- 更新日 : 2023年6月23日
大学宛の送付状の書き方をテンプレートつきで解説
入学願書など大学宛に書類を郵送する際には、送付状を添えることが一般的です。また学校だけでなく、就職活動で送る履歴書などにも送付状を使います。しかし慣れていないと、送付状の書き方に不安を感じる方も多いでしょう。
本記事では大学宛の送付状について、テンプレート付きで解説していきます。
目次
大学宛の書類に送付状は必要？
大学に入学願書等の書類を郵送する場合は、送付状を同封することがマナーとされています。書類を手渡しする場合は送付状は必要ありませんが、郵送で送る場合は送付状を添えるようにしましょう。
送付状とはどのような書類？
送付状とは書類を郵送する際に添える書類で、季節の挨拶や送付物を記載する書類です。大学の入学書類や就職の応募書類などを送る際に、送付状を添えることが一般的です。必須な書類ではありませんが、送付状を添えることで相手に丁寧な印象を与えられるでしょう。
送付状を同封する目的
送付状を同封する目的は、挨拶と送付した内容物の確認です。本来手渡しするべき書類を郵送で送っているため、挨拶を伝えることで相手に丁寧な印象を与えられます。そのため送付状の冒頭は季節の挨拶など、丁寧な印象を与える文章にしましょう。
もうひとつの目的は、内容物の確認です。手渡しと違って郵送の場合は書類の同封漏れの可能性があるなど、書類の授受が明確になりにくい特徴があります。送付状に内容物を記載することで、送った側と受け取った側が内容物を確認できることも目的のひとつといえるでしょう。
添え状との違い
送付状とよく似た書類に添え状がありますが、呼び方が違うだけで同じ書類です。他にもビジネスシーンでよく使われるカバーレターという名称もありますが、記載する内容や同封する目的はどれも同じです。
大学宛の書類に使える送付状のテンプレート
送付状の目的や必要性が分かっても、実際にどのような書式で作成すればよいか分からない方も多いでしょう。季節の挨拶と内容物を記載するだけの書類といえども、大学宛に送るのであれば、失礼のない書式で送る必要があります。
送付状の書式に不安のある方は、下記のリンク先のテンプレートを参考にするとよいでしょう。基本的にビジネス用のテンプレートですが、大学宛でも内容は大きく変わりません。
大学宛の送付状の書き方
大学宛の送付状の書き方は、ビジネス用とあまり変わりません。しかし宛名が「先生」になる場合もあるなど、大学宛特有の書き方もあります。大学宛の送付状の書き方について、詳しく見ていきましょう。
日付
送付状には、必ず日付を記載します。いつ郵送したか分かりやすくするためであり、送付状の右上に書きます。日付は和暦・西暦どちらでも構わないですが、同じ送付状で混在しないようにどちらかに統一しましょう。
宛名
送付状の左上には、宛名を書きます。送り先が個人であれば一般的には「様」と書きますが、大学の場合はそうではありません。教授宛に送る際には、「〇〇大学 〇〇研究室 〇〇教授」が正しい書き方です。この際、教授のあとに「様」をつけないようにしましょう。教授は役職名であり、様をつけてしまうと二重敬語になり文法的にも間違っています。
大学には教授だけでなく、名誉教授や準教授、助手と呼ばれる役職の方もいます。このような場合でも宛名は教授と同じように、「〇〇名誉教授」「〇〇準教授」と書いておけば間違いありません。また、個人ではなく大学宛に送る場合は「御中」と書きます。この際大学名だけではなく、「〇〇課」などの部署名まで記載するようにしましょう。
差出人
送り主が分かるように、送付状には差出人を記載します。差出人を記載する場所は相手への敬意を込めて、宛名よりも下に記載します。また宛名は左詰めで書く場合が多いため、見栄えをよくするために差出人は右詰で記載するのが一般的といえるでしょう。
タイトル
宛名・差出人に続いて記載するのが、タイトルです。タイトルに特に決められた文言はありませんが、汎用として使いやすいのは「書類の送付について」でしょう。ほかにも「応募書類の送付について」のように具体的な書類名を記載してもよいです。
頭語と結語、挨拶文
タイトルの下には本文を記載しますが、その前に頭語と挨拶分を記載し、本文の最後には結語を記します。頭語と結語は「拝啓 敬具」が一般的で、挨拶文は時候の挨拶や、体調面など安否を気遣うフレーズを記載するとよいでしょう。
本文
本文には、どのような書類を送付したかを記載します。返信が必要な場合や、送付した書類について伝えたいことがある場合は本文で補記しておくとよいです。本文の最後は今後も良い関係が築けることを期待しているような文章で終わります。
同封書類名と部数
本文の次は、同封書類と部数を記載します。送付状を添える目的のひとつは、書類の授受を明確にすることです。記載に間違いないよう、しっかりと確認するようにしましょう。書類と部数を記載する際は、「記」で改行して箇条書きで記載する「記書き」とするのが一般的です。
大学宛に送付状を郵送する際の注意点
大学宛に送付状を郵送する際の注意点としては、パソコンを使って作成することと、送付状を一番上にすることです。送付状は手書きでも問題ありませんが、手書きの誤字や脱字を訂正したものを送付するのはマナー違反です。郵送の都度送付状を作成する手間を考えれば、パソコンで作成する方が効率がよいでしょう。
また書類を郵送する際には、送付状を一番上にします。続いて送付書類を記載した順番通りに書類を並べます。送付状に記載された順番で書類を並べることで、受け取った相手が書類の確認をしやすくなるでしょう。
大学宛の郵送には送付状が必要
入学書類など大学宛に書類を郵送する際には、送付状が必要です。送付状を添えることで丁寧な印象を与えられるのと、書類の授受を明確にできます。送付状の書き方やフォーマットはビジネス用とほぼ同じですが、相手が教授の場合には敬称には注意しましょう。書式に困った場合には、本記事で紹介しているテンプレートをご活用ください。
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