの内容

見積もり内容には、品目名、単価、個数、合計などを記載します。

品目名

品目名の欄には、納品物や提供するサービスなどを項目ごとに記載します。このときには取引相手にも分かるような書き方で記載することが必要となります。

単価

次に記載するのが単価。原則、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載します。ただし、単価の記載ができないモノやサービスについては、空欄で問題ありません。

個数

それぞれの品目に対して、提供する数量を記載します。サービスなどで、具体的な数量を記載するのが難しい場合には、「1式」のような書き方で記載しても問題ありません。

合計

品目ごとの合計金額を記載します。ここでの金額は単価×個数で算出される金額となります。

⑦各項目の小計、消費税、合計金額

各項目の小計欄には、それぞれの項目の合計金額を合算した金額を記載します。また、合計金額の欄には、小計金額に消費税の金額を追加した金額を記載します。

⑧備考欄

備考欄の書き方にルールはありませんが、全体に関わるかつ補足説明が必要な内容や条件などを記載します。また、特に記載が必要な項目がないという場合には、短い挨拶文やメッセージを記載するというケースもあるようです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：福留 聡 (公認会計士)

    福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。

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